Трудовая книжка – один из самых важных бланков строгой отчётности (БСО)‚ который фиксирует сведения о трудовом стаже‚ месте работы и прочих деталях занятости сотрудника․ Правильное оформление‚ учёт и хранение таких документов регулируются законодательством РФ‚ а их использование требует соблюдения ряда требований․
Что подразумевается под «бланками строгой отчётности»
Бланк строгой отчётности – это документ‚ который:
- имеет уникальные опознавательные признаки;
- подлежит обязательному учёту‚ хранению и выдаче;
- может быть использован в бухгалтерском и налоговом учёте․
К ним относятся:
- Трудовые книжки и их вкладыши;
- Книги учёта бланков строгой отчётности (КУБСО);
- Дипломы‚ аттестаты‚ удостоверения‚ путевки‚ талоны и др․
Перечень конкретных БСО определяется в учётной политике организации․
Трудовая книжка как бланк строгой отчётности
Трудовая книжка имеет строго установленную форму‚ утверждённую Министерством труда и социальной защиты․ Она включает:
- серию и номер;
- ФИО работника;
- дату рождения;
- место и дату вступления в должность;
- сведения о предыдущих местах работы;
- подписи руководителей при приёме и увольнении․
С года в продажу поступили новые бланки трудовых книжек и вкладышей (приказ Минфина от № 55н)․
Книга учёта бланков строгой отчётности (КУБСО)
КУБСО – это документ‚ в котором фиксируется:
- серия и номер каждого выданного бланка;
- дата выдачи;
- дата возврата или списания;
- причина списания (утрата‚ порча и т․п․)․
Форма КУБСО определяется Приказом Минфина № КД‑1‑15/10н от ․ Образец заполнения доступен для скачивания в открытом доступе․
Как оформить книгу учёта
В начале книги указываются реквизиты организации и тип БСО;
На каждой странице фиксируются данные о каждом бланке (серия‚ номер‚ дата выдачи)․
При списании в конце строки делается отметка «Списана» с указанием причины․
По окончании года (или по необходимости) книга подписывается ответственным лицом․
Сроки хранения и места хранения
По закону‚ бумажные бланки строгой отчётности необходимо хранить в специальных помещениях (сейфы‚ металлические шкафы) в течение 5 лет после их использования или списания․
Особое внимание уделяется:
- корешкам от выданных бланков;
- архивным фондам‚ где хранятся копии и справки․
Где приобретать бланки трудовых книжек
Бланки строгой отчётности обязаны закупаться у официальных изготовителей‚ которые имеют лицензии на производство документов․ При этом:
- Организация должна оформить заказ через официального поставщика;
- Приёмка бланков производится с проверкой соответствия требованиям ГОСТ и лицензии;
- После покупки в бухгалтерии вносится запись в КУБСО․
Бухгалтерские отражения и налоговые аспекты
Стоимость приобретённых бланков строгой отчётности отражается в бухгалтерском учёте как:
- расходы на материалы (прочие расходы);
- не включённые в себестоимость готовой продукции․
НДС по таким документам можно зачислить в вычет‚ если:
- накладная накладена поставщиком;
- бланки использованы в целях‚ подлежащих налогообложению;
- все документы‚ подтверждающие факт покупки‚ находятся в архиве․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Является ли трудовая книжка бланком строгой отчётности?
Ответ: Да․ Трудовая книжка относится к категории БСО‚ так как содержит уникальные сведения о работнике и подлежит обязательному учёту․
Вопрос: Как правильно оформить вкладыш к книжке?
Ответ: Вкладыш оформляется в том же виде‚ что и основная книжка‚ но имеет отдельный номер и регистрируется в КУБСО как отдельный документ․
Вопрос: Что делать‚ если бланк потерян?
Ответ: Потерянный бланк фиксируется в КУБСО как «утерян»‚ после чего в организации выдаётся новый бланк‚ который также заносится в учёт․
Вопрос: Можно ли использовать электронные формы вместо бумажных?
Ответ: На данный момент законодательство РФ требует использования бумажных бланков строгой отчётности․ Электронные аналоги пока не имеют статуса БСО․
Бланки трудовых книжек являются важным элементом бланков строгой отчётности․ Их правильное оформление‚ учёт в книге учёта и соблюдение сроков хранения – обязательные условия для любой организации․ Соблюдая установленные нормы‚ вы обеспечите:
- прозрачность бухгалтерского и налогового учёта;
- соответствие требованиям трудового законодательства;
- снижение риска потерь и ошибок в документообороте․
Для упрощения процесса рекомендуется:
- Регулярно проводить инвентаризацию бланков;
- Хранить их в защищённых помещениях;
- Обеспечивать своевременное обновление формы КУБСО;
- Обращаться к профессиональным бухгалтерам при возникновении вопросов․
Только тщательное соблюдение всех требований позволит избежать штрафов и проблем с контролирующими органами․