Аудит правильности оформления трудовых отношений представляет собой комплексную проверку соответствия кадровых процедур требованиям трудового законодательства. Данная процедура позволяет выявить риски нарушений, минимизировать вероятность штрафных санкций со стороны контролирующих органов и защитить права как работодателя, так и работников.
Цели и задачи аудита трудовых отношений
Основная цель аудита — контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления заработной платы и удержаний из неё. В рамках проверки решаются следующие задачи:
- Оценка полноты и корректности оформления всех видов трудовых отношений: приёма, перевода, увольнения, отпуска, дисциплинарных взысканий
- Проверка расчётов по оплате труда для штатного и внештатного персонала
- Анализ расчётов по прочим операциям с персоналом, включая возмещение материального ущерба и операции займа
- Контроль правильности начисления и уплаты налогов и внебюджетных платежей по расчётам с физическими лицами
- Выявление рисков реклассификации гражданско-правовых договоров в трудовые
Документальная база для проведения аудита
Аудит расчётов по оплате труда базируется на комплексе первичных учётных документов. Типовые формы, которые должны использоваться для оформления трудовых отношений, включают:
- Трудовые договоры и соглашения к ним
- Приказы о приёме, переводе, увольнении работников
- Личные карточки персонала (форма Т-2)
- Штатное расписание (форма Т-3)
- Табель учёта рабочего времени (форма Т-13)
- Расчётные ведомости по заработной плате
- Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность
- Трудовые книжки работников
- Регистры бухгалтерского учёта
- Бухгалтерский баланс и отчётность
Этапы проведения аудита
Первый этап: Подготовительный
На данном этапе аудитор изучает заявления и разъяснения руководства аудируемого лица, заключения экспертов, результаты проверок контролирующих организаций. При повторяющемся аудите анализируются рабочие документы предыдущих проверок, а при первоначальном аудите, аудиторское заключение предыдущего аудитора.
Второй этап: Основной
В ходе основного этапа проводится:
- Проверка трудовых договоров — юристы устанавливают наличие у работодателя всех обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и ведения требованиям законодательных актов
- Анализ трудовых книжек — проверка соответствия законодательству, правильности оформления и актуальности информации
- Контроль кадровых приказов — важно удостовериться, что приказ подписан исполнительным органом компании
- Проверка правил внутреннего трудового распорядка — наличие и корректность составления обязательного документа
Третий этап: Заключительный
По завершении кадрового аудита составляется отчёт, который включает:
- Все выявленные проблемы и нарушения
- Рекомендации по их устранению
- Общие выводы о состоянии кадровой работы в организации
- Оценку рисков для бизнеса
Типичные нарушения, выявляемые в ходе аудита
К основным нарушениям при проведении аудита кадров можно отнести:
| Нарушение | Последствия |
| Отсутствие трудового договора с работником | Административная ответственность, доначисление налогов |
| Замена трудового договора договором ГПХ при фактических трудовых отношениях | Реклассификация, доначисление страховых взносов, пени, штрафы |
| Неправильное оформление отпусков | Нарушение трудовых прав, судебные иски |
| Отсутствие приказов о приёме/увольнении | Сложности в доказывании фактов трудовых отношений |
Виды аудита трудовых отношений
В зависимости от инициатора и целей проверки различают:
Внутренний аудит
Проводится собственными сотрудниками организации. Актуален при смене руководства, когда новому руководству требуеться достоверная информация о состоянии дел в сфере трудовых отношений.
Внешний аудит
Проводится приглашённой специализированной организацией. Обычно кадровую документацию, соблюдение компанией трудового законодательства оценивают в рамках общего аудита организации при покупке бизнеса.
Перспективы развития: государственный аудит трудовых отношений
В настоящее время в России активно обсуждается вопрос введения аудита трудовой деятельности на уровне государства. За соблюдением трудовых прав работников планируется установить дополнительный контроль. Закрепление признаков трудовых отношений способно снизить шансы на злоупотребление правом со стороны нанимателей в случае возникновения конфликтных ситуаций.
Преимущества регулярного аудита для бизнеса
- Минимизация рисков — предупреждение штрафов от Государственной инспекции труда
- Защита в суде — наличие проверенной документации упрощает доказывание своей позиции
- Оптимизация расходов — исключение излишних выплат и переплат
- Повышение инвестиционной привлекательности — при продаже бизнеса чистая кадровая история является важным активом
- Стабилизация трудовых отношений, снижение количества трудовых споров
Аудит правильности оформления трудовых отношений — необходимый инструмент управления рисками для любой организации. Комплексный подход к проверке позволяет выявить нарушения на ранней стадии, устранить их до вмешательства контролирующих органов и обеспечить соответствие требованиям законодательства. Очень важно проводить такой аудит регулярно, а не только перед плановыми проверками или сделками с бизнесом.
Независимо от того, проводится ли аудит отчётности компании независимым аудитором или собственными сотрудниками, его результатом должна стать уверенность в том, что трудовые отношения оформлены корректно, а права всех участников трудового процесса надёжно защищены;