Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить бумажный экземпляр трудовой книжки (например, для оформления пенсии, получения социальных выплат, при переходе к другому работодателю). Для этого оформляется специальный бланк о выдаче трудовой книжки (заявление работника или служебная записка работодателя). Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, необходимые реквизиты и пример заполнения.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная Приказом Минтруда России № 697н от (п. 76) – определяет порядок выдачи дубликата или оригинала трудовой книжки по заявлению работника.
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – устанавливает необходимость представления трудовой книжки при назначении пенсии.
• Постановление Правительства РФ № 225 от – регулирует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и порядок выдачи бумажных экземпляров при необходимости.

Согласно п. 76 Инструкции, работник имеет право получить оригинал трудовой книжки на время, если она требуется для осуществления прав, связанных с социальным обеспечением, либо при увольнении, если книжка находится у работодателя.

Когда требуется бланк о выдаче трудовой книжки?

• Оформление пенсии по возрасту, по инвалидности или по случаю потери кормильца.
• Получение государственных социальных выплат (пособия по безработице, материнский капитал и др.).
• Устройство на новую работу, если предыдущий работодатель хранит трудовую книжку.
• Восстановление утраченной или повреждённой трудовой книжки (в этом случае оформляется дубликат, а не выдача оригинала).
• Переход на электронную трудовую книжку с последующей необходимостью предъявить бумажный экземпляр в органы ПФР или другие учреждения.

Кто выдаёт бланк и кто его заполняет?

Бланк о выдаче трудовой книжки может быть оформлен в двух вариантах:

1. Заявление работника – сотрудник пишет обращение к руководителю организации с просьбой выдать трудовую книжку на руки.
2. Служебная записка (распоряжение) работодателя – кадровая служба готовит документ о выдаче книжки, который подписывает руководитель и передаёт работнику вместе с книжкой.

В большинстве случаев достаточно заявления работника, оформленного в произвольной форме, но содержащего обязательные реквизиты (см. раздел 4).

Обязательные реквизиты бланка

Несмотря на то, что форма заявления не утверждена законодательно, для обеспечения его юридической силы рекомендуется включать следующие элементы:

• Шапка документа – наименование организации (полное, как в учредительных документах), её адрес, ИНН/КПП (по желанию).
• Дата и место составления – например, «г. Москва, 22 мая 2026 г.».
• Адресат – «На имя генерального директора ООО «Пример» Иванова И.И.».
• – «Заявление о выдаче трудовой книжки» (можно выделить жирным).
• Текст заявления – просьба выдать трудовую книжку, указание причины (например, «для оформления пенсии по старости»); ссылка на нормативный акт (п. 76 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).
• Перечень прилагаемых документов (при необходимости): копия паспорта, копия СНИЛС, доверенность ( если книжку получает представитель).
• Подпись заявителя – фамилия, имя, отчество, расшифровка подписи.
• Дата подачи заявления.

При оформлении служебной записки добавляются реквизиты исполнителя (кадровика), номер документа и резолюция руководителя.

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

1. Шапка: укажите полное название компании, её юридический адрес.
2. Слева – дата и город составления.
3. Справа – данные адресата (ФИО руководителя, его должность).
4. По центру – «Заявление о выдаче трудовой книжки» (выделить жирным шрифтом).
5. Основной текст: вежливое обращение («Прошу выдать мне на руки трудовую книжку…»); указать причину и период, на который требуется книжка; сослаться на п. 76 Инструкции.
6. Перечислить прилагаемые документы (если есть).
7. Поставить подпись, расшифровку и дату.
8. Передать заявление в кадровую службу или непосредственно руководителю.

После получения заявления работодатель в течение трех рабочих дней (по п. 76 Инструкции) обязан выдать трудовую книжку и сделать отметку о выдаче в журнале движения трудовых книжек.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки

ООО «Альфа-Тех»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
г; Москва, ул. Примерная, д. 10

22 мая 2026 г.

На имя генерального директора
ООО «Альфа-Тех»
Петрова Сергея Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ О ВЫДАЧЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки для оформления пенсии по старости в Пенсионном фонде РФ.
Основание: п. 76 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России № 697н от .

Прилагаю:
Копия паспорта (страницы с данными и пропиской);
Копия СНИЛС.

Подпись _____________ /Иванова Анна Petrovна/
Дата подачи: 

При необходимости можно заменить перечень прилагаемых документов или уточнить цель выдачи (например, «для получения пособия по безработице»).

Что делать после получения трудовой книжки?

• Сотрудник обязан вернуть книжку работодателю в срок, указанный в заявлении (обычно не позднее трёх рабочих дней после достижения цели использования).
• В случае утраты или повреждения книжки работник должен немедленно сообщить об этом работодателю и оформить заявление на выдачу дубликата.
• Работодатель делает запись в журнале движения трудовых книжек о дате выдачи и возврата, а также ставит подпись ответственного лица.

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. При переходе на ЭТК бумажная книжка остаётся у работодателя, а сотрудник получает выписку из ЭТК. Если nevertheless требуется бумажный экземпляр (например, для подачи документов в зарубежные организации), порядок выдачи остаётся тем же: заявление работника + п. 76 Инструкции.

Где получить готовый бланк?

• На сайте Министерства труда и социальной защиты РФ – раздел «Нормативные правовые акты» → «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек».
• На корпоративных порталах кадровых служб (часто есть шаблоны заявлений в форматах .doc, .pdf).
• В специализированных юридических базах (КонсультантПлюс, Гарант) – поиск по фразе «заявление о выдаче трудовой книжки».
• Можно самостоятельно составить документ, используя образец из пункта 6 данной статьи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да, если внутренние регламенты организации допускают электронный документооборот. В этом случае подпись может быть электронной (УКЭП) либо сканированной ручной подписью.

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче трудовой книжки?

Сначала следует направить письменную претензию с ссылкой на п. 76 Инструкции. При необоснованном отказе можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд с иском о нарушении прав работника.

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет, нотариальное заверение не требуется, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Можно ли получить трудовую книжку без заявления, если она нужна для срочной операции?

Законодательно выдача возможна только по заявлению работника (или по распоряжению работодателя). Самостоятельное изъятие книжки без согласия считается нарушением.

Бланк о выдаче трудовой книжки – простой, но важный документ, позволяющий работнику реализовать свои права на получение социальных выплат, пенсии и иных гарантий, связанных с трудовым стажем. Соблюдение установленного порядка (ссылка на п. 76 Инструкции, указание причины, соблюдение сроков выдачи и возврата) обеспечивает законность действий обеих сторон и минимизирует риски трудовых споров.

При подготовке заявления рекомендуется использовать представленный выше образец, адаптировать его под конкретную ситуацию и своевременно передать документ в кадровую службу. При возникновении вопросов консультируйтесь с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.