Потеря трудовой книжки сотрудника – ситуация, требующая немедленного документального оформления. Акт утери трудовой книжки подтверждает факт утраты документа, фиксирует обстоятельства и служит основанием для выдачи дубликата. Ниже представлена подробная инструкция, нормативные ссылки и готовый образец акта, который можно сразу использовать в своей организации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – обязывает работодателя вести и хранить трудовую книжку работника.
• Приказ Минтруда России № 320н от – утвердил новую форму трудовой книжки (действует с ).
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек» – регламентирует порядок выдачи дубликата при утрате.
• ФЗ «О персональных данных» № 152-ФЗ – требует обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в трудовой книжке.

Когда составляется акт утери трудовой книжки

Акт оформляется в следующих случаях:

• Трудовая книжка потеряна сотрудником (например, при переезде, краже, стихийном бедствии).
• Документ повреждён до такой степени, что дальнейшее использование невозможно (пожар, залив, механическое разрушение).
• Обнаружена кража трудовой книжки из личного дела работника.

Важно: акт составляется не позднее трёх рабочих дней с момента обнаружения утраты, чтобы избежать задержек в выдаче дубликата и возможных претензий со стороны работника.

Кто участвует в составлении акта

Согласно внутренним регламентам предприятия, акт подписывается комиссией, состоящей из:

• Руководителя подразделения, где работает сотрудник (или его заместителя).
• Специалиста отдела кадров (кадровика или ответственного за ведение трудовых книжек).
• Бухгалтера или другого лица, ответственного за материальную ответственность (при необходимости оценить стоимость утерянного документа).
• При наличии свидетелей – их подписи также ставятся в акте (например, коллеги, которые наблюдали утрату).

Структура акта утери трудовой книжки

Акт представляет собой простой документ, но должен содержать все обязательные реквизиты:

1. Наименование организации и её реквизиты (ИНН, КПС, юридический адрес).
2. Название документа: «Акт утери трудовой книжки».
3. Дата и место составления акта.
4. ФИО сотрудника, у которого произошла утрата, его должность, структурное подразделение.
5. Серия и номер утраченной трудовой книжки (если известны).
6. Описание обстоятельств утраты (когда, где, как обнаружено).
7. Перечень лиц, участвовавших в составлении акта (ФИО, должность, подписи).
8. Приложения (например, копия заявления сотрудника о утрате, справка от охраны о происшествии, протокол проверки).
9. Решение: выдать дубликат трудовой книжки в соответствии с установленным порядком.

Образец акта утери трудовой книжки

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и заполнить под свою ситуацию. Все обязательные поля выделены жирным шрифтом.

АКТ
утери трудовой книжки

г. ___________________ «___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

______________________________ – руководитель отдела _____________________,
______________________________ – специалист отдела кадров,
______________________________ – бухгалтер (или иное ответственное лицо),
согласно пункту ____ внутреннего регламента организации «О ведении трудовых книжек» и в соответствии с Трудовым кодексом РФ, составили настоящий акт о том, что:

Сотрудник: ______________________________________ (ФИО полностью),
Должность: ______________________________________,
Подразделение: ______________________________________,
Серия и номер трудовой книжки: ______________________ (если известны),

Утратила( трудовую книжку в следующих обстоятельствах:
«___» __________ 20__ г. примерно ____ ч. ____ мин. при _______________________________
(указать место: например, «в раздевалке цеха №2», «в личном шкафчике», «при поездке на общественном транспорте» и т.д.).
Причина утраты: _______________________________________________________________
(кража, потеря, повреждение и т.д.).

Действия, предпринятые для поиска документа:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Решение: Выдать сотруднику дубликат трудовой книжки в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от и внутренним положением организации.

Приложения:
Заявление сотрудника о утрате трудовой книжки (копия).
Справка службы безопасности/охраны (если имеется).
Протокол проверки (если проводилось расследование).

Подписи:

_________________ / _______________________ / «___» __________ 20__ г.
(ФИО) (Должность)
_________________ / _______________________ / «___» __________ 20__ г.
(ФИО) (Должность)

_________________ / _______________________ / «___» __________ 20__ г.
(ФИО) (Должность)

После заполнения акт распечатывается в двух экземплярах: один остаётся в личном деле сотрудника, второй – в отделе кадров (или в архиве организации);

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

1. Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата (можно приложить к акту).
2. Отдел кадров проверяет наличие всех необходимых сведений о периодах работы, должностях, наградах и т.д. (данные берутся из личной карточки, приказов о приёме/переводе/увольнении, трудовых договоров).
3. Заполняется новая трудовая книжка по форме, утверждённой Приказом Минтруда № 320н (с ).
4. В дубликате делается запись: «Выдан дубликат вместо утраченной трудовой книжки № ___ series ___ от «___» __________ 20__ г.»
5. Документ заверяется подписью руководителя организации и печатью (если печать используется).
6. Дубликат выдаётся сотруднику под расписку.

Возможность учёта стоимости утерянной трудовой книжки в расходах

Стоимость бланка трудовой книжки относится к нематериальным активам и, как правило, не учитывается в расходах организации при её утрате, поскольку:

• Трудовая книжка не является объектом основных средств (не используется для получения дохода).
• Её стоимость минимальна (несколько десятков рублей) и не влияет на налогооблагаемую базу.
• Налоговое законодательство не предусматривает списания таких документов как расходы.

Однако, если утеря произошла в результате виновных действий сотрудника (например, кража), организация может потребовать возмещения ущерба в рамках внутреннего трудового договора, но это уже вопрос дисциплинарной ответственности, а не бухгалтерского учёта.

Рекомендации по предотвращению утраты трудовой книжки

• Хранить трудовую книжку в личном сейфе или закрытом шкафчике, доступном только сотруднику.
• При переходе на другую работу выдавать книжку только под расписку и фиксировать передачу в журнале движения трудовых книжек.
• В случае перевода сотрудника в другое подразделение оформлять акт передачи трудовой книжки между отделами кадров.
• Регулярно проводить инвентаризацию личных дел сотрудников и проверять наличие трудовой книжки.

Составление акта утери трудовой книжки – обязательная процедура, позволяющая оформить факт утраты документа, защитить права работника и избежать возможных споров с трудовыми инспекциями. Используя представленный выше образец и следуя пошаговой инструкции, ваш отдел кадров сможет быстро и корректно оформить акт, выдать дубликат и продолжить работу без задержек.

Помните: своевременное и правильное оформление всех кадровых документов – залог стабильной работы предприятия и соблюдения трудового законодательства.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в нормативных актах рекомендуется сверяться с последними версиями Трудового кодекса РФ и приказов Минтруда России.