Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При увольнении или переходе на электронный формат (ЭТК) между работодателем и сотрудником возникает необходимость обмена официальными документами. В таких ситуациях используется бланк письма на трудовую книжку. Это может быть уведомление от работодателя с просьбой забрать документ, заявление от работника о выдаче или согласие на пересылку по почте.

В данной статье мы подробно разберем, какие существуют бланки и письма, связанные с трудовыми книжками, как их правильно оформлять и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Виды писем и заявлений по трудовой книжке

В кадровой практике существует несколько основных ситуаций, требующих документального оформления:

• Уведомление от работодателя — письмо сотруднику с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
• Заявление о выдаче — письменный запрос сотрудника на получение документа на руки.
• Согласие на пересылку — заявление работника об отправке трудовой книжки почтой.
• Расписка в получении, подтверждение того, что сотрудник получил документ на руки.
• Письма по электронным трудовым книжкам — заявления о переходе на ЭТК или выдаче бланка СТД-Р.

Уведомление работника о необходимости получить трудовую книжку

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ, работодатель снимает с себя ответственность, направив письмо-уведомление.

Как оформить уведомление?

Документ оформляется на фирменном бланке организации для письма. В нем обязательно должны быть указаны:

1. ФИО и адрес увольняемого работника.
2. Реквизиты приказа об увольнении.
3. Просьба явиться за трудовой книжкой лично.
4. Предложение дать письменное согласие на отправку документа по почте (если явка невозможна).
5. Контактные данные кадровой службы для уточнения деталей.

Отправлять такое письмо лучше заказным письмом с описью вложения, чтобы иметь документальное подтверждение отправки на случай судебных споров.

Заявление работника о выдаче трудовой книжки

Если сотруднику нужно получить трудовую книжку на руки (например, для оформления пенсии или кредита), он пишет соответствующее заявление. В 2026 году актуальны следующие данные, которые должны присутствовать в бланке:

• Шапка: на имя руководителя, от кого (ФИО, должность).
• Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки».
• Причина запроса (по общему правилу трудовая книжка выдается на руки только при увольнении, но в исключительных случаях — для предоставления в соцорганы).
• Обязательство вернуть документ в установленный срок (обычно не более 3 рабочих дней).
• Дата и подпись работника.

Согласие на отправку трудовой книжки по почте

Если работник не может лично приехать за документом, он может направить работодателю письмо с просьбой переслать трудовую книжку почтой. Это важнейший юридический документ: без согласия работника отправлять книжку почтой запрещено.

Что должно быть в заявлении на отправку почтой?

Бланк заявления о согласии на отправку трудовой книжки по почте включает:

1. Реквизиты уведомления: в письме можно (и нужно) привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя, с просьбой решить судьбу трудовой книжки.
2. Точный адрес: почтовый адрес, по которому следует направить документ.
3. Способ пересылки: обычно это ценное письмо с описью вложения.
4. Подпись: личная подпись работника и дата составления.

Расписка в получении трудовой книжки

Когда работник лично забирает документ, кадровик делает запись в книге учета движения трудовых книжек, а сотрудник ставит свою подпись. Если речь идет о выдаче книжки на время (не при увольнении), дополнительно пишется расписка работника в получении трудовой книжки.

В расписке указываются:

• ФИО и должность сотрудника;
• Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша);
• Цель выдачи;
• Обязательство вернуть документ;
• Дата и подпись.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые бланки

С введением электронных трудовых книжек появился новый формат документов. Если сотрудник выбрал ведение ЭТК, ему выдается специальная выписка по форме СТД-Р при увольнении.

Работник также имеет право подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный формат. Образцы таких заявлений стандартизированы и включают:

• Запись о переходе на электронную трудовую книжку.
• Отметку о выдаче бумажной книжки на руки с записью о том, что сотрудник перешел на ЭТК.

Где скачать пустые бланки и образцы?

Найти и скачать нужный образец сегодня не составляет труда. Порядок внесения записей и оформления заявлений может различаться для разных категорий сотрудников, поэтому важно использовать актуальные шаблоны.

На специализированных порталах (например, «Моё дело», КонсультантПлюс) доступны:

• Пустые формы в Word и PDF;
• Примеры заполнения 2025–2026 годов;
• Справочники с более чем 100 готовыми образцами типовых и уникальных кадровых ситуаций (приём, увольнение, перевод, награждение, внесение изменений в бланк и отмена неверных записей).

Правильное оформление бланка письма на трудовую книжку защищает работодателя от штрафов и судебных исков, а работника — от потери стажа. Независимо от того, оформляете ли вы уведомление с просьбой явиться за документом, расписку или согласие на почтовую пересылку, всегда используйте актуальные образцы и следите за тем, чтобы все реквизиты и подписи были заполнены корректно.