Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Иногда в ней появляются записи, которые необходимо признать недействительными (аннулировать). Это может быть запись о приёме, увольнении, переводе, награждении и т.д. В статье подробно рассматривается, когда и как правильно аннулировать запись в бумажной и электронной трудовой книжке, какие документы нужны и какие ошибки часто совершают работодатели.

Что подразумевается под аннулированием записи?

Аннулирование — это официальное признание записи в трудовой книжке недействительной. При этом в книжке делается корректирующая запись (аннулирование) в соответствии с требованиями законодательства, а оригинальная запись остаётся в архиве работодателя.

• Запись не стирается и не зачеркивается (это запрещено Приказом Минтруда № 320н от ).
• Вносятся новые строки с указанием номера, даты и причины аннулирования.
• Для электронных трудовых книжек используется специальный сервис «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).

Правовые основания

Основные нормативные акты, регулирующие порядок аннулирования записей:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ч. 3) – определяет порядок ведения трудовых книжек.
2. Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает форму и правила заполнения трудовых книжек.
3. Постановление Правительства РФ от № 225 – регламентирует ведение и хранение трудовых книжек.
4. Приказы Роструда (например, письмо от № 5203‑6‑0) – поясняют порядок аннулирования трудового договора и записи о приёме/увольнении.

Когда необходимо аннулировать запись?

Аннулирование применяется в следующих ситуациях:

• Работник отозвал заявление об увольнении и продолжает работать.
• Запись о приёме/увольнении была сделана по ошибке (неверные даты, должность, подразделение).
• Трудовой договор был аннулирован (например, в случае признания его недействительным).
• В электронных системах произошла техническая ошибка, требующая исправления.
• Запись о награждении, командировке или обучении оказалась недостоверной.

Порядок аннулирования записи в бумажной трудовой книжке

Подготовка документов

1. Получить от работника заявление об отзыве ранее поданного заявления об увольнении (или о желании аннулировать другую запись).
2. Сформировать приказ работодателя «Об аннулировании записи в трудовой книжке». Приказ подписывается руководителем и печатью организации.
3. Подготовить акт согласования (если требуется) между отделом кадров и руководителем.
4. При необходимости оформить справку из Фонда социального страхования о снятии записи из электронного реестра.

Оформление корректирующей записи

В соответствии с Приказом Минтруда № 320н, корректирующая запись вносится в следующем порядке:

1. В новой строке указывается порядковый номер записи (следующий после последней действующей).
2. Заполняются все графы, как в обычной записи, но в графе «Сведения о работе» пишется:

   Аннулировано запись № X от ДД.ММ.ГГГГ (указание причины, например: «Отзыв заявления об увольнении»).

3. Подписывается руководитель организации и работник (если требуется).
4. К оригинальной (ошибочной) записи прилагается копия приказа и заявление работника для подтверждения законности аннулирования.

Уведомление работника

Работнику высылается уведомление о том, что запись в его трудовой книжке аннулирована, с указанием даты внесения исправления и копией приказа.

Порядок аннулирования записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

1. Работник подаёт заявление в электронном виде через портал Госуслуг или через личный кабинет работодателя.
2. Работодатель формирует электронный приказ и загружает его в систему «ЭТК».
3. Система автоматически вносит корректирующую запись, отмечая её как «аннулировано» и указывая причину.
4. Работнику направляется электронное подтверждение о выполнении операции.

Важно: в случае технической ошибки в ЭТК необходимо обратиться в службу поддержки Фонда социального страхования с приложением приказа и заявления работника.

Образцы документов

Заявление работника

Заявление
«Об отзыве заявления об увольнении и просьбе аннулировать запись в трудовой книжке»

Я, _______________________ (ФИО), 
проработавший(ая) в организации _______________________ (наименование) 
с «____» ___________ 20__ г. по «____» ___________ 20__ г.,

настоящим отзываю свое заявление об увольнении от «____» ___________ 20__ г. и прошу
аннулировать запись № ___ в трудовой книжке, сделанную «____» ___________ 20__ г.

Приказ работодателя

ПРИКАЗ
№ ___
от «____» ___________ 20__ г.

О аннулировании записи в трудовой книжке

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, Приказом Минтруда РФ № 320н от 
и на основании заявления работника _______________________ (ФИО) от «____» ___________ 20__ г.

Аннулировать запись № ___ в трудовой книжке работника _______________________ (ФИО), сделанную «____» ___________ 20__ г., 
 в связи с отзывом заявления об увольнении.
Внести корректирующую запись в трудовую книжку в соответствии с установленным порядком.
Руководителю отдела кадров _______________________ (ФИО) обеспечить оформление всех необходимых документов.
Контроль исполнения приказа возложить на _______________________ (ФИО, должность).

Генеральный директор _______________________ (ФИО) _______________________ (подпись)

Корректирующая запись в трудовой книжке

Особенности аннулирования разных типов записей

• Запись о приёме на работу – аннулируется, если работник не приступил к работе и договор не был заключён. При этом в приказе указывается «аннулирование записи о приёме».
• Запись об увольнении – наиболее частый случай. Требует заявления работника об отзыве и приказа об аннулировании.
• Запись о переводе – аннулируется, если перевод был отменён до начала работы в новом подразделении.
• Запись о награждении – аннулируется в случае отзыва награды (например, по решению суда).

Ошибки, которых следует избегать

1. Попытка зачеркнуть ошибочную запись – запрещено законом.
2. Отсутствие подписей руководителя и работника в корректирующей записи.
3. Неоформление заявления работника в письменной форме (для бумажных книжек).
4. Неправильный номер записи в корректирующей строке (нужно использовать следующий порядковый номер).
5. Игнорирование сообщения в ФСС о снятии записи из электронного реестра.

Как оформить дубликат трудовой книжки после аннулирования

Если после аннулирования запись в оригинальной книжке стала нечитаемой, работник имеет право получить дубликат:

1. Подать заявление в отдел кадров о выдаче дубликата.
2. Работодатель оформляет приказ «О выдаче дубликата трудовой книжки»;
3. В дубликате вносятся все действительные записи, а аннулированные отмечаются как «аннулировано» с указанием причины.
4. Сотруднику выдается дубликат, а оригинал хранится в архиве организации (по требованию ФСС).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли зачеркивать запись в трудовой книжке?

Нет. Согласно Приказу Минтруда № 320н зачеркивание записей запрещено. Требуется вносить корректирующую запись.

Сколько времени занимает процесс аннулирования?

Обычно 3‑5 рабочих дней, если все документы подготовлены правильно. В электронных книжках процесс может занять до 24 часов.

Нужна ли согласие работника?

Да. Для аннулирования записи, связанной с увольнением или приёмом, требуется письменное заявление работника.

Можно ли аннулировать запись без приказа?

Нет. Приказ работодателя – обязательный документ, подтверждающий законность операции.

Как аннулировать запись в случае смерти работника?

В этом случае запись не аннулируется, а фиксируется в книжке как «смерть работника» с указанием даты и места смерти.

Аннулирование записи в трудовой книжке — это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения нормативных актов, подготовки корректных документов и точного внесения исправлений. Следуя описанному пошаговому алгоритму, работодатели могут избежать штрафов и конфликтов с работниками, а сотрудники получат достоверный документ, отражающий их реальный трудовой стаж.

Помните: любые изменения в трудовой книжке должны быть оформлены приказом, подписаны руководителем и работником, а оригинальная запись остаётся в архиве организации. При работе с электронной трудовой книжкой используйте официальный портал «ЭТК» и сохраняйте копии всех электронных приказов.

Дата публикации: