Важное предупреждение: Любое вмешательство в записи трудовой книжки строго регламентировано законом. Просто зачеркнуть, вырвать страницу или уничтожить запись нельзя. Это считается подделкой документа и влечёт административную или даже уголовную ответственность. Единственный легальный способ — оформление аннулирования (признания недействительной) записи в установленном порядке.
Когда и почему может потребоваться аннулирование записи?
Ситуации, при которых запись может быть признана недействительной, ограничены:
- Ошибка работодателя: Например, неверно указана дата увольнения, должность или основание.
- Ошибочная запись предыдущим работодателем: Если новое место работы обнаружило неточность в данных, внесённых прежним.
- Запись, внесённая по поддельным документам: Если основанием для записи были недействительные документы.
- Запись о работе, которой не было: В случае fabrication (создания фиктивной записи).
Важно: Аннулированию не подлежат записи, которые были верны на момент внесения, но впоследствии работник был восстановлен в должности по решению суда и т.д. В таких случаях делается дополнительная запись.
Что НЕЛЬЗЯ делать с трудовой книжкой?
Следующие действия запрещены и являются правонарушением:
- Зачёркивание, подчистка, использование корректирующих жидкостей.
- Вырывание страниц или частей страниц.
- Самостоятельное исправление записей без оформления соответствующего документа.
- Уничтожение трудовой книжки (если на ней есть записи) в шредере. Это возможно только для чистых бланков, которые не были оформлены и не содержат ни одной записи.
Легальные способы «удаления» записи
Аннулирование (признание недействительной) записи
Это основной и единственный законный способ для уже оформленной книжки. Процедура регламентирована Постановлением Минтруда России от № 69 («Инструкция по заполнению трудовых книжек»).
Порядок действий:
- Подготовка заявления; Работник или работодатель (в зависимости от ситуации) подаёт заявление на имя руководителя организации с просьбой аннулировать конкретную запись. Если ошибка допущена предыдущим работодателем, заявление подаётся в ту организацию, которая внесла ошибочную запись.
- Оформление акта. На основании заявления и при наличии оснований (например, ошибка в приказе) работодатель издает приказ об аннулировании записи. Само аннулирование оформляется актом в соответствии с требованиями.
- Внесение записи об аннулировании. В трудовой книжке, в разделе «Сведения о работе», после последней действующей записи делается новая запись. Она содержит:
- Порядковый номер (следующий за последней).
- Дату внесения записи об аннулировании.
- Текст: «Запись за № [номер аннулируемой записи] недействительна.»
- Подпись ответственного лица и печать организации.
- Приложение к трудовой книжке. К книжке на постоянное хранение приобщается заверенная копия приказа об аннулировании и акт.
Уничтожение испорченного или ошибочно оформленного бланка
Этот способ применяется до того, как в книжку внесена хотя бы одна запись. Если бланк трудовой книжки был испорчен при заполнении (например, клякса на первой странице) или оформлен с грубой ошибкой (например, неверно указаны ФИО работника), его можно уничтожить.
Процедура:
- Оформляется акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей.
- В акте указываются: номер и дата приказа о списании, количество испорченных бланков, причина списания, данные об уничтожении (дата, способ, например, в шредере, ответственные лица).
- Акт подписывается комиссией (обычно из 3-х человек) и утверждается руководителем.
- На основании акта заводится новая, чистая трудовая книжка.
Работа с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
С 2020 года ведётся электронный документ. В случае ошибки в ЭТК работодатель обязан:
- Внести корректирующую запись (например, исправить дату).
- Если запись была внесена по ошибке (не было трудового отношения), работодатель формирует и направляет в СЗВ-ТД сведения об исключении записи.
- В лицевом счёте работника в ЭТК будет отражён факт исключения записи.
Важно: Нельзя просто «удалить» запись из электронной базы. Все изменения фиксируются в истории счёта.
Образцы документов
Образец записи об аннулировании в трудовой книжке
| № п/п | Дата записи | Сведения о работе | |-------|-------------|----------------------------------------------------------------------------------| | 25 | | Уволен с работы по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). | | 26 | | Запись за № 25 недействительна. | | | | Подпись _________________ / Иванов И.И. / | | | | М.П. |
Образец заявления работника об аннулировании записи
На имя директора ООО "Ромашка" от работника Петрова Петра Петровича, паспорт: серия 1234 № 567890, выдан ОВД района, дата выдачи, работающего(ей) в должности инженера с ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу аннулировать запись в моей трудовой книжке за № 15 от об увольнении по собственному желанию, так как данная запись была внесена ошибочно (фактически я продолжал работать до ). К заявлению прилагаю копию приказа о моём увольнении и копию приказа о восстановлении. «___» __________ 20__ г. _________________ / Петров П.П. /
Образец акта об аннулировании записи (краткая форма)
АКТ № ___ от «___» ___________ 20__ г. Комиссия в составе: ФИО1 (должность), ФИО2 (должность), ФИО3 (должность), на основании заявления работника Петрова П.П. от «___» ________ 20__ г. и приказа № ___ от «___» ________ 20__ г. установила: Запись в трудовой книжке Петрова П.П. за № 15 от "Уволен по собственному желанию" является ошибочной, так как трудовые отношения не прекращались. На основании изложенного, комиссия постановила: 1. Признать запись за № 15 от в трудовой книжке Петрова П.П. недействительной. 2. Оформить запись об аннулировании в соответствии с Инструкцией Минтруда России от № 69. Председатель комиссии: _________________ / ФИО / Члены комиссии: _________________ / ФИО / _________________ / ФИО /
Ответственность за неправильные действия
Нарушение порядка внесения записей в трудовую книжку влечёт ответственность:
- Для должностных лиц (работодателя): Дисциплинарная ответственность, административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц, до 5 000 руб. для физлиц).
- Для работника: Если он сам внес ложные данные, это может быть квалифицировано как подделка документа (ст. 327 УК РФ).
- Гражданско-правовая ответственность: Работник вправе требовать восстановления своих прав, исправления записи и возмещения убытков, включая моральный вред.
Краткий алгоритм действий при необходимости «удалить» запись
- Определите, кто и когда внёс ошибочную запись (вы или предыдущий работодатель).
- Обратитесь с письменным заявлением к тому работодателю, который вносил запись.
- Требуйте оформления акта об аннулировании и внесения соответствующей записи в книжку.
- Получите на руки копии приказа и акта для приобщения к трудовой книжке.
- Если работодатель отказывается — обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Понятие «удалить запись из трудовой книжки» в бытовом понимании не существует в трудовом праве. Есть только процедура официального аннулирования записи, признанной недействительной. Все действия должны быть документально оформлены, а изменения внесены в установленном законом порядке. При любых сомнениях необходимо консультироваться с юристом по трудовому праву.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов (ТК РФ, Постановление Минтруда № 69) и практики применения. Дата актуальности информации: .