Важное пояснение: В законодательстве Республики Беларусь (Трудовой кодекс, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек) не существует процедуры «аннулирования» трудовой книжки как таковой. Термин «аннулировать» в данном контексте часто используется некорректно. Правильно говорить о прекращении её заполнения (в случае увольнения работника, достигшего пенсионного возраста, или иных оснований) или о выдаче дубликата (при утрате, повреждении). Данная статья объясняет, что делать в ситуациях, когда работник или работодатель сталкивается с необходимостью «аннулировать» запись или всю книжку.
Законодательная база и ключевые изменения
Основным документом является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек в Республике Беларусь, утвержденная постановлением Минтруда. С 01 января 2024 года в неё внесены существенные изменения, касающиеся, в т.ч., порядка выдачи дубликатов.
Ключевой нормой является пункт 64 Инструкции, который детально регулирует действия при утрате трудовой книжки или вкладыша к ней.
Ситуации, при которых требуется «аннулирование» или замена
На практике под «аннулированием» обычно подразумевают следующие случаи:
- Утрата (потеря) трудовой книжки или вкладыша к ней. Это наиболее частая причина.
- Физическое повреждение трудовой книжки (вкладыша), делающее её непригодной для дальнейшего использования.
- Прекращение заполнения трудовой книжки. Это происходит, когда работник больше не работает и не будет устраиваться на работу (например, уход на пенсию). В этом случае книжка не «аннулируется», а возвращается работнику, а дальнейшее заполнение прекращается.
- Ошибки в записях. Если в книжке допущена ошибка (например, в дате, основании увольнения), её нужно исправить, а не аннулировать.
Порядок действий при утрате или повреждении трудовой книжки
Алгоритм действий зависит от того, уволен работник или продолжает работать.
Для действующего работника (трудовой договор не расторгнут)
Если сотрудник потерял или повредил свою книжку во время работы:
- Работник подает письменное заявление на имя работодателя (нанимателя) с просьбой о выдаче дубликата. В заявлении обязательно указывается причина отсутствия (утрата, повреждение).
- Наниматель обязан завести новую трудовую книжку (если её не было) или оформить дубликат (если была).
- Дубликат оформляется на основании имеющихся в организации документов: приказов о приеме, переводах, увольнении и т.д.
- Запись о выдаче дубликата делается в журнале учета выдачи трудовых книжек и вкладышей.
Для уволенного работника
Если книжка утеряна после увольнения:
- Работник обращается с заявлением к нанимателю по последнему месту работы.
- Важный срок: Заявление должно быть подано в течение шести месяцев со дня увольнения.
- Наниматель обязан выдать дубликат на основании своих архивных документов.
Если работник отказывается получить дубликат
В случае, если работник (уволенный или действующий) отказывается получать оформленный дубликат, работодатель должен:
- Составить акт об отказе.
- В акте обязательно указать присутствующих свидетелей (не менее двух).
- Невостребованный дубликат (или оригинал, если он был возвращен) хранится отдельно от книжек действующих сотрудников в несгораемом шкафу (сейфе).
- Срок хранения: 2 года с даты составления акта.
Прекращение заполнения трудовой книжки (не «аннулирование»)
Запись о прекращении заполнения вносится в трудовую книжку только в строго определенных законом случаях (например, увольнение в связи с выходом на пенсию). Это делается по основанию, предусмотренному частью второй ст. 35 ТК. Запись имеет форму: «Трудовая книжка прекращает заполняться с … в связи с …». После этого книжка возвращается работнику.
Исправление ошибок в записях
Если в уже внесенной записи обнаружена ошибка (опечатка, неверное основание), она не зачеркивается и не аннулируется; Правила следующие:
- Ошибочная запись обозначается жирной чертой (не сплошной зачеркивающей линией).
- Сверху пишется правильная запись.
- Обе записи (ошибочная и правильная) подписываются работником (если он есть) и должностным лицом, внесшим исправление, с указанием даты исправления.
- Ставить печать на исправлении не требуется, так как с 2025 года использование печатей субъектами хозяйствования отменено (если иное не установлено законодательными актами).
Частые вопросы и ошибки
Можно ли «аннулировать» запись об увольнении по соглашению сторон?
Нет. Если увольнение было оформлено законно (по соглашению сторон, на основании п. 1 ч. 2 ст. 35 ТК), запись в трудовой книжке является действительной. Её можно только исправить в порядке, описанном выше, если допущена техническая ошибка. «Признать запись недействительной» без решения суда невозможно.
Нужно ли ставить печать на дубликате или вкладыше?
Согласно актуальным нормам, печать на трудовых книжках и вкладышах не ставится, так как использование печатей субъектами хозяйствования отменено. Документ заверяется подписью уполномоченного лица и, при необходимости, оттиском штампа «Выдан вкладыш» (если речь о вкладыше) с указанием серии и номера.
Как правильно оформить перевод в записи об увольнении?
При увольнении в связи с переводом к другому нанимателю (ст. 31 ТК) в графе 3 (основание) трудовой книжки должна быть ссылка на приказ (распоряжение) о переводе. Просто факт перевода без указания документа-основания является нарушением.
Краткий алгоритм действий
- Определите ситуацию: утрата, повреждение, прекращение заполнения, ошибка в записи.
- Для утраты/повреждения: Напишите заявление работодателю (в течение 6 месяцев после увольнения). Получите дубликат.
- Для прекращения заполнения: Это делается автоматически при увольнении по определенным основаниям (выход на пенсию). Книжка возвращается.
- Для исправления ошибки: Обратитесь к работодателю с просьбой об исправлении в установленном порядке (черта + новая запись + подписи).
- При отказе от получения: Составьте акт со свидетелями. Храните документ 2 года в сейфе.
Таким образом, процедура «аннулирования» трудовой книжки в Республике Беларусь сводится либо к оформлению дубликата (при утрате/повреждении), либо к прекращению её заполнения (при увольнении по определенным основаниям), либо к исправлению ошибок в уже внесенных записях. Все действия должны строго соответствовать Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. При возникновении сложных ситуаций (например, спорные записи об увольнении) рекомендуется получить письменную консультацию у юриста или в органе государственной инспекции труда.