Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на масштабный переход на электронный формат (ЭТК), начавшийся в 2020 году, бумажные носители продолжают оставаться актуальными и обязательными для многих категорий работников. В связи с этим понятие «бланки трудовой книжки» по-прежнему остается одним из ключевых в кадровом делопроизводстве.

Что такое бланк трудовой книжки?

Бланк трудовой книжки — это документ строгой отчетности установленного государственного образца. Он представляет собой сброшюрованную книжку с серией и номером, в которую вносятся сведения о работнике, его трудовой деятельности, поощрениях и награждениях.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (п. 31, 32), изготовление бланков осуществляется исключительно уполномоченными организациями (ГОЗНАК), а работодатели обязаны обеспечивать ими своих сотрудников, приобретая бланки через официальных распространителей.

Новые бланки трудовых книжек с 2023 года

С 1 января 2023 года в России введены в действие трудовые книжки нового образца. Данное изменение было утверждено Кабмином и Минтрудом. Ключевые особенности перехода на новые бланки:

• Когда оформляются: Новые бланки выдаются сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, а также в случаях, если предыдущая бумажная трудовая книжка была утеряна или испорчена.
• Действие старых бланков: Имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца продолжают действовать. Менять их на новые без острой необходимости не нужно.
• Совместимость с ЭТК: Переход на новые бумажные бланки не отменяет электронного формата. Работодатель по-прежнему обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Обязанности работодателя: кто приобретает бланки?

Один из самых частых кадровых вопросов: обязана ли организация приобретать для работника бланк трудовой книжки? Ответ однозначный, да.

Если сотрудник впервые устраивается на работу, именно работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. При этом:

1. Работодатель закупает чистые бланки за свой счет.
2. Согласно законодательству, работодатель имеет право удержать из заработной платы работника стоимость бланка (за исключением случаев порчи бланка по вине работодателя или массовой утраты).
3. Организация обязана вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета бланков трудовых книжек (на данный момент Минтруд рассматривает возможность ведения этих книг в электронном виде).

Где скачать и как использовать бланки?

В интернете можно найти множество сайтов (например, «Бланки Онлайн» и другие порталы), предлагающих скачать бланки трудовых книжек в форматах Word или Excel. Однако здесь важно понимать следующее:

Скачанные из интернета бланки предназначены исключительно для ознакомительного просмотра!

Их нельзя просто распечатать на принтере и выдать сотруднику — такой документ не имеет юридической силы, так как не содержит защитных элементов, водяных знаков, серии и номера, присущих настоящим бланкам ГОЗНАКа.

Онлайн-генераторы и шаблоны документов полезны лишь для:

• Изучения структуры и порядка заполнения документа;
• Тренировки внесения записей (черновик);
• Формирования заявлений на выдачу или замену трудовой книжки;
• Подготовки других сопутствующих кадровых документов (акты, доверенности, журналы учета).

Важные нюансы и рекомендации

• Не оформляйте трудовые книжки на лиц, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Это является грубым нарушением трудового законодательства.
• Храните бланки строго. Так как это документы строгой отчетности, они должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу.
• Исправляйте ошибки правильно. В бумажной трудовой книжке нельзя использовать замазку (штрих). Ошибочные записи признаются недействительными в установленном порядке.

Бланки трудовой книжки — это не просто бумажные формы, а защищенные государством документы, подтверждающие стаж. Несмотря на цифровизацию и развитие ЭТК, бумажный формат сохраняет свою значимость. С 2023 года применяются бланки нового образца, а старые продолжают действовать наравне с ними. Работодателям следует внимательно следить за актуальностью форм и закупать бланки только у сертифицированных поставщиков, используя интернет-шаблоны лишь как наглядное пособие.