Ведение и хранение трудовых книжек, одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. При смене ответственного лица за ведение трудовых книжек (например, при увольнении кадровика, переводе на другую должность или реорганизации отдела) обязательным условием является оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Этот документ обеспечивает юридическую чистоту процесса, предотвращает потери документов и защищает как работодателя, так и сотрудников от возможных споров в будущем.

Зачем нужен акт приема-передачи трудовых книжек?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж работы сотрудника, на основании которого рассчитывается пенсия, определяются права на отпуск, больничные и другие льготы. Утрата или повреждение трудовой книжки может привести к серьезным последствиям для работника и юридической ответственности для работодателя.

Акт приема-передачи трудовых книжек выполняет следующие функции:

• Фиксирует факт передачи ответственности за хранение и ведение трудовых книжек;
• Подтверждает полноту и целостность передаваемого комплекта документов;
• Снижает риски потери, порчи или незаконного изъятия трудовых книжек;
• Обеспечивает прозрачность кадровых процедур и соответствие требованиям трудового законодательства;
• Служит доказательством в случае проверки Росудом, трудовой инспекцией или судом.

Когда требуется оформление акта?

Оформление акта приема-передачи обязательно в следующих случаях:

1. Увольнение сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек;
2. Перевод сотрудника на другую должность, где он больше не несет ответственность за трудовые книжки;
3. Назначение нового ответственного лица (например, при реорганизации кадровой службы);
4. Смена руководителя организации, если он лично отвечал за хранение документов;
5. Передача трудовых книжек при ликвидации организации или прекращении деятельности ИП;
6. Передача архивных трудовых книжек в государственный архив.

Правовая основа

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки сотрудников. При этом законодательство не устанавливает строгой формы акта приема-передачи. Это означает, что документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Рекомендации по оформлению акта также содержатся в методических рекомендациях Роструда и в типовых формах, утвержденных для архивного учета. Несмотря на отсутствие обязательного бланка, использование унифицированного шаблона значительно снижает риски ошибок.

Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек?

Акт составляется в двух экземплярах, один передается новому ответственному лицу, второй хранится в делах организации. Ниже приведен подробный алгоритм заполнения.

Обязательные реквизиты акта

• Наименование документа: «Акт приема-передачи трудовых книжек»;
• Дата и место составления (город, организация);
• Номер акта (по внутренней нумерации организации);
• Сведения о передающей стороне: ФИО, должность, подпись;
• Сведения о принимающей стороне: ФИО, должность, подпись;
• Основание для передачи: приказ руководителя (указать номер и дату);
• Перечень передаваемых трудовых книжек: номера, ФИО сотрудников, количество книжек;
• Состояние книжек: целостность, наличие записей, отсутствие повреждений;
• Сведения о других документах: при наличии — личные дела, журналы учета, карточки учета;
• Подписи сторон с расшифровкой (ФИО и должность);
• Печать организации (если есть);
• Дата передачи.

Пример заполнения акта (образец)

Вот как может выглядеть текст акта:

АКТ
приема-передачи трудовых книжек
№ 07/2026

г. Москва
22 мая 2026 года

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых передается принимающей стороне, второй — хранится в делах организации.

Передает:
Иванова Мария Сергеевна, ведущий специалист по кадрам,
на основании приказа руководителя № 145-к от .

Принимает:
Петров Алексей Владимирович, ведущий специалист по кадрам,
на основании приказа руководителя № 145-к от .

Основание передачи: увольнение передающей стороны.

Передано трудовых книжек:

Всего передано трудовых книжек: 28 шт.

Дополнительно передано: журнал учета трудовых книжек № 1 за 2025–2026 гг., карточки учета по форме Т-2.

Состояние документов: все трудовые книжки находятся в исправном состоянии, без повреждений, потерь страниц, несанкционированных записей.

Претензий со стороны принимающей стороны нет.

Подписи сторон:

Печать организации (если есть): _______________

Что делать с электронными трудовыми книжками?

С 1 января 2020 года в России введен новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК). Она храниться в информационной системе Социального фонда России (СФР) и содержит те же сведения, что и бумажная книжка: места работы, должности, увольнения, награды и т.д.

Важно понимать:

• Электронная трудовая книжка не заменяет бумажную — обе могут сосуществовать. Работник сам выбирает формат (ст. 66.1 ТК РФ).
• Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную книжку.
• При смене ответственного лица не требуется акт передачи ЭТК, так как данные хранятся в единой базе СФР.
• Однако все сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) должны передаваться в СФР в установленные сроки — и это тоже требует контроля и ответственности.
• Ответственный сотрудник должен обеспечить корректную передачу данных в СФР, а при смене лица — передать доступ к системе (логин, пароль, права) и инструкции по работе с ЭТК.

В этом случае рекомендуется составлять акт приема-передачи доступа к системе СФР и журнал учета передачи данных — как дополнение к основному акту.

Частые ошибки при оформлении акта

Даже незначительные ошибки могут привести к признанию акта недействительным. Вот основные из них:

• Отсутствие подписей или расшифровок;
• Неуказание основания (приказа) для передачи;
• Неполный перечень передаваемых книжек (например, пропущены книжки с нулевыми записями);
• Отсутствие описания состояния документов («все в порядке» — недостаточно);
• Использование неофициальных форм (например, просто список в Excel без подписей);
• Неоформленная передача журналов учета и карточек;
• Отсутствие копии акта в архиве организации.

Хранение акта и документации

Акт приема-передачи трудовых книжек относится к документам, имеющим срок хранения 75 лет (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному приказом Минкультуры РФ № 558 от ).

Рекомендуется:

• Хранить акт вместе с приказом о назначении ответственного лица;
• Сохранять копии всех трудовых книжек, переданных по акту (если это возможно и не противоречит закону);
• Вести журнал учета передачи трудовых книжек — он должен быть пронумерован, прошит и скреплен печатью;
• При увольнении ответственного лица — проводить инвентаризацию трудовых книжек с участием представителя руководства и комиссии.

Передача трудовых книжек по акту — это не формальность, а неотъемлемая часть кадровой дисциплины. В условиях растущего внимания со стороны контролирующих органов, а также увеличения числа судебных споров по вопросам стажа и пенсий, грамотное оформление этого документа — это защита вашей организации от штрафов, претензий и репутационных рисков.

Даже если вы — небольшая компания или ИП, не имеете кадровой службы — ответственность за трудовые книжки лежит на вас. Составьте простой акт, подпишите его с новым ответственным лицом и сохраните в архиве. Это займет 15 минут, но сэкономит вам месяцы нервов и тысячи рублей в будущем.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага. Это история жизни человека. И ваша задача, сохранить её целой и невредимой.

Скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек

Вы можете бесплатно скачать готовый шаблон акта в формате Word по ссылке: https://clubtk;ru/forms/trudovyye-knizhki/akty-po-tk

Рекомендуем использовать его как основу, адаптируя под особенности вашей организации. Не забудьте внести в него номера трудовых книжек, ФИО сотрудников и подписи сторон, и ваш документ будет полностью соответствовать требованиям закона.