Ведение трудовых книжек – обязательная процедура для всех работодателей. Правильное оформление и своевременная проверка данных позволяют избежать ошибок в расчёте пенсионного стажа, а также защитить компанию от возможных споров с сотрудниками и контролирующими органами.
Что такое акт проверки ведения трудовых книжек?
Акт проверки – официальный документ, фиксирующий результаты контроля соответствия записей в трудовых книжках (бумажных или электронных) требованиям Трудового кодекса РФ и нормативных актов Пенсионного фонда России.
Цели акта
- Проверка достоверности сведений о трудовом стаже сотрудника.
- Установление соответствия формата и содержания записей установленным стандартам.
- Выявление возможных нарушений, требующих корректирующих действий.
- Подтверждение законности действий работодателя при приёме и увольнении работников.
Нормативно-правовая база
Для проведения проверки используются следующие документы:
2.1 Трудовой кодекс РФ
Статьи 65‑67 ТК РФ регулируют порядок ведения и хранения трудовых книжек.
2.2 Постановления ПФР
ПФР издаёт методические рекомендации по проверке данных электронных трудовых книжек, в т.ч. форму акта и порядок обращения в фонд.
2.3 Приказы Министерства труда
Описывают процедуры проверки подлинности бумажных экземпляров.
Этапы проведения проверки
- Сбор исходных документов. Трудовая книжка сотрудника, копии договоров, приказы о приёме/увольнении.
- Формирование запроса в ПФР. При необходимости запрашивается выписка из электронной трудовой книги.
- Получение выписки. Сведения могут быть получены в личном кабинете на портале Госуслуги или через сервис ПФР.
- Сравнение данных. Сопоставление записей в книжке с официальными выписками.
- Составление акта. На основании полученных результатов составляется официальный акт.
Проверка подлинности
4.1 Бумажная трудовая книжка
- Определяется год выпуска бланка и его серийный номер.
- Проверяется наличие штампа организации‑работодателя и подписи руководителя.
- Сравниваются даты начала и окончания работы, указанные в книжке, с выпиской из ПФР.
4.2 Электронная трудовая книжка
Электронный документ доступен в личном кабинете на портале Госуслуг. Для проверки:
- Выбирается тип запроса «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Запрос подписывается электронной подписью и отправляется в ПФР.
- Полученные сведения можно распечатать, сохранить на носителе или отправить по e‑mail.
Как оформить акт проверки
Акт оформляется в свободной форме, но обычно включает следующие разделы:
- Шапка. Наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес.
- Предмет проверки. Указание, что проверяется трудовая книжка сотрудника № ….
- Результаты проверки. Перечисление выявленных несоответствий.
- Рекомендации. Предложения по устранению выявленных нарушений.
- Подписи. Представитель организации, представитель ПФР (при необходимости) и ответственный за проверку.
Что делать, если выявлены нарушения?
При обнаружении несоответствия серии вкладыша годам выпуска – запросить у сотрудника уточняющие документы.
Если работник отказывается предоставлять бумажную книжку, можно направить запрос в Пенсионный фонд для получения выписки.
При подтверждении подделки – оформить соответствующее служебное разъяснение и принять кадровые меры в соответствии с ТК РФ.
Полезные ссылки и ресурсы
- Официальный портал ПФР – pfr.ru.
- Портал Госуслуг – gosuslugi.ru.
- КонсультантПлюс – подборка нормативных актов по запросу.
- UKR.NET – пошаговая инструкция по проверке электронной трудовой книги.
Проверка ведения трудовых книжек – важный элемент эффективного кадрового менеджмента. Соблюдение установленных процедур помогает минимизировать риски и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками.