Ведение кадровой документации — это не просто заполнение бланков, но и грамотная организация их хранения и учета. Одним из важных, но часто недооцениваемых элементов порядка в отделе кадров являются бирки на трудовые книжки. Они помогают мгновенно находить нужный документ среди сотен других, избегать ошибок и соответствовать требованиям законодательства. В этой статье мы подробно разберем, зачем нужны бирки и ярлыки, как их правильно использовать и какие средства хранения применять.
Зачем нужны бирки и ярлыки для трудовых книжек?
Трудовая книжка — это основной документ о стаже и трудовой деятельности работника. В соответствии с законодательством, работодатель обязан обеспечить их сохранность и правильный учет. Бирки (или ярлыки, наклейки) решают сразу несколько задач:
- Оперативный поиск: благодаря разметке на картотеке или лотке, кадровик тратит секунды на поиск нужной книжки, а не перелистывает всю стопку;
- Соблюдение порядка: алфавитные или структурные указатели исключают ситуацию, когда документы хаотично перемещаются.
- Учет движения: бирки помогают визуально контролировать наличие бланка на месте (например, если книжка выдана на руки, на ее место можно вложить карточку-заместитель).
Нормативная база: что говорит закон?
Важно отметить, что с 1 сентября 2021 года действуют новые правила ведения и хранения трудовых книжек. Согласно новому Приказу, работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также учета их движения. Это означает, что унифицированные строгие формы отменены, и у компаний появилась свобода в организации процесса.
Для облегчения работы специалистов типографии (например, ЦентрМаг) уже разработали формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, полностью соответствующие действующему законодательству. В эту систему учета органично вписываются и бирки-разделители, которые могут поставляться в комплекте с журналами или картотеками.
Виды бирок и ярлыков для кадровой документации
Хотя термин «бирка» чаще ассоциируется с маркировкой одежды или ювелирных изделий (пришивные сатиновые, навесные пластиковые, жаккардовые лейблы), в кадровом деле применяются свои, специализированные виды маркировки:
Алфавитные разделители
Это наиболее распространенный тип бирок для картотек. Они представляют собой выступающие ярлыки с буквами алфавита (А, Б, В и т.д.), которые вставляются между папками или лотками. Изготавливаются из плотного картона или пластика, чтобы выдерживать ежедневное использование.
Наклейки на корешок
Если трудовые книжки хранятся в специальных папках или файлах в скоросшивателе, на корешок крепится бумажная или пластиковая наклейка с ФИО сотрудника и номером личного дела.
Навесные бирки
Используются реже, в основном на архивных коробах или сейф-кабинетах, чтобы обозначить полку или ящик, где хранятся книжки определенного отдела или буквы алфавита.
Организация хранения: картотеки и лотки
Бирки не работают сами по себе, их эффективность зависит от системы хранения. На рынке представлен широкий ассортимент специализированной мебели и аксессуаров:
Настольные картотеки
Идеальны для небольших и средних предприятий. Например, настольная картотека формата А6 позволяет хранить документы на 70 книжек. Габариты такой картотеки составляют примерно 340x100x65 мм (в открытом виде). Это компактное решение, которое всегда под рукой у кадровика. Конструкция может быть сборной (на заклепках) и поставляться в уже собранном виде. Нагрузка на ящик такой картотеки может составлять до 5 кг.
Металлические картотеки
Для крупных компаний и предприятий с большой текучестью кадров требуются вместительные решения. Металлические картотеки от производителей (например, «Промет») стоят дороже (цены могут начинаться от 30 100 рублей), но они надежны, долговечны и вмещают сотни бланков. В таких картотеках алфавитные бирки-разделители просто необходимы для навигации.
Лотки для трудовых книжек
Пластиковые или деревянные лотки — это бюджетный и удобный вариант. Их легко купить на маркетплейсах (например, OZON) с быстрой доставкой. Лотки также подразумевают использование бумажных или пластиковых бирок для разделения по алфавиту или отделам.
Где купить бирки и оборудование для учета?
Приобрести всё необходимое для организации кадрового учета сегодня не составляет труда. В зависимости от потребностей, вы можете обратиться в следующие магазины:
- Специализированные типографии и канцелярские магазины (например, ЦентрМаг, Комус) — здесь можно купить книги учета, алфавитные бирки-разделители, настольные картотеки (Attache и др.).
- Интернет-магазины офисной мебели (например, SafeBest) — предлагают настольные и металлические картотеки по ценам от 2 270 рублей с доставкой по Москве и регионам.
- Маркетплейсы (OZON и др.) — отличный выбор лотков, пластиковых разделителей и биркодержателей по выгодным ценам с бонусами и кэшбэком.
Важные правила учета бланков
Помимо бирок и картотек, помните о главном: для хранения трудовых книжек должны использоваться только оригинальные бланки, соответствующие всем требованиям законодательства. Приобретать их следует у официальных поставщиков. Если предыдущий экземпляр был утерян, испорчен или изношен, работодатель обязан выдать дубликат или новый бланк, сделав соответствующую запись в книге учета.
Использование бирок на трудовые книжки, алфавитных разделителей и правильно организованных картотек — это не просто дань бюрократии, а реальный способ защитить себя от штрафов со стороны трудовой инспекции и сохранить нервы сотрудников отдела кадров. Грамотная система маркировки делает процесс учета прозрачным, быстрым и безопасным. Инвестируйте в качественные картотеки и ярлыки, и ваша кадровая работа будет функционировать как надежный часовой механизм.