В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала стандартом делового оборота․ Для работодателей критически важно понимать алгоритм действий при найме сотрудников, которые выбрали цифровой формат учета стажа․ Ошибки в этот момент могут привести к штрафам и проблемам с передачей данных в Социальный фонд России (СФР)․ Данная статья подробно описывает процедуру приема, необходимые документы и отчетность․
Как определить, что у кандидата электронная трудовая книжка?
Первый вопрос, который возникает у кадровика: как убедиться в статусе трудовой книжки кандидата? Сотрудник, перешедший на ЭТК, не может предъявить бумажный документ для внесения новой записи, так как он уже сдал его предыдущему работодателю․
При приеме на работу от такого сотрудника необходимо запросить следующие документы:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- Справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР)․
Именно форма СТД-Р (выданная предыдущим работодателем) или СТД-СФР (полученная через Госуслуги, МФЦ или клиентскую службу СФР) является подтверждением того, что работник отказался от бумажной книжки․ В этой справке содержится вся информация о местах работы, должностях, датах приема и увольнения, а также основаниях прекращения трудовых отношений․
Алгоритм действий работодателя при приеме
Процесс оформления сотрудника с ЭТК имеет свои особенности․ Главное правило: возврат к бумажному варианту ведения трудовой книжки для этого сотрудника уже невозможен․
Шаг 1․ Проверка документов
Убедитесь, что предоставленная справка СТД-Р или СТД-СФР актуальна и содержит данные о предыдущих местах работы․ Если сотрудник ранее нигде не работал и впервые трудоустраивается после 2020 года, бумажная трудовая ему не заводилась, и предоставлять нечего, достаточно заявления о выборе электронной формы․
Шаг 2․ Издание приказа и заключение договора
Оформите трудовой договор и издайте приказ о приеме на работу в стандартном порядке․ Даты в документах должны быть актуальными․
Шаг 3․ Подготовка отчета ЕФС-1
Для работодателя электронная трудовая книжка — это, по сути, отчетность․ Вы обязаны передать сведения о приеме сотрудника в Социальный фонд России․
Срок подачи: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или подписания трудового договора․
Форма отчета: ЕФС-1 (подраздел 1․1);
Важно: В 2026 году соблюдение сроков критично․ Опоздание даже на один день может повлечь административную ответственность․
Ситуация: Сотрудник подает заявление о переходе на ЭТК у вас впервые
Существует категория работников, которые до недавнего времени не подавали заявления о выборе формы трудовой книжки (например, те, кто не работал по найму после 2020 года или просто не успел)․ Согласно законодательству, они могут сделать это в любое время, подав письменное заявление работодателю по основному месту работы․
Если действующий или новый сотрудник приносит заявление о переходе на электронную трудовую:
- Вы обязаны внести запись о подаче такого заявления в его бумажную трудовую книжку․
- В течение 3 дней с даты подачи заявления вы должны выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки․
- После выдачи бумажного документа работодатель больше не несет ответственности за его хранение и ведение․
- С этого момента все сведения о трудовой деятельности сотрудника передаются только в электронном виде через отчет ЕФС-1․
Где хранить данные и как контролировать?
Вся информация о трудовом пути гражданина аккумулируется в базе данных СФР․ Работодатель не ведет никаких локальных баз данных ЭТК, кроме архива собственных отчетов ЕФС-1․
Сотрудник в любой момент может проверить корректность внесенных вами данных:
- Через портал Госуслуг;
- В личном кабинете на сайте СФР;
- Запросив выписку СТД-СФР в МФЦ или отделении фонда․
Частые ошибки и важные напоминания
Чтобы избежать проблем с проверяющими органами, обратите внимание на следующие моменты:
- Не требуйте бумажную трудовую у сотрудника, который предоставил справку СТД-Р/СТД-СФР․ Ее у него просто нет (она хранится у него дома)․
- Не затягивайте с отчетом․ Правило «следующего рабочего дня» для приема и увольнения строго соблюдается․
- Ответственное лицо․ В организации должен быть определен сотрудник, ответственный за формирование и отправку отчета ЕФС-1 и работу с электронными трудовыми․
- История до 2020 года․ По заявлению работника вы обязаны предоставлять ему справки о работе за периоды до 2020 года, если такая информация есть в ваших архивах, так как в СФР она могла быть передана не в полном объеме․
Прием работника с электронной трудовой книжкой в 2026 году — это отлаженный процесс, требующий внимательности к срокам и правильному выбору формы отчетности․ Ключевые документы для старта работы с таким сотрудником — это паспорт, СНИЛС и справка о трудовой деятельности (СТД)․ Своевременная подача формы ЕФС-1 гарантирует легитемность стажа вашего сотрудника и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов․