Трудовая книжка, это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения его профессионального пути: прием на работу, переводы и увольнение. Устройство на работу молодого специалиста или молодого рабочего (служащего) имеет ряд существенных особенностей. Предлагаем подробный алгоритм действий нанимателя при приеме на работу недавних выпускников с учетом актуальных требований 2026 года.

Нормативная база: где прописан порядок заполнения?

Инструкция по заполнению трудовых книжек — это ключевой нормативный документ, в котором содержатся правила корректного внесения информации о самом специалисте и его трудовой истории. Подборка наиболее важных документов по запросу «Порядок заполнения трудовой книжки» включает в себя нормативно-правовые акты, формы и консультации экспертов.

Главный документ, регулирующий этот процесс сегодня:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минфина от № 320н (далее — Правила). Именно в них с закреплены основные требования и порядок заполнения.
• Новая форма трудовой книжки, которая применяется с 1 января 2023 года (утверждена тем же Приказом Минтруда № 320н).

Кто отвечает за корректное заполнение?

Трудовым законодательством определен общий порядок приема на работу новых сотрудников и пакет документов, предоставляемый соискателем. Однако ответственность за саму трудовую книжку несет работодатель.

В организации за корректное заполнение трудовых книжек отвечает сотрудник кадровой службы или иное лицо, назначенное приказом руководителя. Кадровик должен внимательно относиться к различным ситуациям и нюансам при заполнении, принимать взвешенные решения о необходимости или целесообразности внесения тех или иных записей. Ошибки в трудовой книжке могут дорого обойтись как работнику, так и работодателю.

Особенности работы с молодыми специалистами в 2026 году

Главное нововведение последних лет, которое актуально и в 2026 году, касается лиц, впервые поступающих на работу. Согласно ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ:

Для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется!

Это означает, что если ваш молодой специалист устраивается на свою первую работу в жизни, вы не должны оформлять ему бумажную трудовую книжку. Вся информация о его стаже будет вестись исключительно в электронном виде (ЕФС-1). Напомним, что с 7 марта россияне могут обращаться в Пенсионный фонд РФ (ныне СФР), чтобы включить в электронные трудовые книжки информацию обо всем стаже, что делает цифровую историю еще более полной.

Алгоритм действий нанимателя при приеме выпускника

Если молодой специалист уже имел опыт работы (например, работал по гражданско-правовому договору или в студенческие годы) и у него есть бумажная трудовая книжка, либо если он настаивает на ее ведении (для тех, кто начал работать до 2021 года и сохранил право выбора), кадровику предстоит ее заполнить.

Шаг 1. Прием документа

При поступлении на работу работник предоставляет трудовую книжку. Ее наличие фиксируется в Книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее. В этом журнале указываются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные новые бланки и вкладыши.

Шаг 2. Заполнение титульного листа

Титульный лист, содержащий сведения о работнике, необходимо заполнять:

1. При первичном оформлении бумажной трудовой книжки (если работник изъявил желание ее завести, несмотря на электронный формат).
2. При выдаче дубликата.
3. При выдаче вкладыша в трудовую книжку.

На титульном листе аккуратно, на основании паспорта и документа об образовании (диплома молодого специалиста), вписываются:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Образование и профессия/специальность (например: «Высшее», «Юрист»);
• Дата заполнения;
• Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, печать организации (при наличии).

Шаг 3. Внесение записи о приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Под ним в графах ставится:

• Графа 1: порядковый номер записи;
• Графа 2: дата приема на работу;
• Графа 3: запись о приеме в структурное подразделение с указанием должности, специальности, профессии с квалификацией;
• Графа 4: ссылка на приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу, его дата и номер.

Важные советы и нюансы

1. Отсутствие стажа — не проблема: Если выпускник устраивается впервые и выбирает электронную трудовую книжку, убедитесь, что он понимает свои права. Бумажный документ заводиться не будет.
2. Проверка диплома: При заполнении титульного листа или графы об образовании всегда сверяйте данные с оригиналом диплома молодого специалиста.
3. Чистота и аккуратность: Записи производятся перьевой или гелевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения слов не допускаются!
4. Соблюдение новых форм: Помните, что с 2023 года применяется новая форма трудовой книжки. Использование старых бланков для новых записей недопустимо.

Правильное оформление трудовой книжки молодого специалиста, это залог его спокойствия в будущем и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов к работодателю. Следуйте актуальным Правилам 2026 года, будьте внимательны к деталям и помните о приоритете электронной формы для тех, кто делает свои первые карьерные шаги!