Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это обязательный документ, регламентирующий жизнь организации. В условиях, когда бумажный документооборот трансформируется в цифровой, крайне важно отразить новые процедуры именно в ПВТР.

Почему необходимо вносить изменения в ПВТР?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности теперь формируются в электронном виде. Работодатель обязан передавать эти данные в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР).
ПВТР должны содержать:

• Порядок приема и увольнения работников.
• Основные права и обязанности сторон.
• Порядок ознакомления с локальными актами.

Поскольку процедура работы с трудовыми книжками (как бумажными, так и электронными) напрямую влияет на прием, переводы и увольнение, ссылки на эти процессы должны быть зафиксированы в правилах. Это защищает работодателя от штрафов и споров с работниками.

Ключевые разделы ПВТР, требующие дополнений

При актуализации Правил внутреннего трудового распорядка в связи с внедрением ЭТК, необходимо обратить внимание на следующие разделы:

Раздел «Прием на работу»

Здесь следует прописать алгоритм действий при приеме сотрудника, у которого нет бумажной трудовой книжки или который отказался от ее ведения.
Пример формулировки для ПВТР:
> «При приеме на работу работник обязан предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из СФР), если он ранее уже работал.
> * Если работник впервые поступает на работу, трудовая книжка (бумажная) ему не оформляется, сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде.
> * Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель принимает только сведения о трудовой деятельности в электронном виде и не вносит записи в бумажный документ, даже если он предоставлен».

Раздел «Ведение трудовых книжек и передача сведений»

Это самый важный раздел. Необходимо четко разграничить работу с бумажным носителем (для тех, кто сохранил этот формат) и электронным реестром.
Что обязательно указать:

• Сроки передачи данных: Работодатель обязан передавать сведения в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа (о приеме, увольнении, переводе). Примечание: законодательство может меняться, актуальные сроки стоит проверять на дату чтения статьи, но механизм должен быть описан.
• Ответственные лица: Указать, кто именно в организации отвечает за формирование и отправку отчетов (например, специалист отдела кадров или бухгалтер).
• Порядок выдачи сведений работнику: Описать, как работник может получить копию сведений о своей трудовой деятельности (по письменному заявлению или в электронном виде через портал Госуслуг/СФР).

Пример текста для вставки в ПВТР:
> «Работодатель ведет сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде и передает их в Социальный фонд России в установленные законодательством сроки.
> По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней предоставить работнику копию (выписку) сведений о его трудовой деятельности, оформленную в установленном порядке.
> Для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку, записи в нее вносятся в соответствии с действующим законодательством, параллельно с формированием электронной записи».

Раздел «Увольнение»

Процедура увольнения теперь неразрывно связана с выдачей сведений о трудовой деятельности.

Необходимые пункты:

• В день увольнения работнику выдаются (или направляются) сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
• Если работник выбрал электронную трудовую, бумажная книжка ему на руки не выдается (она хранится у работодателя), а выдается только справка/выписка.
• Порядок подтверждения факта получения работником сведений о трудовой деятельности (подпись в журнале или на копии документа).

> Важно: С 2021 года новым сотрудникам бумажные трудовые книжки не заводятся. В ПВТР должно быть отражено, что для таких сотрудников единственным документом, подтверждающим стаж, является выписка из электронного реестра.

Образец формулировок для включения в ПВТР

Ниже приведен готовый блок текста, который можно адаптировать и включить в раздел «Документооборот и трудовые книжки» ваших Правил:

Статья X. Особенности ведения сведений о трудовой деятельности

В Обществе формирование сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

При приеме на работу:

• У работников, поступивших на работу впервые после , бумажная трудовая книжка не оформляется.
• У работников, подавших заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, записи в бумажный документ не вносятся.
• Работодатель обязан запросить у поступающего работника сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или аналогичная) для внесения информации в базу данных.

Передача сведений в Социальный фонд России осуществляется уполномоченным специалистом в сроки, установленные законодательством РФ.

При увольнении работнику в обязательном порядке предоставляются сведения о трудовой деятельности за весь период работы у данного работодателя. Факт предоставления фиксируется подписью работника в личной карточке или журнале учета выдачи документов.

Порядок внесения изменений в ПВТР

Просто добавить текст в документ недостаточно. Чтобы изменения вступили в силу, необходимо соблюсти процедуру, установленную ст. 190 и ст. 74 ТК РФ:

Разработка проекта: Кадровая служба или юрист готовят новую редакцию ПВТР или дополнительное соглашение к ним.
Учет мнения представительного органа работников: Если в организации есть профсоюз, его мнение должно быть учтено (ст. 190 ТК РФ).
Ознакомление: Все действующие работники должны быть ознакомлены с изменениями под роспись.

• Нюанс для дистанционных работников: Для них порядок ознакомления может быть электронным (через усиленную квалифицированную электронную подпись или через систему электронного документооборота, если это предусмотрено трудовым договором).

Издание приказа: Руководитель организации издает приказ «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка», где утверждает новую редакцию и дату вступления в силу.

Частые ошибки работодателей

• Отсутствие упоминания ЭТК в ПВТР: Многие полагаются только на отдельные приказы. Это риск, так как ПВТР — базовый документ.
• Неверные сроки: В правилах могут быть прописаны старые сроки (например, до 15 числа), тогда как законодательство требует сдачи отчетов до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
• Игнорирование дистанционных работников: Не прописан механизм, как удаленный сотрудник получает выписку СТД-Р или знакомится с правилами.

Включение положений об электронных трудовых книжках в Правила внутреннего трудового распорядка, это не просто формальность, а необходимость для легитимности кадровых процессов. Четкие формулировки в ПВТР помогут избежать конфликтов с работниками, которые могут не понимать разницы между бумажным и электронным форматом, и защитят компанию от претензий контролирующих органов.

Помните, что локальные нормативные акты должны соответствовать актуальной версии Трудового кодекса РФ. Регулярно проверяйте обновления законодательства, так как требования к форматам передачи данных и срокам могут корректироваться.