Ведение трудовых книжек – одна из важнейших обязанностей работодателя. При заполнении бланков могут возникать ошибки, которые делают документ непригодным к использованию. В таких случаях законодательство требует оформить акт уничтожения испорченных бланков и выполнить процедуру их утилизации. В статье рассмотрим:

• правовые основания;
• критерии «испорченности»;
• кто уполномочен принимать решение об уничтожении;
• структуру и содержание акта;
• пример заполнения;
• порядок утилизации и регистрация в 1С;
• рекомендации по организации процесса.

Правовые основания

Основные нормативные документы, регламентирующие процесс уничтожения испорченных бланков трудовых книжек:

1. Пункт 42 Правил ведения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда РФ от № 3н). В нём указано, что испорченные бланки и вкладыши подлежат уничтожению с оформлением соответствующего акта.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 67, 68) – определяет обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек.
3. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – регулирует порядок уничтожения архивных документов, к которым относятся бланки трудовых книжек.
4. Внутренние нормативные акты организации (приказ о ведении кадровой документации, регламент работы комиссии по утилизации).

Что считается испорченным бланком?

Бланк трудовой книжки (или вкладыш) признаётся испорченным, если:

• в нем допущены ошибки, которые невозможно исправить без нарушения целостности документа (например, неправильный номер серии, неверные даты, стирания, пятна, порезы);
• использованы неразрешённые корректирующие средства (корректирующая жидкость, скотч, подписи, не соответствующие требованиям к шрифту и размеру);
• бланк имеет физические дефекты (разрывы, деформация, протирание печати);
• вкладка в трудовую книжку (вкладка-страница) содержит ошибки, которые невозможно исправить без её замены.

Кто уполномочен принимать решение об уничтожении?

Согласно пункту 42 Правил и внутренним документам организации, решение об уничтожении принимают:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор) – в случае небольших компаний.
2. Кадровая комиссия – специально сформированная группа, включающая:
   • начальника отдела кадров;
   • главного бухгалтера (для контроля финансовой части);
   • представителя службы безопасности (для контроля доступа к документам);
   • при необходимости – представителя юридического отдела.
3. В случае реорганизации или ликвидации – решение принимает комиссия по ликвидации в соответствии с уставом.

Структура и содержание акта уничтожения

Акт – это официальный протокол, фиксирующий факт уничтожения. Внутри него должны быть указаны все реквизиты, предусмотренные нормативными актами. Ниже – типовой шаблон.

Обязательные реквизиты

Пример заполненного акта

АКТ УНИЧТОЖЕНИЯ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
№ А/У-2026/05/23-01 от г.

Город Москва 
ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1127746001234, 125009, г. Москва, ул. Ленина, д. 10

Основание: Пункт 42 Правил ведения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда РФ от № 3н).

Перечень испорченных бланков:
 ― Серия АБ, № 001‑050 – 50 штук – испорчены из‑за пятен и разрывов.
 ― Серия ВГ, № 051‑080 – 30 штук – неверно указана дата начала работы.
 ⎯ Вкладыш «Трудовой стаж», № 001‑020 – 20 штук – использована корректирующая жидкость.
Способ уничтожения: механическое уничтожение (шрединг) в специализированной компании «ЭкоШред», ИНН 7709876543, ОГРН 1127746009876, г. Москва, ул. Пушкина, д. 5.

Дата и место уничтожения: г., г. Москва, ООО «ЭкоШред», ул. Пушкина, д; 5.

Члены комиссии:
 ⎯ Иванов И.И., директор – ______________________

 ⎯ Петров П;П., начальник отдела кадров – ______________________
 ⎯ Сидоров С.С., главный бухгалтер – ______________________
 ⎯ Кузнецова К;К., специалист службы безопасности – ______________________

Печать организации

Порядок утилизации

1. Подготовка бланков – собрать все испорченные листы в отдельный пакет, подписать его номером акта.
2. Выбор способа уничтожения:
   • Механическое (шрединг) – наиболее распространённый и безопасный.
   • Сжигание – допускается только в лицензированных печах.
   • Передача в специализированную утилизирующую организацию, имеющую сертификат на обработку конфиденциальных документов.
3. Контроль процесса – представитель комиссии присутствует при уничтожении, фиксирует время и количество уничтоженных листов.
4. Оформление протокола – после уничтожения подписывается дополнительный лист «Протокол контроля», который прикладывается к акту.
5. Хранение актов – оригиналы актов хранятся в кадровом деле организации не менее 5 лет (срок хранения трудовых книжек).

Регистрация в 1С: Предприятие

Для автоматизации процесса рекомендуется фиксировать акт в системе 1С: Управление торговлей (или 1С: Зарплата и кадры). Шаги:

1. Создать справочник «Документы для утилизации» (если его нет).
2. Внести запись о каждом испорченном бланке: серия, номер, количество, причина.
3. Открыть документ «Акт утилизации» (можно использовать тип «Списание материалов» с модификацией «Уничтожение»).
4. Заполнить реквизиты акта (номер, дата, основание, способ уничтожения).
5. Привязать к документу список бланков из справочника.
6. Провести документ – система автоматически сформирует бухгалтерскую проводку (списание расходов на утилизацию) и обновит остатки в справочнике.

Лучшие практики организации процесса

• Регулярный контроль качества заполнения – проводить периодические проверки (раз в квартал) для своевременного выявления ошибок.
• Обучение персонала – инструктаж сотрудников отдела кадров по правилам заполнения бланков.
• Внедрение электронных трудовых книжек – уменьшает количество бумажных бланков и риск их порчи.
• Хранение оригинальных бланков в защищённом месте – в сейфе или отдельном кабинете с ограниченным доступом.
• Контроль за утилизирующей компанией – проверять наличие лицензии и сертификата на утилизацию конфиденциальных документов.
• Документирование всех этапов – каждый шаг (сбор, транспортировка, уничтожение) фиксировать в журнале.

Оформление акта уничтожения испорченных трудовых книжек – обязательный элемент кадровой документации, который защищает организацию от претензий со стороны работников и контролирующих органов. Правильный порядок составления акта, выбор лицензированного способа утилизации и корректная регистрация в системе 1С позволяют обеспечить юридическую чистоту процесса и сохранить репутацию компании.

При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, а также к специалисту по работе с 1С для настройки автоматизации.