Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина.
После увольнения, ликвидации организации или в случае смерти работника она передаётся в архив, где хранится до востребования.
В этой статье мы разберём, где находится архив трудовых книжек в разных городах, какие нормативные акты регулируют его работу, как получить необходимые справки и какие сроки хранения применяются.
Что такое архив трудовых книжек?
Архив трудовых книжек — это специализированное подразделение государственных архивов, в котором хранятся оригиналы трудовых книжек, дубликаты, выписки и сопутствующие документы, относящиеся к ликвидированным организациям, а также к работникам, которые перестали работать в них.
Основные функции:
- Хранение и учёт трудовых книжек.
- Создание справочно‑поисковых систем.
- Предоставление архивных копий и справок гражданам и юридическим лицам.
- Обеспечение социальных прав и гарантий работников.
Законодательная база
Регламент работы архивов трудовых книжек закреплён в ряде нормативных актов:
- Постановление Правительства РФ № 225 – правила производства трудовых книжек, их выдачи работодателям, сопровождения и хранения.
- Приказ Министерства культуры РФ № 558 – перечень формовых административных архивных документов и сроки их хранения.
- Федеральный закон «О государственной гражданской службе» и региональные акты, регулирующие хранение трудовых книжек в муниципальных архивах.
Где хранится архив трудовых книжек?
В каждом городе существует свой архив, который может быть частью:
- Государственного архивного учреждения (например, Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы).
- Государственного казенного учреждения (например, Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб)).
- Местных архивов (например, ГБУ «Центральный государственный архив трудовых отношений» города Кумертау).
Адреса и контактные данные можно найти на официальных порталах городов или в разделе «Архивы России».
Как получить архивные документы?
Граждане РФ имеют право на бесплатную выдачу следующих материалов:
- Архивные справки о трудовом стаже и заработной плате.
- Архивные выписки из трудовых книжек.
- Архивные копии трудовых книжек.
- Информационные письма по запросу.
Процедура получения:
- Подготовьте заявление (можно скачать с сайта архива).
- Приложите копию паспорта и, при необходимости, документы, подтверждающие право на получение справки (например, свидетельство о смерти).
- Подача заявления в архив лично, по почте или через портал «Госуслуги».
- Получите документы в течение 10–15 рабочих дней.
Срок хранения трудовых книжек
Срок хранения может различаться в зависимости от региона и вида организации:
- Для трудовых книжек, не полученных работниками при увольнении, срок хранения составляет до востребования у работодателя (организации или ИП).
- Для трудовых книжек умерших работников хранение продолжается до востребования ближайшими родственниками.
- В некоторых городах, например, в Кумертау, срок хранения уточняется в приказе муниципального архива.
Как найти архив трудовых книжек?
Шаги поиска:
- Определите, в каком городе вы проживали или работали.
- Перейдите на официальный сайт администрации города.
- Найдите раздел «Архивы» или «Государственные архивы».
- Скачайте карту расположения архивов или позвоните в службу поддержки.
- Уточните, хранится ли в выбранном архиве трудовая книжка, которую вы ищете.
Порядок передачи трудовых книжек в архив
При ликвидации организации или увольнении работника:
- Работодатель обязан передать оригинал трудовой книжки в архив.
- При передаче оформляется акт передачи, в котором фиксируются дата, место и данные о документе.
- Архив подтверждает получение и хранит документ до востребования.
Невостребованные книги и их статус
Если трудовая книжка не востребована в течение установленного срока, она может быть:
- Сохранена в архиве до истечения срока хранения.
- Передана в распоряжение организации, если это предусмотрено уставом.
- Уничтожена, если срок хранения истёк и нет заявлений о востребовании.
Архив трудовых книжек — важный элемент системы социальной защиты граждан. Он обеспечивает доступ к документам, подтверждающим трудовую деятельность, и гарантирует сохранность прав работников. Для получения справок и копий необходимо обратиться в местный архив, следуя установленным правилам и требованиям законодательства.
Если вы ищете архив трудовых книжек в своём городе, начните с официального сайта администрации и уточните контактные данные. Помните, что все документы выдаются бесплатно, но требуют подтверждения права на их получение.