Вопрос о том, можно ли и как оформить запись о благодарности в трудовой книжке, часто возникает у работников и кадровиков․ Ниже – пошаговое руководство, правовая база, образцы текста и ответы на типичные вопросы․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 176) – в разделе «Сведения о награждении» фиксируются все виды поощрений, предусмотренные законодательством, коллективным договором или локальными актами работодателя․
• Постановление Минтруда РФ № 69 от  г․ – утверждена инструкция по оформлению записей о награждении (в т․ч․ благодарственных письмах) в трудовой книжке․
• Приказ работодателя – обязательный документ, на основании которого вносится запись․ Текст записи в книжку должен полностью соответствовать формулировке приказа․
• Пояснения Роструда (2021‑01‑28) – если в разделе «Сведения о награждении» заканчивается место, информацию можно занести во вложенный лист (вкладыш)․

Когда благодарность вносится в трудовую книжку?

Запись о благодарности делаеться, если:

1. Благодарность оформлена приказом (или распоряжением) работодателя;
2. Благодарность относится к официальным поощрениям, предусмотренным ТК РФ или локальными нормативными актами;
3. Работодатель решил зафиксировать данное поощрение в официальном документе о трудовой истории․

Если благодарность выдана в виде устного слова, благодарственного письма без приказа или в рамках разового мероприятия, запись в книжку не делается (см․ разъяснение эксперта Минтруда 2024 г․, где указано, что без приказа запись не вносится)․

Как оформить приказ о благодарности?

Образец приказа (пример):

ПРИКАЗ
№ ___ от «__» _______ 2026 г․

О награждении сотрудника благодарственным письмом

В соответствии с пунктом 24 Правил ведения трудовых книжек
и с инструкцией Минтруда РФ № 69 от г․

Приказываю:
Наградить ______________________ (ФИО, должность, подразделение) благодарственным письмом
 за ______________________________ (краткое описание заслуг)․
Внести запись о награждении в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки
 сотрудника в течение 5 рабочих дней со дня издания настоящего приказа․
Копию приказа направить в отдел кадров и в бухгалтерию․

В приказе обязательно указываются:

• номер и дата приказа;
• полные ФИО работника, его должность и подразделение;
• основание (за что благодарят);
• пункт нормативного акта, на котором основано внесение записи;
• срок внесения записи (не более 5 рабочих дней)․

Образец записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о награждении» (страница 2‑3 книжки)․ Текст должен полностью повторять формулировку приказа․

«__» _______ 2026 г․ – благодарственное письмо за
выдающиеся результаты в подготовке и проведении
выборов Президента РФ (пункт 24 Правил ведения
трудовых книжек)․ Приказ № ___ от «__» _______ 2026 г․»

Если в разделе уже нет свободных строк, запись вносится во вложенный лист (вкладыш) – это допускается постановлением Роструда․

Порядок внесения записи

1. Подготовка приказа․ Согласовать текст с юридическим отделом и подписать руководителем․
2. Уведомление сотрудника․ Предоставить копию приказа и благодарственного письма․
3. Внесение записи․ Сотрудник отдела кадров в течение 5 рабочих дней вносит запись в книжку, используя чернильную ручку (не маркер, не карандаш)․
4. Подтверждение․ Сотруднику выдается копия приказа с отметкой «Внесено в трудовую книжку» и подпись ответственного лица․
5. Хранение документов․ Оригинал приказа и благодарственного письма помещаются в личное дело работника․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли записать благодарность без приказа?

Нет․ По требованиям Минтруда запись в книжку допускается только на основании официального приказа․

Сколько времени даёт закон на внесение записи?

Не более 5 рабочих дней со дня издания приказа (см․ пункт 2 приказа)․

Можно ли записать благодарность в отдельный лист, а не в основной книжке?

Да․ Если в разделе «Сведения о награждении» закончилось место, запись делается во вкладыш, который прикрепляется к книжке․

Какие сведения обязательно указываются в записи?

Дата, номер приказа, основание (текст благодарственного письма) и ссылка на нормативный пункт․

Записывают ли благодарность в книжку, если она получена за совместительство?

Да, если благодарность выдана по приказу работодателя, даже если речь идёт о совместительстве․

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие приказа․ Без него запись считается недопустимой․
• Неполный текст․ Запись должна полностью повторять формулировку приказа․
• Использование неправильных шрифтов․ Записывать только чернильной ручкой, без исправлений․
• Пропуск срока․ Внести запись позже 5 рабочих дней – нарушение ТК РФ․
• Запись в неверный раздел․ Благодарность фиксируется в «Сведения о награждении», а не в «Сведения о стаже»․

Запись о благодарности в трудовую книжку – простой, но строго регламентированный процесс․ Главное условие – наличие официального приказа работодателя, соответствие записи тексту приказа и своевременное внесение (не более 5 рабочих дней)․ При соблюдении этих правил благодарственное письмо станет официальным элементом трудовой истории сотрудника и будет учитываться при расчёте пенсионных прав и приёмных процедурах․

Дата публикации: