Аннулирование (отмена) записей в трудовой книжке – это процедура, позволяющая исправить ошибочные или признанные недействительными сведения о приёме на работу, переводе, увольнении и других кадровых событиях. Ниже представлен подробный руководство, которое охватывает как бумажную, так и электронную трудовую книжку, а также особенности аннулирования двух записей одновременно.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – содержит конкретные правила внесения исправлений.
• ФЗ‑№ 27‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» – регламентирует работу с электронной трудовой книжкой (ЭТК) через ПФР/СФР.
• Судебная практика: Определение Второго КСОЮ от г. (о выдаче дубликата при недействительной записи).

Согласно этим документам, запись считается недействительной, если она была внесена с нарушением требований закона (например, без соответствующего приказа, на основании ошибочного заявления работника и т.п.). Аннулирование не удаляет запись физически, а помечает её как недействительную и указывает основание для исправления.

Основные принципы аннулирования записей

1. Основание для аннулирования – приказ работодателя об отмене предыдущего приказа, решение суда, предписание контролирующего органа или письменное заявление работника об отзыве своего прежнего заявления.
2. Форма внесения исправления – в графе 3 трудовой книжки пишется фраза типа «Запись за номером … недействительна», в графе 4 указываются реквизиты документа, послужившего основанием для аннулирования (номер и дата приказа, номер решения суда и т.д.).
3. Сохранение исходной записи – исходная строка не стирается, остаётся читаемой, но помечается как недействительная. Это важно для сохранения хронологии и возможности последующей проверки.
4. Дубликат трудовой книжки – если работник требует выдачи дубликата (например, после признания недействительной записи об увольнении), работодатель обязан оформить новый экземпляр, в который переносятся все записи кроме аннулированных.

Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки (аннулирование двух записей)

Допустим, в трудовой книжке сотрудника имеются две ошибочные записи:

1. Запись № 12 – «Уволен по собственному желанию» (дата ), которая позже признана недействительной из‑за отсутствия заявления работника.
2. Запись № 18 – «Переведён на должность старшего специалиста» (дата ), ошибочно внесённая без соответствующего приказа о переводе.

Для аннулирования обеих записей действуем следующим образом:

Шаг 1. Подготовка оснований

• Получить приказ об отмене приказа об увольнении (или решение суда, если спор дошёл до суда).
• Получить приказ об отмене приказа о переводе (или иное подтверждение, что перевод не был оформлен).

Шаг 2. Внесение исправлений в трудовую книжку

После последней существующей записи в разделе «Сведения о работе» делаем две новые строки – по одной для каждой аннулируемой записи.

Запись № XX (где XX – следующий номер после последней записи)
Графа 3: Запись за номером 12 недействительна.
Графа 4: Основание – Приказ № 45 от об отмене приказа об увольнении работника Ivanov I.I. от ;

Запись № XX+1
Графа 3: Запись за номером 18 недействительна.
Графа 4: Основание – Приказ № 46 от об отмене приказа о переводе работника Ivanov I.I. на должность старшего специалиста от .

Важно:

• Номера записей (XX, XX+1) присваиваются последовательно, без пропусков.
• В графе 2 (дата) указывается дата внесения исправления (например, ).
• В графе 1 (номер последовательности) ставится порядковый номер строки в разделе «Сведения о работе».

Шаг 3. Оформление дубликата (по требованию работника)

Если сотрудник просит выдать дубликат трудовой книжки, кадровик:

1. Создаёт новый бланк трудовой книжки.
2. Переносит все записи из оригинала кроме тех, которые помечены как недействительные (записи № 12 и № 18).
3. В дубликате сохраняет оригинальные номера записей или присваивает новые, но делает пометку, что это дубликат;
4. Ставит подпись уполномоченного лица и печать организации.

