В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий при приеме на работу сотрудников‚ перешедших на электронный формат‚ способы проверки их стажа и юридические нюансы‚ актуальные на текущую дату.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа‚ содержащий всю информацию о трудовой деятельности гражданина. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период‚ и бумажные книжки уходят в прошлое как основной документ для фиксации стажа.
Ключевые сведения‚ содержащиеся в ЭТК:
- Личные данные работника: ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС.
- Сведения об образовании: профессии‚ специальности‚ квалификации.
- История трудоустройства: наименования работодателей‚ даты приема‚ перевода‚ приостановления и увольнения.
- Основания изменений: ссылки на приказы и распоряжения.
Главное преимущество электронного формата, исключение риска потери сведений о стаже и мгновенная доступность данных для государственных органов и самого работника.
Алгоритм приема сотрудника с ЭТК
Процесс приема на работу гражданина‚ который ведет электронную трудовую книжку‚ имеет свои особенности. Кадровик не имеет права требовать предъявления бумажной трудовой книжки‚ если сотрудник официально перешел на ЭТК или устраивается на работу впервые.
Шаг 1. Запрос информации о трудовой деятельности
При приеме на работу сотрудник должен предоставить сведения о своей трудовой деятельности. Поскольку бумажного документа может не быть‚ работник предоставляет эти данные одним из следующих способов:
- Выписка из электронной трудовой книжки‚ сформированная через портал Госуслуги (самый быстрый и надежный способ).
- Справка от предыдущего работодателя (форма СТД-Р)‚ если увольнение произошло недавно и данные еще не успели обновиться в базе Социального фонда России (СФР).
- Бумажная копия электронной трудовой‚ заверенная предыдущим работодателем.
Важно: Работодатель обязан проверить актуальность предоставленных данных. Если сотрудник утверждает‚ что перешел на ЭТК‚ но не может предоставить выписку‚ работодатель вправе запросить проверку через системы межведомственного электронного взаимодействия (при наличии технической возможности) или настоять на получении выписки с Госуслуг в день приема.
Шаг 2. Оформление трудового договора
В трудовом договоре‚ как и ранее‚ указываются должность‚ дата приема и условия труда. Однако‚ в графе или разделе‚ касающемся документов‚ предоставляемых при приеме‚ делается отметка о том‚ что трудовая деятельность ведется в электронном виде. Бумажная трудовая книжка в личное дело не подшивается‚ так как она либо отсутствует‚ либо хранится у работника как исторический документ (если он не писал заявление об отказе от нее ранее).
Шаг 3. Регистрация в системе и подача отчетности
После издания приказа о приеме на работу‚ кадровая служба обязана в срок не позднее следующего рабочего дня передать сведения в Социальный фонд России (СФР).
Для этого используется форма ЕФС-1 (ранее известная как СЗВ-ТД). В разделе о приеме на работу указываются:
- Дата приема.
- Должность и структурное подразделение.
- Код выполняемой функции (по справочнику).
- Условия работы (например‚ вредность‚ если есть).
После успешной отправки формы ЕФС-1 запись о приеме появляется в электронной трудовой книжке работника автоматически.
Особые ситуации и частые вопросы
Сотрудник «думал»‚ что он на ЭТК
Часто встречается ситуация‚ когда соискатель уверен‚ что с 2020 года автоматически перешел на электронную книжку‚ но фактически его данные могут быть не обновлены или он не подавал заявление о выборе формата. В этом случае работодатель должен действовать осторожно:
- Если у человека есть бумажная трудовая и он не писал заявления о переходе на ЭТК‚ он все еще считается владельцем бумажного документа.
- Однако‚ с учетом завершения переходного периода в 2026 году‚ такие случаи становятся редкостью. Большинство граждан уже определились с форматом.
- Если работник хочет перейти на ЭТК именно при приеме к вам‚ он должен подать соответствующее заявление. Но помните: переход возможен‚ только если у него есть бумажная книжка‚ от которой он отказывается.
Можно ли требовать бумажную книжку?
Категорически нет. Кадровик не имеет права требовать бумажную трудовую книжку у лиц‚ перешедших на ЭТК‚ или у тех‚ кто впервые устраивается на работу (с 2020 года бумажные новым сотрудникам не заводятся). Требование бумажного документа в таких случаях является нарушением трудового законодательства.
Как подтвердить стаж без бумажной книжки?
Единственным легитимным подтверждением стажа для таких работников является выписка из информационной системы СФР. Данные в ней имеют ту же юридическую силу‚ что и записи в бумажной книжке‚ заверенные печатью.
Ответственность и сроки
Нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек или несвоевременная подача формы ЕФС-1 влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут быть наложены как на должностных лиц‚ так и на организацию.
Ключевые даты для запоминания в 2026 году:
- Срок подачи сведений о приеме/увольнении: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- Срок подачи сведений о переводах: не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем перевода.
Прием работника с электронной трудовой книжкой в 2026 году — это отлаженный‚ полностью цифровой процесс. Главное для работодателя — не требовать лишних документов (бумажных книжек там‚ где их быть не должно) и строго соблюдать сроки передачи данных в СФР через форму ЕФС-1.
Электронный формат исключает риск потери стажа работником и упрощает кадровое делопроизводство‚ делая историю трудовой деятельности прозрачной и доступной в любой точке страны. Помните: наличие актуальной выписки из ЭТК и своевременная отчетность — залог безопасного и compliant найма.