В этой статье мы подробно разберем‚ что делать кадровику‚ если соискатель пришел с бумажным документом‚ как проверить его легитивность и нужно ли теперь вносить туда записи.
Главный принцип 2026 года: Электронная форма, приоритет
Самое главное‚ что нужно помнить работодателю в 2026 году: бумажная трудовая книжка больше не является основным документом. С 1 января 2021 года для всех новых сотрудников (тех‚ кто впервые устраивается на работу) бумажные книжки не оформляются вообще. Вся информация о их стаже ведется исключительно в электронном виде.
Если же новый сотрудник принес бумажную трудовую‚ это означает одно из двух:
- Он уже имел трудовой стаж до 2021 года.
- Он ранее выбрал способ ведения трудовой в бумажном виде (до конца 2020 года).
Алгоритм действий при приеме сотрудника с бумажной ТК
Если кандидат на вакантную должность предоставил бумажную трудовую книжку‚ специалист по кадрам должен действовать по следующему алгоритму:
Проверка наличия «закрывающей» записи
Это критически важный этап. Специалист по кадрам обязан запросить бумажную трудовую книжку и внимательно проверить последнюю запись. В ней обязательно должна стоять запись об увольнении с предыдущего места работы.
Если последней записью является «принят на работу»‚ а записи об увольнении нет‚ это нарушение. Принимать такую книжку без разъяснений нельзя. Сотрудник должен предоставить справку с предыдущего места работы или выписку из СФР (Социального фонда России)‚ подтверждающую прекращение трудовых отношений.
Выяснение формы ведения трудовой
При приеме на работу вы должны узнать‚ подавал ли сотрудник ранее заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). Здесь возможны два сценария:
- Сценарий А: Сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК.
В этом случае бумажная трудовая книжка выдается ему на руки. Работодатель не имеет права вносить в нее новые записи. Вся информация о приеме на работу передается только в электронном виде в СФР. Возврат к ведению бумажной версии в этом случае не предусмотрен. - Сценарий Б: Сотрудник НЕ подавал заявление о переходе (оставил бумажную);
Если работник сохранил право на бумажную ТК‚ работодатель обязан продолжать вести ее наравне с электронной. В этом случае в бумажный документ вносятся все стандартные записи: о приеме‚ переводах и увольнении;
Нужно ли заводить бумажную трудовую новичкам?
Частый вопрос: что делать‚ если сотрудник устраивается на работу впервые в жизни (после 1 января 2021 года)?
Ответ однозначный: оформлять бумажную трудовую книжку для него не нужно.
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ‚ для лиц‚ впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года‚ трудовая книжка ведется только в электронном виде. Никаких бумажных бланков для них покупать и заполнять не требуется.
Типичные ошибки работодателей в 2026 году
Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией‚ избегайте следующих ошибок:
- Внесение записи без проверки статуса ЭТК. Если сотрудник ранее подал заявление на «цифру»‚ а вы внесли запись в бумажную книжку‚ эта запись будет считаться незаконной.
- Отказ в приеме бумажной ТК. Если сотрудник сохранил бумажную форму‚ вы не имеете права отказать в приеме документа или требовать от сотрудника обязательного перехода на электронную версию прямо сейчас.
- Игнорирование отсутствия записи об увольнении. Прием книжки‚ где открыт предыдущий период работы‚ создает риск двойного трудоустройства и проблем с начислением страховых взносов.
Что делать‚ если в бумажной книжке ошибка?
Если при проверке принесенной трудовой книжки вы обнаружили ошибку‚ сделанную предыдущим работодателем‚ исправлять ее самостоятельно запрещено. Вы должны направить сотрудника к предыдущему работодателю для внесения исправлений. Если организация ликвидирована‚ исправления вносятся текущим работодателем только на основании архивных документов‚ но это сложная процедура‚ требующая осторожности.
Также стоит помнить‚ что если работник потерял бумажную трудовую‚ восстановлению она не подлежит. Стаж подтверждается выписками из СФР и архивными справками‚ а новая бумажная книжка не заводится, ведется только электронная.
Резюме для кадровика
В 2026 году бумажная трудовая книжка «жива»‚ но только как дополнение к электронной базе данных или как исторический документ для тех‚ кто не перешел на «цифру».
Краткий чек-лист:
- Принесли бумажную? Проверь запись об увольнении.
- Узнай‚ подавал ли человек заявление на ЭТК.
- Если «Да» на ЭТК — бумажную отдаем на руки‚ запись не вносим.
- Если «Нет» на ЭТК — вносим запись и в бумагу‚ и в электронную базу.
- Новичок без стажа? Бумажную не заводим‚ только электронная.
Соблюдение этих правил поможет вам оформить нового сотрудника юридически грамотно и избежать штрафов в условиях актуального законодательства 2026 года.