В современном бухгалтерском учете часто возникают ситуации, когда организация передает имущество или документы безвозмездно — например, при ликвидации, реорганизации, передаче персонала или утилизации архивных документов. Одной из таких ситуаций является безвозмездная передача трудовых книжек. На первый взгляд, это может показаться формальной процедурой, но с точки зрения бухучета и налогообложения — это серьезная операция, требующая корректного отражения в проводках.

Что такое трудовая книжка и почему ее передача имеет значение?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), она является основным документом о трудовой деятельности и должна храниться у работодателя в течение установленного срока (не менее 75 лет после увольнения).

При ликвидации организации, смене собственника, передаче персонала в другую компанию или при передаче архивов в государственные архивы, трудовые книжки могут передаваться безвозмездно. Это не является продажей, не сопровождается денежным возмещением, но все равно требует учета в бухгалтерии.

Является ли передача трудовых книжек объектом налогообложения?

Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 39, п. 2), безвозмездная передача имущества (включая документы, если они имеют материальную стоимость) может рассматриваться как реализация для целей налогообложения прибыли и НДС, если имущество было учтено на балансе как актив;

Однако трудовые книжки — это документы, а не материальные ценности. Они не являются основными средствами, нематериальными активами или товарами. Их стоимость в бухучете обычно не отражается, так как они не приносят прямой экономической выгоды и не подлежат амортизации.

Важно! Согласно письму Минфина РФ от № 03-07-09/35889, безвозмездная передача трудовых книжек не является реализацией товаров, работ, услуг и не облагается НДС, поскольку:

• трудовые книжки не являются объектами налогообложения НДС (не товары, не работы, не услуги);
• они не учитываются на балансе как активы с определенной стоимостью;
• их передача — это исполнение обязанностей по архивному учету, а не коммерческая операция.

Бухгалтерские проводки при безвозмездной передаче трудовых книжек

Поскольку трудовые книжки не отражаются на балансе как имущество (их стоимость не определяется и не амортизируется), в бухгалтерском учете не требуется составлять проводки по списанию стоимости.

Однако, если организация вела учет трудовых книжек как материальных запасов (например, при закупке бланков или при хранении в архиве в виде комплектов), то передача таких бланков или комплектов требует отражения.

Ситуация 1: Передача пустых бланков трудовых книжек (как МПЗ)

Если организация приобрела бланки трудовых книжек (например, в типографии) и учет велся на счете 10.11 «Материалы» (как МПЗ), то при безвозмездной передаче бланков в архив или другой орган необходимо:

1. Списать стоимость бланков как расходы на управленческие нужды:

Дт 91.2, Прочие расходы
Кт 10.11 — Материалы

При этом стоимость списывается по фактической себестоимости (средневзвешенной или по методу ФИФО);

2. Отразить передачу в составе безвозмездной передачи (если требуется документально):

Дт 91.2 — Прочие расходы
Кт 01 — Основные средства (если бланки хранились как ОС — редкий случай)

Важно: если бланки не были учтены на балансе (что наиболее типично), то проводки не составляются.

Ситуация 2: Передача заполненных трудовых книжек (архив)

Заполненные трудовые книжки — это документы архивного значения. Они не являются имуществом организации и не отражаются на балансе. Передача их в государственный архив или другую организацию — это исполнение обязанностей по архивному делу.

Проводки не требуются! Ни по счетам активов, ни по расходам. В бухучете это не отражается.

Однако необходимо:

• Оформить акт передачи архивных документов (форма № Д-4 по ГОСТ Р 7.0.8-2013);
• Зарегистрировать передачу в журнале учета движения архивных дел;
• Получить подтверждение от получателя (архива) о приемке.

Налоговый учет: НДС и налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 146 НК РФ, объектом налогообложения НДС является реализация товаров, работ, услуг. Безвозмездная передача трудовых книжек не является реализацией, так как:

• это не товары, не работы, не услуги;
• трудовые книжки не имеют рыночной стоимости;
• передача осуществляется в рамках исполнения законодательных требований (ст. 66 ТК РФ, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле»).

Документальное оформление

Даже если проводки не требуются, документальное оформление обязательно:

1. Акт передачи архивных документов (форма № Д-4)
2. Сопроводительное письмо с указанием причин передачи (ликвидация, реорганизация, передача в архив и т.д.)
3. Приложение к акту — перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием ФИО, номеров, дат увольнения)
4. Подпись получателя с печатью (если передается в архив)

Эти документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет (для подтверждения законности передачи).

Частые ошибки бухгалтеров

• Ошибка 1: Списание трудовых книжек как ОС или НМА, неправильно. Это не активы!
• Ошибка 2: Начисление НДС при передаче — незаконно. НДС не применяется.
• Ошибка 3: Не оформление акта передачи — риски проверок архива и трудовой инспекции.
• Ошибка 4: Передача книжек без согласования с архивом — нарушение Федерального закона № 125-ФЗ.

Безвозмездная передача трудовых книжек — это не бухгалтерская, а архивная операция. В большинстве случаев:

• Проводки в бухучете не составляются, потому что трудовые книжки не отражаются на балансе;
• НДС не начисляется — нет объекта налогообложения;
• Налог на прибыль не возникает — нет дохода и расхода;
• Обязательно оформляется акт передачи — для соблюдения законодательства и защиты от проверок.

Таким образом, бухгалтеру важно понимать: не всякая передача имущества требует проводок. Трудовые книжки, это документы, а не активы. Их передача — это исполнение законодательных обязанностей, а не коммерческая сделка.

Рекомендация: Внедрите внутренний регламент по работе с архивом трудовых книжек. Это снизит риски при проверках и обеспечит прозрачность процессов.

📌 Помните: в бухгалтерии главное — не только правильно сделать проводки, но и понять, зачем они нужны. Иногда правильный ответ — «не делать ничего».