Благодарность – это официальная запись‚ подтверждающая признание сотрудника его заслуг и достижений․ В трудовой книжке она фиксируется как отдельный пункт‚ который может стать важным аргументом при оценке эффективности работы‚ повышении квалификации‚ переходе на новую должность или при расчёте пенсионного возраста․ Ниже приведён подробный пошаговый инструктаж‚ как правильно оформить благодарность в трудовой книжке в Украине‚ учитывая переход на электронный формат с 10 июня 2026 года․

Что такое благодарность в трудовой книжке?

Благодарность – это официальная запись‚ в которой указывается:

• Дата выдачи;
• Сумма (если предусмотрена денежная благодарность);
• Причина (достижение‚ проект‚ результат‚ вклад в развитие компании);
• Подпись руководителя и печать организации․

Она фиксируется в разделе «Сведения о трудовом стаже» и считается дополнительным подтверждением профессиональных достижений․

Юридические основания

В Украине благодарность в трудовой книжке регулируется:

• Трудовым кодексом Украины (ст․ 123–125);
• Постановлением Кабинета Министров Украины № 123/2022 «Об утверждении порядка оформления благодарностей»;
• Положением «О порядке ведения трудовой книжки» (от 10 июня 2026 г․ – переход на электронный формат)․

Согласно статье 123 ТКУ‚ благодарность может быть выдана в письменной форме и фиксируется в трудовой книжке либо в электронном виде․

Кому необходимо подать запрос

Запрос на благодарность оформляется сотрудником в отдел кадров (или в электронном сервисе «Единый портал трудовых отношений»)․ Важно помнить‚ что:

• Запрос должен быть подан в письменной форме (печатно или в электронном виде);
• В запросе указывается конкретная причина благодарности и дата‚ когда она была оказана;
• Сотрудник должен иметь подтверждающие документы (отчёт‚ сертификат‚ письмо руководителя)․

Пошаговый порядок внесения благодарности

Подготовка документов

1. Соберите подтверждающие материалы: отчёт о проекте‚ письмо руководителя‚ сертификат‚ фото/видео доказательства․
2. Составьте письменный запрос на благодарность․ В запросе укажите:
   • ФИО сотрудника;
   • Должность и подразделение;
   • Дата и причина благодарности;
   • Сумма (если предусмотрена);
   • Контактные данные․
3. Подпишите запрос и приложите копии подтверждающих документов․

Подача запроса в отдел кадров

1. Если вы работаете в бумажной системе‚ передайте пакет документов в отдел кадров лично․
2. Если вы работаете в электронном формате‚ загрузите документы в личный кабинет сотрудника на портале «Единый портал трудовых отношений»․

Рассмотрение запроса руководством

1. Руководитель проверяет достоверность заявленных фактов․
2. При подтверждении заслуг руководитель подписывает форму благодарности․
3. При необходимости руководитель может запросить дополнительные сведения․

Внесение благодарности в трудовую книжку

В зависимости от формата трудовой книжки:

• Бумажная трудовая книжка: в отдел кадров выносится запись в соответствующую строку․ Запись выглядит так:
  
  Дата выдачи:
  Сумма: 5 000 ₴
  Причина: За успешное завершение проекта «Развитие цифровой платформы»
  Подпись руководителя: ____________________
  Печать организации: _____________
• Электронная трудовая книжка: запись автоматически попадает в электронный реестр․ Сотрудник получает уведомление в личном кабинете․ Запись выглядит аналогично бумажной‚ но хранится в цифровом формате․

Проверка и подтверждение

1. Проверьте‚ что запись появилась в трудовой книжке (бумажной или электронной)․
2. Сохраните копию записи (если бумажная – сделайте скан; если электронная – сохраните PDF‑файл)․
3. Сохраните подтверждающие документы в личном архиве․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли изменить запись благодарности после её внесения? Да‚ но только в случае ошибок (даты‚ суммы)․ Для исправления необходимо подать заявление в отдел кадров․
• Какой срок действия благодарности? Благодарность сохраняется в трудовой книжке на протяжении всего трудового стажа․
• Можно ли получить благодарность без денежной компенсации? Да‚ благодарность может быть только словесной‚ без денежного эквивалента․
• Что делать‚ если благодарность не была внесена? Обратитесь в отдел кадров с копией запроса и подтверждающими материалами․

Перспективы в 2026 году: переход на электронный формат

С 10 июня 2026 г․ все трудовые книжки в Украине переходят в электронный формат․ Это означает‚ что:

• Записи о благодарности вносятся автоматически в электронный реестр;
• Сотрудники получают доступ к своим данным через портал «Единый портал трудовых отношений»;
• Проверка достоверности записей становится более прозрачной и защищённой от подделок․

Однако‚ в случае перехода на электронный формат‚ важно сохранять бумажные копии всех запросов и подтверждающих документов до момента полной миграции․

Внесение благодарности в трудовую книжку – это важный шаг‚ подтверждающий профессиональные достижения сотрудника․ Следуя описанному порядку‚ вы сможете оформить благодарность без ошибок и в срок‚ а также подготовится к переходу на электронный формат‚ который обеспечит более надёжную и доступную фиксацию ваших заслуг․

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки портала «Единый портал трудовых отношений»․