Ситуация, когда сотрудник после получения трудовой книжки на руки просто исчезает и перестает выходить на связь, является одной из самых стрессовых для работодателя. Однако в 2026 году, с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и актуального законодательства РФ, алгоритм действий стал более четким, хотя и требует строгого соблюдения процедур.

Самое главное помнить, что отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины более 4 часов подряд или в течение всей смены считается прогулом. Но просто уволить «за прогул» в один день нельзя — это прямой путь к восстановлению сотрудника через суд с выплатой компенсации.

Электронная трудовая книжка: где она сейчас?

В 2026 году бумажные трудовые книжки выдаются на руки только тем сотрудникам, кто подал письменное заявление о ведении трудовой в бумажном виде до конца 2020 года, либо по их просьбе при увольнении (если они ранее выбрали бумажный формат). У большинства сотрудников сведения хранятся исключительно в цифровом виде в Социальном фонде России (СФР).

• Если сотрудник выбрал ЭТК: Физически забирать ему нечего. При увольнении вы обязаны были передать ему форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности). Если он забрал этот документ и пропал — это не меняет факта увольнения. Данные уже отправлены в СФР.
• Если у сотрудника бумажная трудовая: Запись о приеме на работу в ней уже сделана. Если он забрал книжку до оформления увольнения или в день увольнения, но не подписал приказ, ситуация требует документального фиксирования.

Алгоритм действий: от первого дня отсутствия до увольнения

Невероятно важно соблюдать хронологию действий. Любое нарушение сроков или порядка может быть расценено как незаконное увольнение.

Шаг 1: Фиксация отсутствия (День 1)

В табеле учета рабочего времени сразу ставится код «НН» (неявка по невыясненным причинам). Не ставьте «П» (прогул) до получения объяснений.

• Составьте Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Документ подписывается руководителем и минимум двумя свидетелями (коллегами).
• Попытайтесь связаться с сотрудником по телефону, мессенджерам, электронной почте. Сохраняйте скриншоты переписок и логи звонков, это доказательства попыток выяснить причину.

Шаг 2: Требование объяснений (Дни 2–4)

Согласно ст. 193 ТК РФ, работодатель обязан затребовать письменное объяснение. Поскольку сотрудник отсутствует:

1. Направьте телеграмму с уведомлением о вручении по адресу регистрации (прописки) и фактического проживания (если известен).
2. В телеграмме укажите: «Явиться для дачи объяснений по поводу отсутствия на работе с [дата] по [дата]». Также можно отправить требование почтовым отправлением с описью вложения.
3. Ждите ответа два рабочих дня с момента получения телеграммы (или с даты, когда она считалась доставленной по почтовым правилам).

Шаг 3: Оформление прогула (После истечения 2 дней)

Если сотрудник не вернулся и не предоставил объяснений:

• Составьте Акт об отказе дать объяснения (так как он не явился).
• Создайте комиссию или привлеките свидетелей для подтверждения факта прогула.
• Измените код в табеле с «НН» на «П» (прогул) с даты первого отсутствия.

Процедура увольнения за прогул

Уволить сотрудника можно только после того, как истекли сроки для предоставления объяснений. Издание приказа об увольнении задним числом запрещено.

Порядок оформления приказа:

1. Издайте приказ об увольнении по п. 6 «а» ч. 1 ст. 81 ТК РФ (прогул).
2. В графе «Ознакомлен» сделайте запись: «Сотрудник отсутствует, ознакомить не представляется возможным».
3. Сделайте запись в трудовой книжке (если она велась в бумажном виде и находится у вас, или если сотрудник ее вернул). Если книжка у сотрудника на руках — запись в нее вносит сам сотрудник (теоретически), но на практике работодатель делает запись в свой экземпляр (если велся) или фиксирует факт выдачи.
4. Важно: Если бумажная трудовая книжка осталась у работодателя (сотрудник забрал ее раньше или не забрал), вы обязаны выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку почтой.

Особый случай: Сотрудник забрал трудовую и пропал ДО увольнения

Если ситуация произошла так, что сотрудник каким-то образом получил трудовую книжку на руки (например, по заявлению на выдачу копии или оригинала для соцзащиты) и после этого перестал ходить на работу:

Это не меняет процедуру увольнения за прогул. Наличие трудовой книжки на руках у сотрудника не означает, что он уволен. Трудовые отношения прекращаются только приказом работодателя.

• Факт нахождения трудовой книжки у сотрудника нужно зафиксировать в акте (если есть свидетели выдачи) или найти его заявление на выдачу.
• При увольнении в трудовой книжке (которая у него) запись должен сделать он сам? Нет. Работодатель обязан внести запись. Если сотрудник не возвращает книжку, работодатель вносит запись в свой локальный архив (карточку Т-2) и формирует отчет в СФР.
• В отчете для СФР (форма ЕФС-1) указывается основание увольнения. Электронная часть обновится автоматически после сдачи отчета.

Расчет и выдача документов

Даже если сотрудник не появляется, вы обязаны:

• Начислить и выплатить зарплату за отработанные дни.
• Компенсацию за неиспользованный отпуск.
• Выдать справку 2-НДФЛ и сведения по страховым взносам.

Так как получить подпись сотрудника на ведомостях невозможно, сумма депонируется (если деньги не были переведены на карту). Если зарплата выплачивается на карту, деньги будут перечислены в обычном порядке (если счет не закрыт).

Что делать с бумажной трудовой, если она у вас, а сотрудник пропал?
Отправьте уведомление почтой (заказным письмом с описью) по адресу регистрации с просьбой явиться за трудовой или дать согласие на отправку почтой. Если в течение 30 рабочих дней ответа нет, трудовую можно отправить почтой заказным письмом с уведомлением. Квитанцию об отправке и опись храните 50 лет (или 75 лет, в зависимости от даты создания документа, но лучше ориентироваться на максимальный срок).

Резюме

Ситуация «сотрудник забрал трудовую и не вернулся» решается через процедуру увольнения за прогул. Ключевые моменты успеха:

1. Ничего не придумывать задним числом.
2. Зафиксировать отсутствие актами в первый же день.
3. Отправить телеграмму с требованием явиться для дачи объяснений.
4. Выждать 2 рабочих дня.
5. Издать приказ об увольнении и сдать отчетность в Социальный фонд.

Соблюдение этих шагов защитит компанию от судебных исков о восстановлении на работе и выплате компенсаций за вынужденный прогул.