В современной практике кадрового делопроизводства акт списания трудовых книжек и вкладышей является важным документом, подтверждающим уничтожение испорченных или вышедших из оборота бланков. Такой акт необходим для:
- Соблюдения требований законодательства;
- Контроля за движением бланков;
- Предотвращения несанкционированного использования;
- Ведения бухгалтерского и налогового учета.
Правовые основания
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному Постановлением Правительства РФ от № 225), а также Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69), уничтожение испорченных бланков должно оформляться соответствующими документами.
Важно! Списание и уничтожение трудовых книжек и вкладышей должно производиться только после составления акта, утвержденного руководителем организации. Несоблюдение этого требования может привести к административной ответственности.
Структура акта списания
Акт списания трудовых книжек и вкладышей обычно составляется в произвольной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним»
- Дата составления (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ)
- Место составления (наименование организации)
- Основание для списания:
- Истечение срока годности;
- Порча при заполнении;
- Утрата;
- Иные причины.
- Сведения о списываемых бланках:
- Количество трудовых книжек;
- Количество вкладышей;
- Номера бланков (если имеются);
- Причины списания.
- Способ уничтожения: сожжение, измельчение, передача на утилизацию и т.д.
- Состав комиссии: указываются ФИО и должности членов комиссии
- Подписи членов комиссии с расшифровкой
- Утверждение руководителя организации (ставится подпись и дата)
Образец заполнения акта списания
Ниже представлен примерный образец акта списания трудовых книжек и вкладышей:
АКТ № ___ от «__»____________ 20__ г.
о списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
г. _____________________________
Комиссия в составе:
- Председатель: _______________________________________________ (ФИО, должность)
- Члены комиссии: _____________________________________________ (ФИО, должность)
- _____________________________________________________ (ФИО, должность)
составила настоящий акт о том, что:
За период с «__»____________ 20__ г. по «__»____________ 20__ г. в организации имелись испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, которые подлежат списанию и уничтожению.
Сведения о списываемых бланках:
- Трудовые книжки: ____ шт. (серии _______________)
- Вкладыши: ____ шт. (серии _______________)
- Причины списания: _______________________________________________
Уничтожение произведено путем _______________________________________________ (указать способ: сожжение, измельчение и т.д.)
Подписи членов комиссии:
_________________________ /_________________________ /
(ФИО) (подпись)
_________________________ /_________________________ /
(ФИО) (подпись)
_________________________ /_________________________ /
(ФИО) (подпись)
С актом ознакомлены:
_________________________ /_________________________ /
(ФИО) (подпись)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации _________________________ /_________________________ /
(подпись) (расшифровка подписи)
М.П.
Особенности оформления
При составлении акта списания необходимо учитывать следующие нюансы:
- Состав комиссии: обычно включает представителей кадровой службы, бухгалтерии и службы безопасности;
- Способ уничтожения: должен быть безопасным и исключать возможность восстановления информации;
- Документальное оформление: акт должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале;
- Хранение: акт хранится в организации не менее 5 лет;
- Ответственность: за неправильное оформление акта предусмотрена административная ответственность по ст; 5.27 КоАП РФ.
Типичные ошибки при составлении акта
На практике часто встречаются следующие ошибки:
- Отсутствие подписей всех членов комиссии;
- Не указана причина списания;
- Не указан способ уничтожения;
- Отсутствует утверждение руководителя;
- Не указаны серии и номера списываемых бланков;
- Акт составлен задним числом.
Важно! Акт списания должен быть составлен в день уничтожения бланков. Не допускается его оформление задним числом!
Где скачать образец акта списания
Вы можете скачать готовые образцы актов списания трудовых книжек и вкладышей по следующим ссылкам:
- Скачать образец акта списания испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей (Word)
- Скачать образец акта об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей (PDF)
- Образец акта на списание трудовых книжек (КонсультантПлюс)
- Акт о списании испорченных бланков трудовой книжки (Мое Дело)
Акт списания трудовых книжек и вкладышей является важным документом, обеспечивающим:
- Прозрачность учета бланков;
- Соблюдение требований законодательства;
- Предотвращение злоупотреблений;
- Ведение бухгалтерского учета.
Правильное оформление акта списания поможет избежать проблем с проверяющими органами и обеспечит надлежащий учет бланков трудовых книжек и вкладышей в организации.
Помните! Каждый случай списания должен быть документально оформлен в соответствии с установленными правилами. При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому делопроизводству или бухгалтеру.