Вопрос о том, можно ли заносить в трудовую книжку сведения о благодарностях сотруднику, часто возникает у руководителей и специалистов по персоналу. Ответ зависит от законодательных норм, внутренних регламентов организации и формы самого документа. Ниже – подробный разбор темы, подкреплённый актуальными разъяснениями органов труда, занятости и соцзащиты (Ро труда) и практическим руководством.

Что именно подпадает под понятие «благодарность»?

Благодарность может быть:

• вербальным (словесным) выражением признательности;
• письменным (благодарственное письмо, грамота);
• официальным документом (приказ, решение руководителя);
• символическим знаком (почётная грамота, медаль и т.п.).

Важно понимать, что не каждое слово «спасибо» автоматически влечёт за собой необходимость внесения записи в трудовую книжку. В соответствии с ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 320н (Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку вносятся только сведения о поощрениях, которые оформлены как официальные документы и закреплены в локальных актах.

Когда благодарность считается «поощрением»?

Поощрение – это форма материального или нематериального вознаграждения, которая:

1. Предусмотрена трудовым законодательством, коллективным договором или локальными нормативными актами;
2. Оформлена официальным документом (приказ, решение, записка с подписью руководителя);
3. Заливается в соответствующий раздел трудовой книжки – «Сведения о поощрениях».

Если благодарность не оформлена как поощрение (например, простое слово «спасибо» без подписи), её запись в книжку не требуется.

Какие документы позволяют внести запись о благодарности?

В практике часто используют следующие документы:

• Приказ о награждении (подписанный руководителем);
• Благодарственное письмо, сопровождающееся указанием основания (приказ, решение);
• Почётная грамота или медаль, если они предусмотрены внутренними нормами;
• Решение комиссии о присвоении премии или благодарности.

Если такой документ существует, запись может быть сделана в соответствующий раздел трудовой книжки.

Как правильно оформить запись о благодарности в трудовой книжке?

Согласно п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждённых Постановлением Правительства РФ № 320н), в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. Награждении (поощрении) сотрудника;
2. Сведениях, подтверждающих наличие поощрения, например: «Приказ № 15 от о благодарности за успешное выполнение проекта»;
3. Места записи – раздел «Сведения о поощрениях» (вкладка «Награждения»).

Если в книжке уже заполнены два вкладыша в разделе «Сведения о награждении», то новую запись следует разместить в вкладыше, который обычно находится в конце документа.

Пример оформления записи

Сведения о поощрении:
Приказ № 27 от «О благодарности Петрову И.И. за многолетний добросовестный труд».
Дата награждения: .

Такой формат позволяет быстро идентифицировать вид поощрения и дату его предоставления.

Можно ли вносить запись о благодарности за отдельные случаи?

Ответ зависит от того, закреплено ли в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок внесения записей о благодарностях.

• Если в коллективном договоре или в уставе компании указано, что «запись о награждении в виде благодарности вносится в трудовую книжку», то работодатель обязан это делать.
• Если же такой порядок не предусмотрен, то запись может быть сделана по желанию, но не является обязательной.

Пример из практики: если сотруднику вручили благодарность Главы города, но эта благодарность не оформлена как официальный документ, то в трудовую книжку вносить запись не требуется (см. разъяснения Ро труда от ).

Что делать, если в книжке уже нет свободного места?

По правилам, если в разделе «Сведения о награждении» закончилось место, следует использовать вкладыш. Вкладка может быть присоединена к книжке и оформлена так же, как основной раздел.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить запись о благодарственном письме? – Только если письмо оформлено как официальный документ (подписано, имеет номер приказа) и подпадает под понятие «поощрение».
• Можно ли занести благодарность за устную похвалу? – Нет, устные благодарности без документального оформления не подлежат внесению.
• Как отразить благодарность от руководства другого предприятия? – Если благодарность выдается от другого работодателя, но при этом подтверждается официальным документом, её тоже можно внести в трудовую книжку.

1. Благодарность оформлена официальным документом (приказ, решение, грамота);
2. Эта форма поощрения предусмотрена локальными нормативными актами организации;
3. Запись размещается в разделе «Сведения о поощрениях» или в прилагаемом вкладыше.

Если эти требования выполнены, то запись вносится в соответствии с установленными правилами. В противном случае благодарность остаётся лишь внутренним выражением признания и не требует документального отражения в трудовой книжке.

Автор статьи: специалист по кадровому праву, 2026 г.