В кадровом делопроизводстве учет и хранение трудовых книжек являются одним из самых ответственных процессов. Любая передача этих документов — будь то смена ответственного лица, реорганизация компании или выдача книжки сотруднику — требует строгого документального оформления. Основным документом, фиксирующим этот процесс, является акт приема-передачи трудовых книжек.

В данной статье мы подробно разберем, зачем нужен этот документ, как правильно его составить в 2026 году, какие ошибки чаще всего допускают кадровики, и предоставим актуальный образец заполнения.

Что такое акт приема-передачи трудовых книжек и когда он необходим?

Акт приема-передачи — это документ, который подтверждает факт перехода ответственности за хранение трудовых книжек от одного лица к другому. Он фиксирует количество переданных документов, их состояние и отсутствие претензий у сторон на момент передачи.

Основные ситуации, требующие составления акта:

• Смена материально ответственного лица. Например, увольнение начальника отдела кадров и прием нового сотрудника (как в случае с передачей от Ватова Н.Д. Колеватову Д.Д.).
• Передача документов между подразделениями. Если функции ведения кадрового учета переходят от бухгалтера к специалисту по кадрам или наоборот.
• Реорганизация или ликвидация предприятия. При передаче архива в другую организацию или в государственный архив.
• Выдача трудовой книжки работнику. Хотя чаще используется запись в журнале учета, акт может служить дополнительным подтверждением получения документа сотрудником на руки, особенно при увольнении.
• Инвентаризация кадровых документов. Для сверки фактического наличия книжек с данными учета.

Правила оформления акта в 2026 году

Законодательство РФ не утверждает единую унифицированную форму акта приема-передачи трудовых книжек. Это означает, что организация вправе разработать собственный бланк или использовать общепринятые образцы, сложившиеся в деловой практике. Однако, чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать ряд обязательных реквизитов.

Обязательные элементы документа:

1. Заголовок. Четкое наименование: «Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним».
2. Дата и место составления. Указывается город и конкретная дата проведения процедуры.
3. Основание. Ссылка на приказ руководителя, должностную инструкцию или трудовой договор, регламентирующие передачу обязанностей.
4. Стороны процесса. ФИО и должности лица, передающего документы, и лица, принимающего их.
5. Состав комиссии (рекомендуется). При передаче большого объема документов желательно присутствие третьего лица (например, представителя администрации или профсоюза), которое выступает свидетелем.
6. Табличная часть. Основной блок, где перечисляются все передаваемые трудовые книжки.
7. Подписи. Личные подписи всех участников процесса с расшифровкой.

Структура основной части: таблица

Так как акт часто составляется при передаче десятков или сотен документов, для оптимизации пространства и удобства чтения основная часть выполняется в виде таблицы. Это позволяет систематизировать данные и избежать путаницы.

Колонки таблицы должны включать:

• № п/п — порядковый номер записи.
• ФИО владельца — фамилия, имя и отчество сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка.
• Серия и номер — уникальные реквизиты бланка трудовой книжки.
• Год выдачи — год, когда бланк был получен организацией или сотрудником.
• Примечание — здесь можно указать наличие вкладыша, его серию и номер, или отметить особенности состояния документа.

Пошаговая инструкция по заполнению

Рассмотрим процесс составления акта на примере передачи дел при смене начальника отдела кадров.

Шаг 1. Шапка документа

В верхней части пишем название организации, затем по центру, название документа. Ниже указываем город и дату. Обязательно указываем основание, например: «В связи с увольнением начальника отдела кадров Ватова Н.Д. и вступлением в должность нового начальника Колеватова Д.Д.»

Шаг 2. Преамбула

Формулируем текст: «Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что бухгалтером (или старым ответственным) передаются, а новым ответственным лицом принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши к ним:»

Шаг 3. Заполнение таблицы

Вносим данные из журнала учета движения трудовых книжек. Важно перепроверить серии и номера, так как ошибка в одной цифре может привести к проблемам при будущем учете или пенсионном обеспечении сотрудника.

Шаг 4. Подведение итогов

После таблицы обязательно пишется фраза: «Всего передано ____ (прописью) трудовых книжек и ____ вкладышей.»

Шаг 5. Подписание

Документ подписывают:

• Лицо, сдающее документы (с указанием должности).
• Лицо, принимающее документы (с указанием должности).
• Члены комиссии (если они присутствовали).

Типичные ошибки при составлении

Во избежание проблем с трудовой инспекцией или при судебных разбирательствах, следует избегать следующих ошибок:

• Отсутствие дат. Без даты акт не имеет юридической силы.
• Нечеткое указание должностей передающей и принимающей стороны.
• Использование карандаша или стираемых чернил. Все записи должны вестись шариковой ручкой с синей или черной пастой.
• Наличие исправлений без заверения. Любая ошибка должна быть зачеркнута одной чертой, написано правильное значение и поставлена надпись «Исправленному верить» с подписью и датой.
• Несоответствие данных журналу учета. Количество книжек в акте должно строго соответствовать записям в журнале движения трудовых книжек.

Хранение акта

Акт приема-передачи трудовых книжек является документом строгой отчетности. После подписания он подшивается в дело номенклатуры кадрового делопроизводства. Срок хранения таких актов, как правило, соответствует сроку хранения журналов учета трудовых книжек — не менее 50 лет (согласно перечню типовых архивных документов), так как они подтверждают факт работы сотрудников и сохранность их документов.

Грамотно составленный акт приема-передачи — это гарантия прозрачности кадровых процессов и защита интересов как работодателя, так и работников. Использование приведенных выше рекомендаций и образцов поможет вам избежать ошибок и вести документацию в соответствии с актуальными требованиями 2026 года.