Благодарственное письмо – это форма поощрения работника за достижения, добросовестный труд или особый вклад в деятельность организации. Вопрос, как отразить факт получения такого письма в трудовой книжке, часто возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже рассмотрим нормативную основу, варианты формулировок и практические рекомендации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек и записей о поощрениях.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – устанавливает порядок внесения записей о поощрениях.
- Внутренние локальные акты организации (положение о поощрении сотрудников, приказ о награждении) – определяют конкретные виды поощрений и формулировки.
Что считается поощрением и как его фиксировать
Согласно п. 2 Правил ведения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся записи о:
- поощрениях, объявленных приказом (распоряжением) работодателя;
- наградах, грамотах, благодарностях и иных формах поощрения, если они предусмотрены локальными нормативными актами.
Благодарственное письмо, если оно оформлено в виде приказа о поощрении (или распоряжения) и предусмотрено внутренними документами организации, подлежит внесению в трудовую книжку как поощрение. Если же письмо носит исключительноinformальный характер (например, электронное письмо от руководителя без оформления приказа), его запись в трудовую книжку не требуется.
Как правильно написать запись: «вручается» или «награждается»?
В трудовой книжке используется термин «награждается» при внесении записи о поощрении. Формулировка выглядит так:
Награждается благодарственным письмом за [краткое описание заслуг] (приказ № ___ от «___» __________ 20__ г.).
Слово «вручается» применяется в тексте самого приказа о поощрении (например, «Вручить сотруднику благодарственное письмо…»), но в трудовой книжке фиксируется факт награждения, а не действия вручения.
Примеры записей в трудовую книжку
Пример 1. Благодарственное письмо за успешное выполнение проекта
Награждается благодарственным письмом за успешное выполнение проекта «Автоматизация учета» (приказ № 45 от г.).
Пример 2. Благодарственное письмо за многолетний добросовестный труд
Награждается благодарственным письмом за многолетний добросовестный труд и высокие профессиональные показатели (приказ № 78 от г.).
Пример 3; Благодарственное письмо за вклад в корпоративную культуру
Награждается благодарственным письмом за активное участие в формировании корпоративной культуры и наставничество новым сотрудникам (приказ № 12 от г.).
Пошаговая инструкция для кадровика
- Проверьте локальные акты. Убедитесь, что благодарственное письмо предусмотрено как вид поощрения в Положении о поощрении сотрудников.
- Оформите приказ о поощрении. В приказе укажите:
- наименование поощрения («благодарственное письмо»);
- основание (за что награждается);
- номер и дату приказа;
- ФИО сотрудника, его должность.
- Внесите запись в трудовую книжку в раздел «Сведения о поощрениях» (обычно после записи о последнем переводе или увольнении). Используйте шаблон:
Награждается благодарственным письмом за [описание заслуг] (приказ № ___ от «___» __________ 20__ г.).
- Подпишите и поставьте печать (если требуется внутренними регламентами).
- Сделайте копию приказа для личного дела сотрудника и для архива.
Чего следует избегать
- Не использовать формулировку «вручается» в трудовой книжке – это не соответствует установленному порядку записи.
- Не вносить запись без приказа. Если благодарственное письмо не оформлено приказом, его фиксировать в трудовой книжке нельзя.
- Не указывать излишне детальные описания. Достаточно кратко отразить суть заслуги (например, «за успешное выполнение проекта Х»).
- Не путать с записями о наградах (грамоты, премии, ордена). Для каждого вида поощрения существует своя строка в трудовой книжке.
Благодарственное письмо считается поощрением и фиксируется в трудовой книжке словом «награждается». Запись оформляется на основании приказа о поощрении, содержит краткое описание заслуг и реквизиты приказа. Соблюдение указанных правил обеспечит корректное ведение трудовой книжки и исключит возможные претензии со стороны государственных инспекций труда.
Если у вас остались вопросы по конкретным случаям или нужна помощь в составлении приказа, обращайтесь к юристу компании или специалисту по кадровому делопроизводству.