Тема организации трудовых книжек «в алфавитном порядке» часто вызывает вопросы у кадровиков и бухгалтеров. На самом деле‚ это не отдельное правило‚ а часть общей системы ведения и хранения этих документов‚ регламентированной приказом Минтруда России.

Что значит «в алфавитном порядке»?

В контексте учета трудовых книжек «алфавитный порядок» обычно относится к двум ключевым практикам:

• Хранение физических бланков в архиве или кадровом шкафу. Трудовые книжки (особенно недействующие‚ но хранимые по закону 75 лет) сортируются по фамилиям работников в соответствии с алфавитом (А‚ Б‚ В…). Это обеспечивает быстрый и удобный поиск.
• Ведение регистрационных журналов. Книга учета движения трудовых книжек и книга учета бланков трудовой книжки должны вестись системно. Хотя приказ не предписывает строго сортировать записи в этих книгах по алфавиту‚ такая практика является профессиональным стандартом для минимизации ошибок и упрощения контроля.

Новые правила: что важно помнить с 2021 года

Очень важно: Приказ Минтруда России от № 320н утвердил новые формы и правила уже действуют. Не нужно ждать появления новых бланков на рынке или отдельной инструкции. Существующие трудовые книжки старого образца продолжают использоваться‚ а новые правила применяются к их ведению с момента вступления приказа в силу.

Ключевые изменения‚ которые касаются порядка учета:

1. Единая форма. Утвержден новый стандартный бланк (форма Т-2 и Т-2с для работодателей). Старые бланки‚ выпущенные до 2021 года‚ можно использовать до их исчерпания.
2. Обязательность бумажного носителя для регистров. Приказ прямо указывает: «Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе». Электронные аналоги для этих двух конкретных документов не предусмотрены. Это означает‚ что алфавитная сортировка и аккуратное ведение этих бумажных журналов остаются обязательными.
3. Строгий учет бланков. Учет каждого бланка (даже неиспользованного) теперь требуется вести отдельно. Каждый бланк имеет уникальный номер‚ и его движение (выдача сотруднику‚ списание‚ возврат) фиксируется.

Практические шаги для кадровика: как навести порядок

Чтобы организовать учет трудовых книжек в алфавитном порядке и соответствовать новым требованиям‚ выполните следующий чек-лист:

Проверьте и приведите в порядок существующие архивы.

• Отделите действующие трудовые книжки (хранятся у работника или у работодателя при увольнении до выдачи) от недействующих (на хранении у работодателя).
• Недействующие книжки (уволенных сотрудников) отсортируйте по алфавиту фамилий. Убедитесь‚ что к каждой книжке есть соответствующая запись в Книге учета движения трудовых книжек.

Обеспечьте правильное ведение двух ключевых журналов.

Оба журнала должны быть пронумерованы‚ прошнурованы и опечатаны.

• Книга учета движения трудовых книжек (форма Т-4). Фиксирует каждую выдачу книжки сотруднику (при приеме на работу)‚ её возврат (при увольнении)‚ передачу в архив. Записи лучше вести в хронологическом порядке‚ но для удобства поиска можно использовать алфавитный указатель на отдельном листе.
• Книга учета бланков трудовой книжки. Учитывает каждый пустой бланк (новый или старый образца): номер‚ дата получения от поставщика‚ дата и кому выдан (на какую запись)‚ остаток. Этот журнал — основа для контроля и инвентаризации.

Организуйте хранение неиспользованных бланков.

Неиспользованные бланки (как нового‚ так и старого образца) — это документы строгой отчетности. Они должны храниться в сейфе или отдельном закрытом шкафу‚ доступ к которому ограничен. Их учет ведется в той же Книге учета бланков. Рекомендуется сортировать бланки по номерам или датам поступления‚ что также облегчает работу.

Проведите инвентаризацию.

Регулярно (например‚ раз в год) сверяйте данные ваших бумажных журналов с фактическим наличием: действующих книжек у сотрудников (по запросам)‚ книжек в архиве и бланков на складе. Это поможет выявить расхождения и избежать проблем при проверках.

Частые ошибки‚ которых стоит избегать

• Хранение только электронных таблиц. Это не заменяет обязательные бумажные журналы учета.
• Смешивание бланков старого и нового образцов без отметки. В журнале учета бланков должна быть четкая графа «Образец бланка (старый/новый)».
• Отсутствие записи о списании испорченного бланка. Любой списанный бланк (из-за ошибки печати‚ порчи) должен быть аккуратно изъят‚ уничтожен (с оформлением акта) и соответствующая запись сделана в Книге учета бланков.
• Потеря связи между записью в трудовой книжке и записью в журнале движения. Каждое событие (прием‚ перевод‚ увольнение) фиксируется и в самой книжке‚ и в журнале движения. Номера записей должны совпадать.

«Трудовые книжки в алфавитном порядке» — это‚ по сути‚ профессиональный подход к организации документооборота‚ который напрямую вытекает из требований закона о ведении строгих бумажных журналов учета. Сосредоточьтесь на безупречном ведении двух ключевых книг, учета движения и учета бланков — и системном хранении архивных материалов. Это гарантирует порядок‚ упростит работу кадрового подразделения и защитит организацию от претензий со стороны контролирующих органов.

Примечание: Статья подготовлена на основе анализа текста‚ содержащего информацию о нововведениях в сфере ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н) и практических рекомендациях. Упоминания о компании «Brennstoffe Hepp GmbH» не имеют отношения к теме и проигнорированы.