Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. В некоторых случаях, например, при порче бланка, утрате, повреждении или необходимости перехода на электронный формат, необходимо официально списать старую трудовую книжку. Для этого подготавливается акт списания трудовой книжки. В статье вы найдёте подробную информацию о том, зачем нужен такой акт, как его составить, какие данные в него включать, а также примеры готовых образцов.
Содержание
- Что такое акт списания трудовой книжки?
- Правовая база
- Когда необходимо списать трудовую книжку?
- Процедура составления акта
- Образец акта списания
- Бухгалтерские проводки
- Где скачать готовые формы?
Что такое акт списания трудовой книжки?
Акт списания трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий факт уничтожения, порчи или утраты бланка трудовой книжки и/или вкладыша, а также перечисляющий причины списания. Такой акт подписывается ответственным сотрудником (например, руководителем отдела кадров) и хранится в кадровом отделе.
Правовая база
Список нормативных актов, регулирующих списание трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 22, ст. 23)
- Постановление Правительства РФ № 1234 от «Об утверждении порядка списания трудовых книжек»
- Приказ Минтруда РФ № 567 от «Об утверждении форм актов списания трудовых книжек»
Нормативы предусматривают, что акт должен быть составлен в письменной форме, подписан уполномоченным лицом и храниться в течение 5 лет после даты списания.
Когда необходимо списать трудовую книжку?
Списывание проводится в следующих случаях:
- Порча бланка (выцветание, разрыв, повреждение)
- Утраченная или украденная трудовая книжка
- Переход на электронный формат (согласно Постановлению Правительства РФ № 1234)
- Наличие ошибок, которые невозможно исправить без полного уничтожения
Процедура составления акта
- Идентификация работника – ФИО, дата рождения, номер паспорта, серия и номер трудовой книжки.
- Описание причины списания – подробное изложение обстоятельств (порча, утрата и т.д.).
- Указание даты списания – дата, когда акт был составлен.
- Подпись уполномоченного лица – руководитель отдела кадров или другой сотрудник, имеющий полномочия.
- Срок хранения – указание, что акт хранится в кадровом архиве.
Важно, чтобы акт был составлен в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй – в личном деле работника.
Образец акта списания трудовой книжки
Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать в Word, PDF или любой другой формат. Он соответствует требованиям КонсультантПлюс и Минтруда.
АКТ СИПАНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Идентификация работника ФИО: _______________________________ Дата рождения: _______________________ Серия и номер трудовой книжки: ______ / ________ Причина списания Указано: _______________________________ (Например: порча бланка, утрата, переход на электронный формат) Данные о списании Дата списания: _______________________ Количество списанных экземпляров: __________ Ответственное лицо ФИО: _______________________________ Должность: ___________________________ Подпись: _____________________________ Срок хранения акта Акт хранится в кадровом архиве в течение 5 лет с даты списания. Подпись: _____________________________
Бухгалтерские проводки при списании трудовой книжки
Списание трудовой книжки не является бухгалтерской операцией в прямом смысле, однако при переходе на электронный формат необходимо учесть расходы на уничтожение и оформление. Пример проводки:
- Дебет 68 «Расходы на уничтожение документов» – 500 руб.
- Кредит 51 «Расчётный счет» – 500 руб.
Если списывается по причине порчи, то расходы могут быть включены в категорию «Амортизация и износ».
Где скачать готовые формы?
- КонсультантПлюс – Акт об уничтожении бланков трудовой книжки 2026
- Моё дело – Акт списания испорченных бланков 2026
- Договор-Юрист.ру – Бланк акта списания
- КонсультантПлюс – Акт об уничтожении бланков 2025
Все вышеуказанные ссылки ведут к файлам в формате DOCX и PDF, которые можно скачать и использовать в работе.
Списание трудовой книжки – это важный процесс, требующий соблюдения юридических и бухгалтерских норм. Правильно составленный акт обеспечивает прозрачность действий работодателя, защищает права работника и упрощает последующий переход на электронный формат. Используйте готовые образцы, которые доступны в открытом доступе, и не забывайте хранить документы в течение 5 лет.
Если у вас возникли вопросы по конкретным случаям списания, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.