Награждение сотрудника благодарственным письмом от губернатора – это не только знак признания его заслуг, но и важный документ, который необходимо правильно отразить в трудовой книжке. В этой статье мы разберём юридические основания, порядок оформления, типовые примеры записей и часто задаваемые вопросы.
Что такое благодарственное письмо от губернатора?
Благодарственное письмо – официальное письмо, в котором глава региона выражает признательность сотруднику за особые достижения, добросовестный труд, участие в общественно‑полезных проектах и т.д. Такое письмо обычно сопровождается наградным листом и/или постановлением о награждении.
Юридический статус
Согласно Постановлению Министерства труда РФ №69 от г. и Постановлению Правительства РФ № 1060 от г., благодарственное письмо от главы субъекта РФ считается официальным признанием заслуг сотрудника и может быть учтено в кадровом учёте.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку?
Обсуждение в практике показало, что организация не обязана вносить запись о благодарственном письме в трудовую книжку, если она ведёт кадровый учёт в электронном виде. Однако, если трудовая книжка ведётся в бумажном формате, рекомендуется оформить запись, чтобы сохранить официальную историю сотрудника.
Согласно статье «Наградной лист Благодарность Губернатора» (КонсультантПлюс, 2025), обязательно должна быть отсылка на приказ‑основание. Без информации о реквизитах приказа запись в трудовой книжке будет неполной.
Порядок оформления записи в трудовой книжке
Подготовка документов
- Получить благодарственное письмо от губернатора (с копией).
- Получить приказ, в соответствии с которым объявлена благодарность (если он есть).
- Подготовить форму «Запись в трудовой книжке о награждении благодарственным письмом» (образец можно найти в КонсультантПлюс).
Заполнение формы
В таблице ниже приведён типичный пример заполнения:
| № | Параметр | Значение |
|---|---|---|
| 1 | Дата записи | |
| 2 | Номер и дата приказа | № 1234 от |
| 3 | Содержание благодарности | Благодарим за успешное выполнение проекта «Развитие инфраструктуры». |
| 4 | Сведения о награждении | Благодарственное письмо от губернатора, дата выдачи , № 5678. |
| 5 | Подпись и печать работодателя | — |
Положения в трудовой книжке
Запись размещается в разделе «Сведения о награждении» (последняя страница трудовой книжки). Важно, чтобы текст записи строго соответствовал тексту приказа и письма.
Проверка и хранение
После внесения записи необходимо проверить, что все реквизиты совпадают с оригинальными документами. Копии благодарственного письма и приказа хранятся в кадровом отделе в течение 5 лет.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить запись без приказа? – Нет, в соответствии с инструкцией Минтруда РФ, запись должна иметь основание в виде приказа.
- Нужно ли вносить запись в электронную трудовую книжку? – В электронном учёте запись обычно фиксируется в системе «Кадровый учёт»; однако, при наличии бумажной трудовой книжки, запись всё равно оформляется.
- Что делать, если письмо от губернатора не содержит номера приказа? – В таком случае необходимо запросить у администрации справку о назначении приказа, либо оформить отдельный приказ‑основание.
- Можно ли отразить благодарность в вкладыше? – Да, если трудовая книжка ведётся в бумажном виде, запись можно разместить в вкладыше, но это не заменяет официальную запись в самой книжке.
Пример оформления благодарственного письма и записи
Ниже приведён пример благодарственного письма и соответствующей записи в трудовой книжке.
Благодарственное письмо от губернатора
Губернатор Иванов Иван Иванович
от 15 апреля 2026 г. № 5678
Уважаемый(ая) Петров Петр Петрович,
Благодарим Вас за выдающиеся результаты в проекте «Развитие инфраструктуры», который способствовал повышению качества жизни жителей нашего региона. Ваша профессиональная компетентность, ответственность и инициативность заслуживают особого признания.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
Губернатор
Запись в трудовой книжке
№ 1234 от
Благодарственное письмо от губернатора за успешное выполнение проекта «Развитие инфраструктуры»
Благодарственное письмо от губернатора, дата выдачи , № 5678.
- Всегда оформляйте приказ‑основание для благодарственного письма.
- Запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа и письма.
- Храните копии всех документов в кадровом отделе минимум 5 лет.
- При работе с электронным учётом убедитесь, что запись отражена в системе «Кадровый учёт».
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите надёжное хранение информации о награждении и сможете использовать её при необходимости (например, при рассмотрении вопросов о повышении, переводе или увольнении).