Бланк передачи трудовой книжки (иногда называют актом приема‑передачи трудовой книжки) – это официальный документ, фиксирующий факт передачи одной или нескольких трудовых книжек от одного лица (обычно работодателя) к другому (новому работодателю, сотруднику, архиву и т.п.). Правильное оформление бланка гарантирует законность кадровых процедур, упрощает внутренний учёт и защищает интересы обеих сторон.

Содержание статьи

1. Правовая база и нормативные акты
2. Зачем нужен бланк передачи трудовой книжки
3. Когда оформляют акт передачи
4. Структура бланка: обязательные реквизиты
5. Образец заполнения
6. Где скачать готовый шаблон
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база и нормативные акты

Оформление передачи трудовой книжки регулируется следующими документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 69, пункт 4, где указано, что работодатель обязан передать трудовую книжку работнику при увольнении.
• Постановление Правительства РФ от 20 июня 1974 г. № 354 – «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней».
• Приказ Минтруда России от 5 апреля 2023 г. № 353н – о введении новых бланков трудовых книжек и порядке их учёта.
• Внутренние нормативные акты организации (приказ о назначении ответственного за учёт трудовых книжек, локальные положения о плате за бланк и т.д.).

Все эти документы требуют фиксировать факт передачи книжки в письменной форме, что и делает акт приема‑передачи обязательным.

Зачем нужен бланк передачи трудовой книжки

Основные цели оформления акта:

• Документальное подтверждение факта передачи книжки от одного лица к другому.
• Защита интересов работника – гарантирует, что его трудовая история не будет утеряна.
• Контроль со стороны работодателя – позволяет вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков.
• Соблюдение требований законодательства – отсутствие акта может рассматриваться как нарушение ТК РФ.

Когда оформляют акт передачи

Акт составляется в следующих ситуациях:

1. При увольнении работника (передача книжки от работодателя к работнику).
2. При переводе работника в другое подразделение, где ведётся отдельный кадровый учёт.
3. При передаче книжек в архив или в центр занятости (например, при ликвидации организации).
4. При передаче книжек от бывшего работодателя новому (при реорганизации, слиянии компаний).
5. При выдаче новых бланков (замена повреждённого экземпляра).

Структура бланка: обязательные реквизиты

Ниже перечислены поля, которые должны быть заполнены в соответствии с нормативными актами и лучшими практиками.

При необходимости в акт могут быть включены дополнительные поля, предусмотренные внутренними регламентами компании.

Образец заполнения

Текстовый пример

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Дата составления: 
Номер акта: 015/2026

Передающая сторона:
 ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1127701234567,
 юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10,
 представитель – Иванов И.И., должность – директор.

Получающая сторона:
 ЗАО «ТехноСервис», ИНН 7707654321, ОГРН 1127707654321,
 юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 5,
 представитель – Петров П.П., должность – главный бухгалтер.

Перечень передаваемых трудовых книжек:
 | № | ФИО работника | Серия‑номер книжки | Состояние |
 |---|--------------------|---------------------|-----------|
 | 1 | Сидоров А.А. | 01 1234567 | Пригодна |
 | 2 | Кузнецова Е.В. | 01 7654321 | Пригодна |
 | 3 | Смирнов В.В. | 01 1122334 | Пригодна |
Примечание: Передача книжек осуществляется в связи с реорганизацией ООО «Ромашка» и переводом сотрудников в ЗАО «ТехноСервис» (приказ № 27/2026 от ).

Подписи сторон:

 _______________________/Иванов И.И. (директор ООО «Ромашка»)

 _______________________/Петров П.П. (главный бухгалтер ЗАО «ТехноСервис»)
 _______________________/Сидоров А.А. (работник)

Печать организации (при наличии).

Как оформить в Word/Google Docs

• Создайте таблицу с колонками «№», «ФИО», «Серия‑номер», «Состояние».
• Заполните шапку документа (дата, номер, реквизиты сторон) шрифтом Times New Roman, 12 пт, полужирный.
• Подписи разместите внизу, оставив достаточно места для подписи и печати.
• Сохраните файл в формате .docx и .pdf для архивации.

Где скачать готовый шаблон

Существует несколько бесплатных ресурсов, где можно скачать готовый шаблон акта приема‑передачи трудовой книжки:

• Скачать шаблон в формате DOCX
• Скачать шаблон в формате PDF
• Официальный портал Министерства труда РФ – раздел «Документы и формы» (требуется регистрация).

После скачивания откройте файл в любой офисной программе, замените примерные данные на свои и распечатайте.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за бланк трудовой книжки?

Согласно письму Минтруда от 5 апреля 2023 г., организация может взимать плату за бланк только в случае, если это предусмотрено её локальными нормативными актами. При этом размер платы не должен превышать фактической себестоимости бланка.

Можно ли оформить передачу электронно?

С 2024 г. в России вводятся электронные трудовые книжки. Для их передачи используется специальный сервис «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). Однако если в организации всё ещё используют бумажные книжки, акт в бумажном виде обязателен.

Как вести книгу учёта движения трудовых книжек?

В книге фиксируются все операции: выдача, передача, возврат, утеря, уничтожение. Записи делаются в хронологическом порядке, указывая дату, номер акта, ФИО работника и подпись ответственного лица.

Что делать, если книжка утеряна?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан оформить акт утери, выдать работнику дубликат (при наличии) и оформить справку о потере. Утеря без надлежащего оформления может привести к штрафу до 5 000 рублей.

Нужно ли хранить оригиналы актов?

Да. Оригиналы актов хранятся в деле кадров в течение 5 лет после окончания трудовых отношений, в соответствии с требованиями ТК РФ.

Бланк передачи трудовой книжки – это простой, но крайне важный документ, который обеспечивает законность и прозрачность кадровых процессов. Правильное оформление акта помогает избежать конфликтов, упрощает внутренний учёт и защищает интересы как работодателя, так и работника.

Помните: без корректно заполненного акта передача трудовой книжки считается нарушением Трудового кодекса, а последствия могут включать штрафы и административные проверки. Пользуйтесь готовыми шаблонами, проверяйте каждую запись и сохраняйте оригиналы в надёжном месте;

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к юристу или в отдел кадров вашей организации.