Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При износе, повреждении или необходимости списания бланка возникает вопрос: как правильно оформить акт уничтожения бланка трудовой книжки. В статье рассматриваются правовые основы, порядок составления, кто имеет право подписывать документ и какие последствия могут возникнуть при нарушении процедуры.

Правовое регулирование

Вопросы, связанные с формой, порядком выдачи, ведения и уничтожения трудовых книжек, регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62, 65, 66;
• Приказ Минтруда России от № 378н «Об утверждении формы трудовой книжки установленного образца»;
• Приказ Минтруда России от № 447н «Об утверждении порядка заполнения, хранения и уничтожения бланков трудовых книжек».

Согласно этим документам, уничтожение бланка трудовой книжки допускается только после её полной замены новым экземпляром и при условии, что старый бланк не может быть использован повторно.

Когда требуется акт уничтожения

Акт уничтожения бланка трудовой книжки оформляется в следующих случаях:

1. Полное изнашивание или физическое повреждение бланка, которое делает его непригодным для дальнейшего использования;
2. Смена формата (переход на электронную трудовую книжку) и необходимость списания бумажных экземпляров;
3. Списание бланков, оставшихся после проведения инвентаризации в организации;
4. Уничтожение бланков, полученных в результате ошибочного печатного тиража.

Кто имеет право оформлять акт

Согласно Приказу Минтруда № 447н, акт уничтожения может подписать:

• Руководитель организации (директор, генеральный директор);
• Главный бухгалтер (в случае, если он уполномочен вести кадровый учёт);
• Ответственный за кадровое делопроизводство (начальник отдела кадров).

Если в организации есть служба внутреннего контроля или комиссия по кадровым вопросам, их подписи также могут потребоваться.

Содержание акта уничтожения

Акт уничтожения бланка трудовой книжки должен быть оформлен в письменной форме и включать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа – название организации, её ИНН, ОГРН, адрес.
2. Дата и место составления акта.
3. Номер акта (присваивается в хронологическом порядке).
4. Перечень уничтожаемых бланков:
   • номер (или диапазон номеров) бланка;
   • серия (если применимо);
   • количество экземпляров;
   • причина уничтожения (износ, повреждение, замена на электронный вариант и т.д.).
5. Метод уничтожения (сжигание, измельчение, химическое разрушение и др.).
6. Подписи ответственных лиц:
   • руководитель организации;
   • ответственный за кадровый учёт;
   • при необходимости – представитель службы внутреннего контроля.
7. Печать организации (если она используется).

Пример формы акта уничтожения

Город ____________ "_____" ___________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
___________ (должность, ФИО) – руководитель организации;
___________ (должность, ФИО) – ответственный за кадровый учёт;
___________ (должность, ФИО) – представитель службы внутреннего контроля,

составили настоящий акт о следующем:
Уничтожены бланки трудовых книжек:
 ― Серия А, № 001‑050, количество 50 шт.;
 ― Серия Б, № 101‑120, количество 20 шт.;
Причина уничтожения: износ, невозможность дальнейшего использования.
Метод уничтожения: механическое измельчение до микроскопических частиц.
Подписи:
_____________________/Иванов И.И.
_____________________/Петров П.П.
_____________________/Сидоров С.С.
(Печать)
 

Порядок проведения уничтожения

Для обеспечения законности и документальной чистоты процесс уничтожения бланков следует проводить в несколько этапов:

1. Инвентаризация – проверка наличия всех бланков, их состояния и соответствия реестру.
2. Согласование – решение о необходимости уничтожения принимается руководством организации.
3. Подготовка акта – заполняются все реквизиты, указанные в пункте 4.
4. Физическое уничтожение – проводится в присутствии ответственных лиц, желательно в присутствии свидетеля (служба внутреннего контроля).
5. Хранение акта – оригинал акта хранится в кадровом деле организации не менее 5 лет (срок, установленный ТК РФ).

Последствия нарушения порядка

Если организация уничтожит бланки трудовой книжки без надлежащего оформления акта, могут возникнуть следующие риски:

• Отказ в признании трудового стажа сотрудника в случае спора с Пенсионным фондом;
• Штрафы со стороны инспекции труда за нарушение требований к кадровому учёту (по статье 5.27 КоАП РФ);
• Уголовная ответственность в случае умышленного сокрытия сведений о трудовой деятельности (ст. 285.1 УК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли уничтожить бланк, если в нём есть записи о трудовом стаже?

Нет. Бланк с записями о трудовом стаже подлежит хранению в течение всего периода трудовой деятельности и последующего пенсионного периода. Уничтожать такие бланки можно только после их замены новым экземпляром и переноса всех записей.

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о уничтожении бланка?

Уведомление не требуется, если в бланке отсутствуют записи о стаже. Если же в бланке есть сведения о стаже, необходимо оформить замену и передать данные в ПФР в электронном виде.

Можно ли использовать обычный лист бумаги вместо официального бланка?

Нет. Трудовая книжка должна быть оформлена на бланке установленного образца, утверждённого Минтрудом РФ. Любые попытки использовать альтернативные формы являются нарушением законодательства.

Какой срок хранения акта уничтожения?

Акт уничтожения хранится в кадровом деле организации не менее 5 лет, что соответствует сроку хранения большинства кадровых документов.

Практические рекомендации

• Проводите ежегодную инвентаризацию бланков трудовых книжек, чтобы своевременно выявлять изношенные экземпляры.
• Разработайте внутренний регламент уничтожения, включающий порядок согласования, подписи и метод уничтожения.
• Для повышения прозрачности привлекайте службу внутреннего контроля или независимого эксперта.
• Храните оригиналы актов в отдельном, защищённом от доступа посторонних лиц, архиве.
• При переходе на электронную трудовую книжку своевременно оформляйте замену бумажных бланков и уничтожайте их согласно регламенту.

Оформление акта уничтожения бланка трудовой книжки – важный процесс, который требует строгого соблюдения законодательных требований. Правильный подход позволяет избежать юридических рисков, сохранить достоверность кадровой документации и обеспечить защиту прав работников. При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к специалисту в области трудового права, например, к кандидатам юридических наук, подобным Ирине Сиваковой, которые регулярно публикуют рекомендации по кадровому учёту.

Помните: корректно оформленный акт – залог законности и уверенности в будущем.

Дата публикации: