В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным и привычным инструментом учета трудового стажа. Для кадровых специалистов и работодателей процесс приема сотрудника, перешедшего на цифровой формат, имеет свои важные особенности. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, правила проверки данных и юридические нюансы работы с ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка и чем она отличается от бумажной?

Электронная трудовая книжка — это цифровая база данных, содержащая сведения о трудовой деятельности работника. Она ведется в информационном ресурсе Социального фонда России (СФР). В отличие от бумажного аналога, ЭТК:

• Защищена от подделки: данные поступают напрямую от работодателя в СФР и храняться в защищенной системе.
• Доступна онлайн: сотрудник может в любой момент получить выписку через портал Госуслуг или в клиентских службах СФР.
• Не требует физического хранения: работодатель больше не несет ответственности за хранение бумажного бланка, если сотрудник выбрал электронный формат.

Алгоритм приема сотрудника с ЭТК

Процесс трудоустройства работника, который ведет трудовую деятельность в электронном виде, состоит из нескольких ключевых этапов.

Запрос сведений о трудовой деятельности

При приеме на работу работодатель обязан получить информацию о предыдущем стаже сотрудника. Поскольку бумажной книжки на руках у работника может не быть (она хранится у него дома или была сдана ранее), существуют следующие способы получения данных:

1. Через портал Госуслуг (самый быстрый способ): Сотрудник заходит в свой личный кабинет, открывает раздел «Мои заявления» или сервис заказа выписки СТД-Р (СТД-ПФР). Выбрав пункт «Переслать на e-mail», он указывает корпоративную почту работодателя. Документ приходит в защищенном виде, что исключает возможность подделки.
2. Бумажная выписка с предыдущего места работы: Сотрудник может предоставить форму СТД-Р, заверенную предыдущим работодателем.
3. Выписка из СФР: Сотрудник может заказать справку в клиентской службе фонда.

Проверка данных и внесение записи

Получив выписку, специалист по кадрам обязан внимательно изучить сведения о стаже. Это необходимо для правильного расчета отпускных, больничных и подтверждения квалификации.

Важно: На основании полученных данных вносится запись о приеме на работу в отчетность для СФР (форма ЕФС-1). Бумажная трудовая книжка в этом случае не заполняется, так как сотрудник от нее отказался.

Ситуация: У сотрудника есть бумажная трудовая книжка

Часто встречается ситуация, когда у нового сотрудника на руках есть бумажная трудовая книжка, но он хочет перейти на электронный формат. В 2026 году порядок действий таков:

• Если сотрудник ранее не писал заявление о выборе электронной трудовой, он должен сделать это сейчас. Работодатель обязан принять заявление о переходе на ЭТК.
• В бумажную трудовую книжку вносится последняя запись о приеме на работу в вашу организацию с указанием: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
• После внесения записи бумажная книжка выдается сотруднику на руки.
• С этого момента работодатель не обязан хранить бумажную книжку и не несет за нее ответственности. Ведение стажа продолжается только в электронном виде.

Особенности работы с удаленными сотрудниками

Цифровизация трудовых книжек значительно упростила дистанционное трудоустройство. Для оформления удаленного сотрудника:

1. Запросите скан или фото выписки из ЭТК (или бумажной трудовой, если переход еще не совершен).
2. Получите электронное заявление о выборе формы ведения трудовой (если применимо).
3. Передавайте отчетность в СФР в стандартные сроки.

Это позволяет нанимать специалистов из любого города без необходимости пересылки оригиналов документов почтой.

Частые вопросы работодателей

Нужно ли хранить бумажные трудовые книжки сотрудников, перешедших на ЭТК?

Нет. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую, работодатель вносит финальную запись в бумажный документ и возвращает его владельцу. Хранить такие книжки в архиве организации не требуется.

Что делать, если в выписке из ЭТК обнаружена ошибка?

Необходимо обратиться к работодателю, допустившему ошибку, для ее исправления. До устранения разногласий рекомендуется зафиксировать факт расхождения данных.

Может ли сотрудник вернуться к бумажной трудовой?

Согласно законодательству, выбор формы ведения трудовой (электронная или бумажная) является окончательным для тех, кто сделал выбор после 2020 года. Однако, если речь идет о совместителях или особых случаях, следует руководствоваться актуальными нормами ТК РФ на момент 2026 года. В большинстве случаев возврат к бумажному формату для уже перешедших на ЭТК невозможен.

Переход на электронные трудовые книжки — это шаг к прозрачности и удобству. Для работодателя это снижение рисков утери документов и упрощение кадрового делопроизводства. Главное помнить: при приеме сотрудника с ЭТК критически важно получить актуальную выписку из СФР или через Госуслуги, чтобы корректно отразить его трудовой путь и избежать ошибок в стаже.

Информация актуальна на май 2026 года. Следите за обновлениями законодательства и рекомендациями Социального фонда России.