Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопрос выдачи трудовой книжки (ТК) является одним из самых важных в кадровой работе. Неправильное оформление документа может привести к юридическим спорам, штрафам и потере репутации организации. В этой статье мы подробно разберём, что такое акт выдачи трудовой книжки, когда и как его составлять, какие реквизиты обязателен к заполнению, а также представим готовый образец документа.

Правовое основание

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ трудовая книжка должна быть передана работнику в последний рабочий день. Если этого не произошло, работодатель обязан оформить акт, подтверждающий, что книжка не была выдана, и направить работнику уведомление о необходимости её получения.

Нормативные акты, регулирующие процесс:

Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1, ст. 84.2);
Приказ Минтруда России от № 322н «Об утверждении формы журнала учёта трудовых книжек»;
Приказ ФНС России от № ММ‑7‑03/2023 «Об обязательном учёте выдачи и приёма трудовых книжек».

Когда составляется акт выдачи трудовой книжки?

При увольнении – в последний рабочий день сотруднику передаётся ТК и оформляется акт.
При переводе между подразделениями (если ТК остаётся в организации, но требуется её передача в другое отделение).
При выдаче копии или дубликата – в случае утери оригинала.
При передаче ТК новому сотруднику в рамках внутреннего перемещения (например, при смене должности, требующей иной записи в ТК).

Содержание акта выдачи трудовой книжки

Акт – это документ, фиксирующий факт передачи ТК от работодателя к работнику (или наоборот). Обязательные реквизиты:

Шапка документа – название организации, её ИНН, ОГРН, адрес.
Дата и место составления акта.
Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, паспортные данные, должность, табельный номер.
Сведения о трудовой книжке: номер ТК, серия, дата выдачи (если ранее выдавалась), количество вкладышей.
Описание процедуры передачи: «Трудовая книжка передана работнику в личном присутствии», «ТК передана почтовой отправкой», и т.д.
Подписи сторон – подпись работника и подпись лица, уполномоченного представителя работодателя (обычно руководитель отдела кадров).
Печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).
При необходимости – примечания (например, «Работник обязуется вернуть ТК в случае увольнения в течение 3‑х дней»).

Порядок заполнения акта

Для упрощения процесса рекомендуется использовать готовый шаблон. Ниже – пошаговая инструкция:

Подготовьте форму акта. Скачайте образец здесь (в PDF и DOCX).
Заполните шапку – укажите полные реквизиты организации.
Укажите дату и место составления акта (обычно «г. Москва, «05» мая 2026 г.»).
Внесите данные о работнике (ФИО, паспорт, должность).
Запишите реквизиты ТК – номер, серию, количество вкладышей.
Опишите способ передачи (лично, почтой, курьером).
Получите подпись работника и, при необходимости, его печать (если работник представляет юридическое лицо).
Подпишите акт от имени работодателя (руководитель отдела кадров).
Поставьте печать (если используется).
Внесите запись в журнал учёта ТК – укажите номер акта, дату, ФИО получателя.
Сохраните оригинал акта в личном деле работника, а копию передайте работнику.

<h2>Акт выдачи трудовой книжки</h2>
<p>г. Москва <span style="text-decoration: underline;">«05» мая 2026 г.</span></p>

<table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0">
 <tr><td colspan="2"><b>Наименование организации:</b> ООО «Пример»</td></tr>
 <tr><td colspan="2"><b>ИНН / ОГРН:</b> 7701234567 / 1234567890123</td></tr>
 <tr><td colspan="2"><b>Адрес:</b> 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1</td></tr>
</table>

<h3>Сведения о работнике</h3>
<ul>
 <li><b>ФИО:</b> Иванов Иван Иванович</li>
 <li><b>Дата рождения:</b> </li>
 <li><b>Паспорт:</b> серия 45 67 № 890123, выдан ОУФМС России по г. Москве</li>
 <li><b>Должность:</b> старший инженер‑программист</li>
 <li><b>Табельный номер:</b> 00123</li>
</ul>

<h3>Сведения о трудовой книжке</h3>
<ul>
 <li><b>Серия и номер:</b> 01 23 456789</li>
 <li><b>Дата выдачи:</b> </li>
 <li><b>Количество вкладышей:</b> 4</li>
</ul>

<h3>Описание процедуры передачи</h3>
<p>Трудовая книжка передана работнику в личном присутствии, в присутствии представителя отдела кадров (Петров П.П.).</p>

<h3>Подписи сторон</h3>
<table border="0" cellpadding="5">
 <tr>
 <td>Работник: ______________________ (Иванов И.И.)</td>
 <td>От работодателя: ______________________ (Петров П.П.)</td>
 </tr>
</table>

<p>Печать организации</p>

Связанные документы

Для полной документальной фиксации процесса рекомендуется использовать следующие формы:

Заявление работника о выдаче трудовой книжки – заполняется работником, указывает цель получения (например, для предоставления в соцстрах).
Расписка в получении трудовой книжки – простая форма, в которой работник подтверждает факт получения ТК и обязуется вернуть её в случае увольнения.
Журнал учёта трудовых книжек – обязательный регистр, где фиксируются все операции (выдача, приём, передача).
Уведомление о невыдаче ТК – если книжка не была передана в последний рабочий день, работодатель обязан направить работнику письменное уведомление.

Пример заявления работника

<h3>Заявление</h3>
<p>Иванов Иван Иванович, <b>таб. № 00123</b>, прошу выдать мне трудовую книжку для предоставления в Пенсионный фонд РФ.</p>
<p>Дата: «05» мая 2026 г.<br>Подпись: _____________</p>

Пример расписки в получении ТК

<h3>Расписка</h3>
<p>Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю получение от ООО «Пример» трудовой книжки № 01 23 456789, а также 4 вкладыша. Обязуюсь вернуть книжку в случае увольнения в течение 3 (трёх) рабочих дней.</p>
<p>Дата: «05» мая 2026 г.<br>Подпись: _____________</p>

Частые ошибки и рекомендации

Отсутствие подписи работника. Без подписи акт считается недействительным.
Не внесённая запись в журнал учёта ТК. Это приводит к несоответствию требованиям Минтруда.
Отсутствие указания способа передачи. В случае отправки почтой необходимо указать трек‑номер.
Не хранение оригинала акта в личном деле. Оригинал должен находится в личном деле работника, а копия – у работника.
Неправильный формат даты. В официальных документах рекомендуется использовать ««дд» месяц yyyy г.».

Акт выдачи трудовой книжки – ключевой документ, фиксирующий передачу важного кадрового свидетельства. Его правильное оформление защищает интересы как работодателя, так и работника, позволяет избежать штрафов и судебных разбирательств.

Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро и безошибочно оформить акт, а также обеспечить полную документальную поддержку процесса выдачи трудовой книжки.

Дата публикации: . Информация актуальна на 2026 год, использованы материалы из открытых источников (2023‑2026 гг.).