Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Иногда в ней появляются записи, которые по тем или иным причинам признаются недействительными (ошибки при вводе, отмена увольнения, аннулирование договора и т.п.). Правильное оформление такой ситуации регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда № 320н и разъяснениями Роструда.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие аннулирование и исправление записей в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65, 67).
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и оформления трудовых книжек». Пункт 6.3‑5 описывает порядок аннулирования записей.
3. Разъяснения Роструда (письма № Р‑1‑13/2023, Р‑2‑07/2024) – конкретные примеры оформления записей о недействительности.

Когда запись считается недействительной?

Запись в трудовой книжке может быть признана недействительной в следующих случаях:

• Ошибка в указании даты приема, увольнения, перевода или названия организации;
• Отмена или аннулирование трудового договора (например, договор был расторгнут по соглашению сторон, но в книжке оставлена запись об увольнении);
• Признание записи недействительной судом, инспекцией по труду или по инициативе работодателя;
• Внесение записи в книжку, когда работник уже находится в электронном реестре (дублирование).

Порядок аннулирования записи

Для того чтобы запись была официально признана недействительной, необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Получить заявление от работника

Работник подаёт письменное заявление, в котором указывает, какая запись считается недействительной и почему (ошибка, отмена договора и т.д.). Пример формулировки:

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, прошу признать недействительной запись в трудовой книжке № 123456, сделанную в графе 3 «Запись за № 12» о моём увольнении, так как трудовой договор был расторгнут по соглашению сторон .

Составить приказ работодателя

На основании заявления работника работодатель издаёт приказ об аннулировании записи. Приказ должен содержать:

• Наименование организации, ИНН, ОКПО;
• Номер приказа и дату его издания;
• Текст приказа (признание записи недействительной, ссылка на заявление работника и/или решение суда);
• Подпись руководителя и печать.

Пример приказа:

Приказ № 45/2026
от г.
г. Москва

Признать недействительной запись в трудовой книжке № 123456, сделанную г. в графе 3 «Запись за № 12» о увольнении Иванова И.И., в связи с расторжением трудового договора по соглашению сторон от г.

Оформление записи в трудовой книжке

После издания приказа в графе 3 (или 4, в зависимости от формы записи) вносятся следующие сведения:

• Текст «Запись за № … недействительна»;
• Ссылка на документ, на основании которого производится аннулирование (номер и дата приказа, заявление работника, решение суда);
• Дата внесения исправления.

Пример записи в графе 3 и 4:

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Собрать документы: заявление работника, приказ работодателя, копию трудового договора (если требуется).
2. Уведомить работника: предоставить ему копию приказа и объяснить, как будет выглядеть запись в книжке.
3. Внести запись: после последней действующей записи в разделе «Сведения о работе» в графе 3 (или 4) написать «Запись за № … недействительна», указать номер и дату приказа.
4. Подписать запись: запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.
5. Сохранить оригиналы: в личном деле работника хранится оригинал приказа и заявление.
6. Обновить электронный реестр (если используется): в системе ЭЛКОД вноситься аналогичная запись, привязанная к электронному документу.

Как оформить запись в электронную трудовую книжку (ЭЛКОД)

Для электронных трудовых книжек процесс аналогичен бумажному, но выполняется в системе «Электронный кадровый документ» (ЭЛКОД):

• Загружается скан‑копия приказа об аннулировании;
• В поле «Примечание» указывается: «Запись за № … недействительна»;
• Система автоматически генерирует запись в графе 3/4 и привязывает её к документу.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли писать новую запись о приёме на работу, если прежняя запись была ошибочной?

Если ошибка касается только даты или названия организации, достаточно аннулировать ошибочную запись и добавить корректную запись в следующей свободной строке; Если же запись полностью неверна (например, запись о приёме другого человека), её аннулируют, а правильную запись вносят заново.

Можно ли просто зачеркнуть ошибочную запись?

Нет. Согласно Приказу № 320н, зачёркивание, стирание или любые другие способы «самоисправления» без официального приказа недопустимы. Требуется оформить аннулирование через приказ и внести запись о недействительности.

Что делать, если работник уже ушёл из компании?

Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения заявления оформить приказ и внести запись в трудовую книжку. При необходимости можно направить запрос в отдел кадров бывшего места работы с просьбой выполнить исправление.

Как оформить запись, если её признала недействительной суд?

В этом случае в графе 4 указывается ссылка на судебное решение (номер дела, дата, суд). Приказ работодателя издаётся «на основании решения суда № … от …».

Аннулирование записи в трудовой книжке – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые шаги: получение заявления от работника, издание приказа работодателя, корректное внесение записи в графе 3 (или 4) с указанием основания и даты. При соблюдении всех формальностей запись будет признана действительной, а трудовая история работника – достоверной.

Дата публикации: