Акт приемки‑передачи трудовой книжки (далее – акт) – это внутренний документ организации, которым фиксируется факт передачи трудовой книжки и вкладышей к ней от одного ответственного лица другому. Составление такого акта обязательно в случаях, когда меняется лицо, ответственное за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (например, при смене кадрового специалиста, бухгалтера, руководителя подразделения).

Когда требуется акт приемки‑передачи трудовой книжки

• Смена ответственного за кадровое делопроизводство (кадровик, специалист по кадрам, бухгалтер).
• Передача трудовых книжек при реорганизации организации (слияние, разделение, выделение).
• Внутренний перевод сотрудника в другое подразделение, где ведение трудовой книжки осуществляется другим лицом.
• При увольнении работника, если трудовая книжка выдаётся на руки и необходимо зафиксировать факт её получения.
• При восстановлении утерянной или повреждённой трудовой книжки – передача дубликата от ответственного лица к работнику.

Правовое основание

Трудовая книжка относится к документам, которые работодатель обязан хранить в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовых книжках». Хотя закон не предписывает конкретной формы акта приемки‑передачи, внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками) обычно требуют оформления такого документа для обеспечения контроля и ответственности.

Структура акта приемки‑передачи трудовой книжки

Акт составляется в произвольной форме, но для удобства и единообразия рекомендуется включать следующие реквизиты:

1. Наименование документа – «Акт приемки‑передачи трудовых книжек и вкладышей к ним».
2. Дата и место составления акта.
3. Номер акта (по внутренней нумерации организации).
4. Сведения о сторонах:
   • Передающая сторона – должность, ФИО, подпись.
   • Принимающая сторона – должность, ФИО, подпись.
5. Перечень передаваемых трудовых книжек и вкладышей:
   • Серия и номер трудовой книжки.
   • ФИО работника, которому книжка принадлежит.
   • Наличие и номер вкладыша (если имеется).
   • Состояние документа (целое, повреждено, требует восстановления).
6. Подтверждение факта передачи («Передаю… принимаю…»).
7. Подписи сторон и расшифровка подписей.
8. Приложения (при необходимости) – копии трудовых книжек, заявления о получении и т.д.

Образец заполнения акта

Ниже представлен типовой бланк акта приемки‑передачи трудовых книжек. Вы можете скопировать его в Word или Google Docs, заполнить нужными данными и распечатать.

Акт приемки‑передачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Номер: АК‑2026/045
Место составления: г. Москва, офис ООО «Ромашка»

Передающая сторона:
Должность: Бухгалтер
ФИО: Сидорова Светлана Сергеевна
Подпись: _____________________

Принимающая сторона:
Должность: Специалист по кадрам
ФИО: Петрова Полина Petrovна
Подпись: _____________________

Перечень передаваемых трудовых книжек и вкладышей:

• Трудовая книжка № 00123456, серия АБ, работник Иванов Иван Иванович – состояние: целое.
• Вкладыш к трудовой книжке № 00123456, номер 1 – состояние: целое.
• Трудовая книжка № 00654321, серия CD, работник Петрова Анна Сергеевна – состояние: требует восстановления (потертость обложки).
• Вкладыш к трудовой книжке № 00654321, номер 2 – состояние: целое.

Факт передачи:
Бухгалтер Сидорова С.С. передаёт, а специалист по кадрам Петрова П.П. принимает вышеперечисленные трудовые книжки и вкладыши к ним.

Примечания:
Все документы переданы в присутствии руководителя отдела кадров Иванова И.И. (подпись _____________________).

Подписи сторон:

• Передающая сторона _____________________ / Сидорова С.С.
• Принимающая сторона _____________________ / Петрова П.П.

Рекомендации по оформлению

• Используйте официальный бланк организации (если он есть) или обычный лист формата А4 с реквизитами компании в шапке.
• Текст акта следует печатать чётким, разборчивым шрифтом (Times New Roman, 12 pt).
• Подписи ставятся синей пастой; после подписи обязательно указывается расшифровка (ФИО полностью).
• Один экземпляр акта остаётся в отделе кадров, второй – передаётся принимающей стороне, третий (при необходимости) – в архив организации.
• При передаче большого количества книжек удобно оформить акт в виде таблицы (но если таблица запрещена, можно использовать нумерованный список с подпунктами, как показано выше).

Что делать, если акт не составлен

Отсутствие акта приемки‑передачи может привести к следующим последствиям:

• Сложности в подтверждении факта хранения и выдачи трудовой книжки при проверке трудовой инспекции.
• Риск возникновения споров между работником и работодателем о получении/неполучении документа.
• Нарушение внутренних нормативных актов организации, что может повлечь дисциплинарное взыскание ответственного лица.

Поэтому рекомендуется всегда фиксировать передачу трудовых книжек соответствующим актом, даже если процедура кажется рутинной.

Акт приемки‑передачи трудовой книжки – простой, но важный инструмент кадрового делопроизводства. Его правильное оформление обеспечивает прозрачность процесса хранения и выдачи трудовых книжек, защищает интересы как работодателя, так и работника, и помогает избежать недоразумений при проверках государственных органов. Используйте представленный выше образец как основу, адаптируя его под внутренние регламенты и специфику вашей организации.