Многие сотрудники, получившие благодарность за добросовестную работу, задаются вопросом: нужно ли вносить эту благодарность в трудовую книжку? И если да, то как это правильно оформить? В этой статье мы подробно разберём законодательные основания, практические нюансы и типичные ошибки, с которыми сталкиваются кадровики и работники в 2026 году.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях, которые работник получил за успехи в трудовой деятельности. При этом закон не перечисляет конкретные виды поощрений — это оставляет пространство для интерпретации на уровне локальных нормативных актов организации.

Дополнительно регулирует порядок ведения трудовых книжек Постановление Правительства РФ от № 225 (в редакции 2026 года). В пункте 24 Правил указано, что в раздел «Поощрения» вносятся записи о:

• награждении орденами, медалями, почетными званиями;
• вручении грамот, дипломов;
• объявлении благодарности, если она оформлена в установленном порядке и связана с достижениями в работе.

Таким образом, не всякая благодарность подлежит занесению в трудовую книжку — только та, которая соответствует критериям официального поощрения за трудовые успехи.

Когда благодарность вносится в трудовую книжку?

Для того чтобы благодарность могла быть официально занесена в трудовую книжку, должны быть выполнены три обязательных условия:

1. Формальное оформление, благодарность должна быть закреплена приказом работодателя (или иным официальным документом, изданным в рамках полномочий работодателя).
2. Связь с трудовой деятельностью, благодарность должна быть объявлена за конкретные достижения в работе (например: «за успешное выполнение проекта», «за высокие показатели в квартале», «за безаварийную работу»).
3. Наличие в локальных актах — система поощрений, включая благодарности, должна быть закреплена в коллективном договоре, положении об оплате труда или положении о поощрениях организации.

Важно! Если благодарность вручена от имени внешней организации (например, от Главы города, Министерства, Избирательной комиссии), то работодатель не обязан вносить её в трудовую книжку, если она не оформлена его приказом. Однако он может сделать это по инициативе (ст. 66 ТК РФ — право, а не обязанность).

Когда благодарность НЕ вносится в трудовую книжку?

Следующие случаи не подлежат занесению в трудовую книжку:

• Благодарность в виде письма или электронного сообщения без приказа работодателя;
• Благодарность от внешней организации (администрация, общественная организация, партнёр), если не оформлена приказом работодателя;
• Благодарность, не связанная с трудовыми достижениями (например, за участие в корпоративном мероприятии или волонтёрстве вне работы);
• Благодарность, не закреплённая в локальных актах компании.

Пример из практики: Сотрудник получил благодарность от Председателя Избирательной комиссии за помощь в организации выборов. Это важное событие, но если работодатель не издал приказ о поощрении и не включил благодарности в систему поощрений — запись в трудовую книжку не обязательна и может быть внесена только по желанию работодателя.

Как правильно оформить запись о благодарности в трудовой книжке?

Если все условия соблюдены, запись вносится в раздел «Сведения о поощрениях» трудовой книжки по следующему алгоритму:

1. Издается приказ о поощрении работника (форма № Т-11 или произвольная, но с обязательными реквизитами: номер, дата, ФИО, основание, вид поощрения).
2. В приказе указывается: «Объявить благодарность сотруднику [ФИО] за [конкретное достижение]».
3. Кадровик вносит запись в трудовую книжку в следующем виде:

Пример записи:

« г. — объявлено благодарность за успешное выполнение проекта «Цифровизация учёта» и высокие показатели работы в I квартале 2026 года»

• Графа 1 — порядковый номер записи (например, 7);
• Графа 2 — дата поощрения (дата приказа);
• Графа 3 — наименование и содержание поощрения (точно как в приказе).

Важно! Запись должна быть подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем), скреплена печатью организации (если она используется) и заверена подписью работника о ознакомлении (ст. 66 ТК РФ).

Можно ли внести благодарность, полученную по совместительству?

Да, можно. Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике, если работник получил благодарность за трудовую деятельность по месту совместительства, и эта благодарность оформлена приказом работодателя по совместительству, то основной работодатель вправе внести запись в трудовую книжку — по письменному запросу работника и при наличии копии приказа.

Однако основной работодатель не обязан это делать — он может отказать, если поощрение не связано с его производственной деятельностью. Но если он согласен — запись вносится в том же порядке, как и за работу по основному месту.

Чем отличается благодарность от грамоты?

Закон не делает жёсткого различия между благодарностью и грамотой. Оба вида поощрений вносятся в трудовую книжку, если:

• оформлены приказом;
• связаны с трудовыми достижениями;
• закреплены в локальных актах.

Разница, в форме: грамота — это документ на бланке с печатью, благодарность — текст в приказе. Но по юридическому значению они равнозначны.

Что делать, если работодатель отказывается вносить благодарность?

Если вы считаете, что ваша благодарность соответствует всем критериям, а работодатель отказывается вносить запись:

1. Подайте письменный запрос в отдел кадров с просьбой внести запись, приложив копию приказа и благодарности;
2. Если ответ отрицательный, обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда;
3. В случае систематических нарушений — можно обратиться в суд с иском о восстановлении трудовых прав (ст. 392 ТК РФ).

Судебная практика (включая дела 2023–2025 гг.) показывает: если благодарность оформлена приказом и связана с работой — суды встают на сторону работника.

Практические рекомендации для работодателей

• Утвердите Положение о поощрениях, в нём укажите, что благодарности включаются в систему поощрений и могут заноситься в трудовую книжку.
• Используйте единый бланк приказа о поощрениях с чётким указанием основания.
• Обучите кадровиков правилам ведения трудовых книжек — ошибки в записях могут стать основанием для штрафов.
• Сохраняйте копии всех приказов о поощрениях — срок хранения — не менее 75 лет (ст. 22.1 Закона о трудовых книжках).

Благодарность в трудовую книжку заносится — но не всегда и не автоматически. Только при соблюдении трёх условий: официальный приказ, связь с трудовой деятельностью и наличие в локальных актах.

Это не просто формальность, запись о благодарности в трудовой книжке:

• подтверждает ваш профессиональный уровень;
• может стать аргументом при повышении или переаттестации;
• влияет на репутацию работника при поиске новой работы;
• доказывает вашу активную позицию и высокую результативность.

Совет работникам: если вы получили благодарность — запросите приказ и уточните у кадровика: «Будет ли она занесена в трудовую книжку?». Не ждите, пока вас спросят — проявите инициативу;

Совет работодателям: не отказывайтесь от поощрений. Благодарность, это дешёвый, но мощный инструмент мотивации. Оформляйте её правильно, и вы получите лояльность, уважение и снижение текучести кадров.

В 2026 году, когда конкуренция за квалифицированных специалистов достигает пика, каждая запись в трудовой книжке — это не просто бумажка. Это документ вашей профессиональной репутации.