Бланк трудовой книжки – это официальный документ, который содержит информацию о трудовой деятельности работника. Для работодателя наличие готовых бланков в наличии является обязательным условием своевременного оформления трудовых книжек при приёме новых сотрудников. В этой статье рассматриваются основные вопросы, связанные с приобретением, хранением и учётом бланков трудовых книжек.
Что такое бланк трудовой книжки?
- Официальный документ, выданный государственным органом (Минтрудом).
- Содержит место для записи даты приёма, увольнения, начислений и т.д.
- В России бланки выпускаются под кодом ГОЗНАК (например, 067575).
Где и как приобрести бланки?
Официальные поставщики
- «Кадры в порядке» – поставщик ГОЗНАК, доставка по всей России.
- «Канцмир» – интернет‑магазин с ценами от 200 руб. за бланк (с бесплатной доставкой при заказе от 5 000 руб.).
- «Читай‑город» – продажа бланков в розницу и оптом.
- «OZON» – маркетплейс с большим ассортиментом и возможностью рассрочки.
Цены на бланки
- Официальные цены по Приказу Минтруда (2023‑09‑27): 3 р. 76 коп.
- Оптовые цены в интернет‑магазинах: от 260 руб. за бланк.
- В некоторых случаях стоимость фиксируется в условной оценке: 1 руб. за бланк.
- Вариант «покупка по выгодной цене» – от 290 руб. за бланк.
Как оформить заказ?
- Определите необходимое количество: учитывайте запасы и прогнозируемый поток новых сотрудников.
- Выберите поставщика: сравните цены, условия доставки и наличие сертификатов.
- Оформите заказ онлайн или по телефону.
- Получите накладную и убедитесь, что бланки соответствуют ГОЗНАК.
Хранение и учёт бланков
Физическое хранение
- Хранить в защищённом от влаги и прямого света месте.
- Разделить по категориям: «готовые к выдаче», «в процессе оформления», «запас».
- Вести учёт на бумаге или в электронном виде (например, в системе «Кадры в порядке»).
Бухгалтерский учёт
Приобретение бланков отражается в бухгалтерском учёте по следующим проводкам:
- Если бланки учитываются в условной оценке: Дебет 68 – Кредит 19 (или 51) – 1 руб. за бланк.
- Если фиксируется реальная стоимость: Дебет 60 – Кредит 51 – стоимость бланка.
- При списании бланков, которые уже использованы: Дебет 68 – Кредит 60 – стоимость бланка.
В соответствии с Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. В учётной записи фиксируется дата приобретения, количество, стоимость и место хранения.
Как отразить расходы на бланки в финансовой отчётности?
- Расходы на бланки классифицируются как затраты на материалы (учетный код 68).
- В отчёте о прибылях и убытках они учитываются в разделе «Расходы на материалы».
- При наличии больших запасов бланков можно использовать метод первый пришёл – первый ушёл (FIFO) для оценки остатков.
Практические рекомендации
- Планируйте закупки заранее: учитывайте сезонные пики приёма сотрудников.
- Проверяйте наличие сертификатов ГОЗНАК у поставщика.
- Ведите учёт остатков в реальном времени, чтобы избежать дефицита.
- Сохраняйте все документы (накладные, квитанции) в течение 5 лет.
- При возникновении вопросов обращайтесь к специалисту по бухгалтерии или к инспекции труда.
Где ещё можно купить бланки трудовых книжек?
- «Akvarel;com» – широкий ассортимент, включая самокопирующуюся бумагу.
- «OZON» – большой выбор и бонусы.
- «Маркетплейс» в Украине – цены от 8 235 руб. за набор.
- «Канцелярия.онлайн» – оптовые цены от 270 руб. за бланк.
Приобретение бланков трудовых книжек – важный элемент кадровой политики любой организации. Правильный подход к закупкам, учёту и хранению обеспечивает своевременное оформление документов и соблюдение требований законодательства. Следуя рекомендациям выше, вы сможете оптимизировать затраты и избежать проблем с контролирующими органами.