В современной практике ведения трудовых отношений составление актов является неотъемлемой частью документооборота. Акт — это официальный документ, фиксирующий факты, события или обстоятельства, имеющие значение для трудовых отношений. Он может использоваться как доказательная база при разрешении споров, применении дисциплинарных взысканий или других юридических процедурах.
—
Зачем нужен акт в трудовых отношениях?
Акты составляются для:
- Фиксации нарушений трудовой дисциплины (например, прогул, невыполнение обязанностей, опоздание).
- Подтверждения выполнения работ или оказания услуг (акт выполненных работ, акт приемки-передачи).
- Регистрации важных событий (акт о несчастном случае на производстве, акт о списании материальных ценностей).
- Доказательной базы при судебных разбирательствах (например, при увольнении за прогул).
Согласно статье 135 ТК РФ, локальные нормативные акты (ЛНА) должны соответствовать трудовому законодательству. К обязательным ЛНА относятся:
- Положение об оплате труда;
- Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
- Правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
- Документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).
К необязательным ЛНА могут относиться акты, регулирующие отдельные области трудовой деятельности, например:
- Положение о командировках;
- Положение о корпоративной мобильной связи;
- Положение об испытательном сроке.
—
Виды актов в трудовых отношениях
Акт об отсутствии на рабочем месте (прогул)
Такой акт составляется, если сотрудник не явился на работу без уважительной причины. Он необходим для применения дисциплинарного взыскания или увольнения. В дальнейшем этот документ может быть использован в суде как доказательство прогула.
Кто участвует в составлении акта:
- Начальник отдела кадров (контролирует правильность оформления);
- Непосредственный начальник виновного сотрудника (следит за соблюдением трудовой дисциплины);
- Свидетели происшествия (работники, присутствовавшие при инциденте).
Структура акта:
- Вводная часть: «Мы, нижеподписавшиеся (указываются должности, ФИО), составили настоящий акт о том, что…»;
- Описание события (дата, время, обстоятельства отсутствия);
- Подписи участников.
Акт выполненных работ / оказанных услуг
Используется для подтверждения факта выполнения работ или оказания услуг. Может применяться при сдаче-приемке работ, списании материалов или расчетах с подрядчиками.
Обязательные реквизиты:
- Наименование документа (например, «Акт выполненных работ»);
- Дата составления;
- Сведения о сторонах (заказчик, исполнитель);
- Описание выполненных работ / оказанных услуг;
- Подписи ответственных лиц.
Акт о несчастном случае на производстве
Составляется при возникновении травмы или профессионального заболевания. Необходим для расследования инцидента и предоставления в органы Роструда.
—
Как правильно составить акт?
Обязательные реквизиты акта
Независимо от типа акта, он должен содержать следующие элементы:
- Наименование документа (например, «Акт о невыполнении трудовых обязанностей», «Акт приемки-передачи выполненных работ»);
- Дата составления (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ);
- Место составления (наименование организации);
- Сведения о лицах, участвовавших в составлении (ФИО, должности);
- Описание события (факт, обстоятельства, доказательства);
Требования к оформлению
Акт должен быть:
- Объективным (излагать только проверенные факты);
- Полным (включать все необходимые сведения);
- Правильно оформленным (с указанием всех реквизитов).
Пример формулировки:
«Мы, нижеподписавшиеся, в лице начальника отдела кадров Иванова И.И. и начальника отдела продаж Петрова П.П., составили настоящий акт о том, что г. в 10:00 сотрудник Сидоров С.С. не явился на рабочее место без уважительной причины, что подтверждается системой электронного контроля.»
—
Юридическая сила акта
Акт имеет юридическую силу, если:
- Составлен в соответствии с требованиями ТК РФ;
- Подписан уполномоченными лицами;
- Содержит достоверные сведения;
- Не противоречит действующему законодательству.
В случае судебного разбирательства акт может быть использован как:
- Доказательство факта нарушения;
- Основание для применения дисциплинарного взыскания;
- Подтверждение выполнения работ / оказания услуг.
—
Частые ошибки при составлении актов
На что обратить внимание, чтобы избежать ошибок:
- Отсутствие подписей (акт без подписей не имеет юридической силы);
- Неполные сведения (например, отсутствие времени или места события);
- Несоответствие фактам (указание недостоверной информации);
- Нарушение порядка оформления (отсутствие необходимых реквизитов).
—
Примеры актов
Пример 1. Акт об отсутствии на рабочем месте
АКТ № 15 от
О факте отсутствия на рабочем месте
г. Москва
Мы, нижеподписавшиеся:
- Иванов Иван Иванович – начальник отдела кадров;
- Петров Петр Петрович – начальник отдела продаж;
- Сидорова Анна Сергеевна – свидетель.
составили настоящий акт о том, что г. в период с 09:00 до 18:00 сотрудник Сидоров Сергей Сергеевич не явился на рабочее место без уважительной причины, что подтверждается системой электронного контроля.
Подписи:
- Иванов И.И. ___________
- Петров П.П. ___________
- Сидорова А.С; ___________
Пример 2. Акт выполненных работ
АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ № 10 от
О выполнении ремонтных работ
г. Москва
Заказчик: ООО «РемСтрой»
Исполнитель: ООО «СтройМастер»
Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что г. выполнены следующие работы:
- Ремонт кровли на площади 50 кв.м.;
- Установка водостоков;
- Покраска фасада.
Стоимость работ: 150 000 руб.
Подписи:
- От Заказчика: Иванов И.И. ___________
- От Исполнителя: Петров П.П. ___________
—
Составление актов в трудовых отношениях — это важный процесс, требующий внимательности и соблюдения законодательных норм. Правильно оформленный акт защищает права как работника, так и работодателя, а также служит доказательной базой в спорных ситуациях.
Помните:
- Акт должен быть объективным и достоверным;
- Все реквизиты должны быть указаны корректно;
- Подписи участников — обязательное условие;
- Акт должен соответствовать трудовому законодательству.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете грамотно составлять акты и избегать ошибок в документообороте.
—
Дополнительные материалы:
- Скачать образец акта об отсутствии на рабочем месте
- Скачать образец акта выполненных работ
- Трудовой кодекс РФ (актуальная редакция)