Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. В ней фиксируется информация о местах работы, должностях и основаниях увольнения. Вкладыши в трудовую книжку заполняются работодателем при каждой смене работы сотрудника. Важной процедурой является оформление акта выдачи вкладыша, который является подтверждением того, что сотруднику был передан новый вкладыш для записи информации о его трудовой деятельности.

Что такое вкладыш в трудовой книжке?

Вкладыш – это отдельный лист, который вклеивается в трудовую книжку. Каждый раз, когда сотрудник переходит на новую работу, в трудовую книжку вклеивается новый вкладыш, в котором фиксируется информация о новом месте работы. Вкладыш вклеивается между последним листом и правой обложкой трудовой книжки. Без вкладыша трудовая книжка недействительна.

Когда требуется акт выдачи вкладыша?

Акт выдачи вкладыша составляется при каждом вклеивании нового вкладыша в трудовую книжку сотрудника. Это необходимо для фиксации факта передачи вкладыша сотруднику и подтверждения его ответственности за правильное ведение записи в трудовой книжке.

Кто составляет акт выдачи вкладыша?

Акт выдачи вкладыша составляется работодателем, обычно это лицо, ответственное за ведение кадрового учета (например, кадровый работник или руководитель). В некоторых случаях, особенно при большом объеме информации, может быть создана комиссия для составления акта.

Форма акта выдачи вкладыша

Форма акта выдачи вкладыша не имеет строго регламентированного образца. Однако, в акте должны быть указаны следующие сведения:

• Наименование организации (полное юридическое название).
• Дата составления акта.
• ФИО сотрудника, которому выдается вкладыш.
• Серия и номер вкладыша.
• Подпись лица, выдающего вкладыш (и его должность).
• Подпись сотрудника, принявшего вкладыш.
• (Опционально) Подпись свидетеля (если акт составляется комиссией).

Пример заполнения акта выдачи вкладыша

Наименование организации: ООО «Ромашка»

Дата составления акта: 2026-05-22

ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович

Серия вкладыша: 123456

Номер вкладыша: 789012

Выдан вкладыш для записи информации о трудовой деятельности с 2026-05-22.

Подпись лица, выдающего вкладыш: ____________________ (Петров П.П., Главный бухгалтер)

Подпись сотрудника, принявшего вкладыш: ____________________ (Иванов И.И.)

Свидетель (при наличии): ____________________ (Сидоров С.С.)

Важные моменты при составлении акта выдачи вкладыша

• В акте необходимо четко указать серию и номер вкладыша.
• Акт должен быть составлен в день выдачи вкладыша сотруднику.
• Акт должен быть подписан обеими сторонами (лицом, выдающим вкладыш, и сотрудником, принимающим вкладыш).
• Копия акта может быть предоставлена сотруднику по его запросу.
• Акт выдачи вкладыша является важным документом, подтверждающим факт передачи вкладыша сотруднику и его ответственность за правильное ведение записи в трудовой книжке.

Где хранить акт выдачи вкладыша?

Оригинал акта выдачи вкладыша хранится в кадровой документации организации. Копия акта может быть предоставлена сотруднику по его запросу.

Ошибки при составлении акта выдачи вкладыша

• Неправильное указание серии и номера вкладыша.
• Отсутствие подписей обеих сторон;
• Составление акта не в день выдачи вкладыша.
• Неполное указание информации в акте.

Оформление акта выдачи вкладыша в трудовую книжку – важная процедура, которая позволяет обеспечить правильное ведение трудовой документации и защитить права сотрудника. Соблюдение правил составления акта поможет избежать ошибок и споров в будущем. Рекомендуется ознакомиться с актуальными нормативными документами, регулирующими порядок ведения трудовых книжек, чтобы обеспечить соответствие процедур требованиям законодательства.