Шаг 4. Внесение изменений в личную карточку и другие учётные документы

После аннулирования записей необходимо:

• Обновить личную карточку сотрудника (форма Т‑2).
• Внести соответствующие изменения в приказы о приёме/увольнении/переводе (если они хранятся в отделе кадров).
• При необходимости уведомить ПФР/СФР о корректировке данных (особенно важно для электронной трудовой книжки).

Особенности аннулирования записей в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Электронная трудовая книжка ведётся в системе ПФР/СФР. Процедура исправления выглядит иначе:

1. Подача заявления работником или работодателем через личный кабинет на порале «Госуслуги» или непосредственно в СФР с приложением документа‑основания (приказ об отмене, решение суда и т.д.).
2. Проверка и одобрение со стороны СФР. После подтверждения система помечает выбранную запись как недействительную и сохраняет основание для исправления в истории изменений.
3. Отображение в выписке из ЭТК недействительная запись остаётся видимой, но помечается специальным статусом (например, «Аннулировано»).
4. Выдача дубликата – при необходимости работник может запросить выписку из ЭТК без учёта аннулированных записей; СФР формирует такой документ автоматически.

Если требуется аннулировать две записи, процедура повторяется для каждой из них отдельно (можно подать одно совместное заявление, указав оба номера записей и приложив два основания).

Пример оформления заявления в СФР (электронный вид)

Заявление о признании недействительных записей в электронной трудовой книжке
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-789 00
Номера записей, подлежащих аннулированию:
 1) Запись № 12 (Увольнение по собственному желанию, ) -) Запись № 18 (Перевод на должность старшего специалиста, )
Основания:
 ⸺ Приказ № 45 от об отмене приказа об увольнении.
 ― Приказ № 46 от об отмене приказа о переводе.
Приложения: копии приказов, заявление работника об отзыве прежнего заявления (если есть).
Подпись: _____________

Примеры оформления записей в бумажной трудовой книжке

Пример 1 – Аннулирование записи об увольнении

Пример 2 – Аннулирование записи о переводе

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачеркнуть ошибочную запись?

Нет. Трудовая книжка является официальным документом; любые исправления должны выполняться строго по установленной форме (графы 3 и 4). Простое зачёркивание считается нарушением и может повлечь признание документа недействительным.

Что делать, если работник отзывает своё заявление об увольнении после того, как запись уже внесена?

Необходимо получить от работника письменное заявление об отзыве, затем издать приказ об отмене предыдущего приказа об увольнении и внести исправление в трудовую книжку как описано выше.

Нужно ли уведомлять налоговую инспекцию об аннулировании записей?

Нет, налоговая инспекция не требует уведомления об изменениях в трудовой книжке. Однако изменения могут отразиться на расчёте страховых взносов, поэтому важно синхронно обновлять данные в системе СФР.

Можно ли аннулировать запись, если основание – только устное согласие сторон?

Нет. Для аннулирования требуется документально оформленное основание (приказ, решение суда, письменное заявление). Устное согласие не имеет юридической силы в данном контексте.

Как быть, если в трудовой книжке уже есть дубликат, а в оригинале остались недействительные записи?

Дубликат считается действительным документом, если в нём отсутствуют недействительные записи. Оригинал с пометками о недействительности хранится в личном деле сотрудника как внутренний документ, но не выдаётся работнику.

Аннулирование записей в трудовой книжке – это строго регламентированная процедура, направленная на восстановление достоверности сведения о трудовой деятельности сотрудника. При необходимости исправить две записи достаточно последовательно выполнить те же шаги, что и для одной записи: получить законное основание (приказ, решение суда, заявление работника), внести две новые строки в раздел «Сведения о работе» с соответствующими формулировками в графах 3 и 4, при необходимости оформить дубликат трудовой книжки и синхронно обновить учётные данные в электронной системе СФР.

Соблюдение установленного порядка гарантирует, что трудовая книжка останется законным документом, а работник сможет без препятствий подтверждать свой трудовой стаж и права при трудоустройстве, получении пенсии или других социальных выплат.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и судебной практики на май 2026 года.