Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ При работе за рубежом, оформлении визы, получении кредита или при трудоустройстве в иностранной компании часто требуется не оригинал, а копия трудовой книжки, заверенная апостилем․ В этой статье мы разберём, почему апостиль ставится только на копию, как получить нотариально заверенную копию, где и как её апостилировать, а также какие нюансы актуальны в 2026 году․
Что такое апостиль и зачем он нужен?
Апостиль — штамп, который подтверждает подлинность подписи, должность лица, ставившего подпись, и, при необходимости, наличие печати․ Он действует в странах, участвующих в Гаагской конвенции 1961 г; Апостиль позволяет документу, выданному в одной стране, быть признанным в другой без дополнительной легализации․
Для трудовой книжки апостиль нужен, если:
- вы планируете работать за пределами России;
- подаёте документы в консульство для получения визы;
- показываете стаж при оформлении кредита;
- передаёте сведения о стаже иностранному работодателю․
Почему апостиль ставится только на копию, а не на оригинал?
Трудовая книжка — документ, выдаваемый работодателем, и не является государственным образцом․ Поэтому апостиль на неё нельзя поставить․ Однако можно поставить апостиль на нотариально заверенную копию или на выписку из трудовой книжки․
Ключевой момент: апостиль ставится только на нотариально заверенную копию․ Это связано с тем, что оригинал документа может быть уничтожен, потерян или подделан, а нотариальная копия подтверждает его подлинность․
Как получить нотариально заверенную копию трудовой книжки?
Существует два основных способа:
- Копия из бумажной трудовой книжки:
- Обратитесь к текущему работодателю (бухгалтерия или отдел кадров) и попросите сделать копию․
- Копия должна быть надёжной: без размытых строк, с чётким шрифтом․
- Далее отправьте копию нотариусу для заверения подписи и печати․
- Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК):
- Откройте портал Госуслуги и войдите в личный кабинет․
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка» и выберите «Получить выписку»․
- Скачайте PDF‑файл, распечатайте и отнесите в нотариальную контору для заверения․
После нотариального заверения вы получите документ, который можно отправить в орган, выдающий апостиль․
Где и как поставить апостиль?
В России апостиль можно получить в следующих органах:
- Министерство юстиции РФ (для региональных заявок) – в управлении по месту жительства․
- Министерство образования РФ – в некоторых регионах, например, в Москве․
- В некоторых городах через бюро переводов NTidea (сервис, предлагающий апостилирование и перевод)․
Процедура простая:
- Отнесите нотариально заверенную копию трудовой книжки в выбранный орган․
- Оплатите государственную пошлину (сумма зависит от региона, обычно 200–500 ₽)․
- Получите документ с апостилем в течение 1–3 рабочих дней․
Важно: апостиль ставится только на копию, а не на оригинал․ Поэтому обязательно убедитесь, что ваш документ действительно заверен нотариусом․
Что делать, если у вас нет бумажной трудовой книжки?
Если вы работаете в компании, где трудовая книжка хранится в электронном виде, вам понадобится выписка из ЭТК․ После получения выписки отнесите её в нотариальную контору, получите нотариальное заверение, а затем апостиль․
Как выглядит апостилированная копия трудовой книжки?
Апостиль представляет собой штамп с надписью «APOSTILLE» и информацией о государстве, где он выдан․ Внутри документа появляется дополнительный блок, подтверждающий подлинность подписи и печати․ Ниже пример оформления (не настоящий документ):
Копия трудовой книжки (нотариально заверенная)
Апостиль (штамп, дата, подпись уполномоченного лица)
Где хранить апостилированную копию?
Рекомендуется хранить оригинал апостилированной копии в безопасном месте (например, в сейфе) и иметь электронную копию в формате PDF для быстрой отправки по почте или в электронном виде․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли апостилировать оригинал трудовой книжки? Нет, апостиль ставится только на нотариально заверенную копию․
- Нужен ли нотариус, если я уже получил копию от работодателя? Да, копия должна быть нотариально заверена, иначе апостиль не будет действителен․
- Сколько времени занимает процедура? Обычно 1–3 рабочих дня после подачи документов в орган, выдающий апостиль․
- Можно ли получить апостиль онлайн? В настоящее время апостиль выдаётся только в государственных органах, но можно оформить заявку через портал Госуслуг․
Если вам нужна копия трудовой книжки с апостилем, следуйте этим шагам:
- Получите копию трудовой книжки (бумажную или выписку из ЭТК)․
- Отнесите её в нотариальную контору для заверения․
- Отправьте нотариально заверенную копию в орган, выдающий апостиль (Министерство юстиции, Министерство образования или бюро переводов)․
- Получите апостилированный документ и храните его в надёжном месте․
Таким образом, вы сможете без проблем подтвердить свой трудовой стаж в любой стране, где действует Гаагская конвенция․
Удачи в ваших международных начинаниях!