Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные бланки продолжают использоваться в организациях‚ особенно в тех случаях‚ когда работник предпочитает традиционный формат или когда требуется оформление документов в соответствии с внутренними регламентами․
Ниже представлен обзор существующих видов бланков трудовой книжки‚ их особенностей и нормативных требований‚ действующих на 2026 год․
Исторический контекст
Согласно пунктам 31 и 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей осуществляется исключительно компанией Гознак․ Это положение закреплено в проекте постановления‚ опубликованном в начале 2020‑х годов‚ и остаётся актуальным на сегодняшний день․
Основные виды бланков (по состоянию на )
С 1 января 2023 года в России начали применяться трудовые книжки нового образца․ При этом сохраняется возможность использования бланков старого образца до их полной выработки запасов‚ однако новые требования к оформлению и ведению книжек распространяются на все документы‚ выдаваемые после указанной даты․
Бланк трудовой книжки старого образца
- Формат‚ утверждённый до 2023 года (обычно А5‚ вертикальная ориентация)․
- Содержит разделы: личные данные работника‚ сведения о приёме на работу‚ переводы‚ увольнения‚ награды и т․д․
- Используется для оформления трудовых книжек‚ выданных до ․
- После исчерпания запасов такие бланки больше не изготавливаются․
Бланк трудовой книжки нового образца (2023 года)
- Обновлённый дизайн‚ соответствующий современным требованиям к защите от подделки (водяные знаки‚ микротекст‚ УФ‑метки)․
- Изменения в структуре разделов: добавлен блок для сведения о дистанционной работе‚ а также упрощённый порядок внесения данных о периодах работы․
- Формат остаётся А5‚ но с улучшенной плотностью бумаги и повышенной износостойкостью․
- Изготовление осуществляется исключительно Гознаком․
Вкладыши к трудовой книжке
Вкладыши используются для дополнительного внесения сведений‚ которые не помещаются в основной бланк (например‚ многочисленные награды‚ повышения квалификации‚ сведения о совместительстве)․
- Изготавливаются того же образца‚ что и основная книжка (старый или новый)․
- Могут быть односторонними или двусторонними․
- Прикрепляются к основной книжке специальным клеевым слоем или прошиваются ниткой․
Специальные бланки (для отдельных категорий работников)
В некоторых отраслях предусмотрены специализированные бланки‚ учитывающие особенности трудовой деятельности:
- Для работников сельского хозяйства – дополнительные графы о сезонных работах и выработке․
- Для работников творческих профессий – разделы о публикациях‚ выставках‚ премиях․
- Для работников государственной службы – поля для указания классных чинов‚ званий и государственных наград․
- Изготовление бланков трудовой книжки и вкладышей к ним осуществляется исключительно ФГУП «Гознак»․
- Работодатели обязаны получать бланки только через authorised каналы (официальные дистрибьюторы Гознака или непосредственно от производителя)․
- При получении бланков необходимо проверять наличие защитных элементов (водяные знаки‚ микротекст‚ УФ‑метки) и соответствие утверждённому образцу․
- Хранение бланков должно осуществляться в сухом‚ защищённом от прямых солнечных лучей помещении‚ чтобы избежать деформации бумаги и потери защитных свойств․
- Обязанность работодателей вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в системе ПФР․
- Возможность выдачи работнику бумажной трудовой книжки по его заявлению (при наличии бланка соответствующего образца)․
- С 1 января 2023 года – обязательное использование новых бланков для всех newly issued бумажных трудовых книжек․
- Заказывать бланки только у проверенных поставщиков‚ имеющих сертификат соответствия Гознака․
- Вести внутренний журнал учёта движения бланков (приход‚ расход‚ остаток) – это требование пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек․
- Проводить периодическую инвентаризацию бланков и вкладышей‚ фиксировать любые повреждения или утраты․
- Обеспечивать обучение кадровых сотрудников правилам заполнения новых бланков (особое внимание – новым полям‚ связанным с дистанционной работой и удалённым форматом)․
- При переходе на электронные трудовые книжки сохранять резервные копии бумажных бланков на случай технических сбоев в системе ПФР․
Эти бланки также изготавливаются Гознаком и соответствуют общим требованиям к защите от подделки․
Нормативные требования к изготовлению и обеспечению бланками
Согласно действующим нормативным актам:
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года начался постепенный переход на электронный формат ведения трудовых книжек․ Основные этапы:
Несмотря на рост числа ЭТК‚ значительная часть организаций продолжает использовать бумажные варианты‚ особенно в регионах с ограниченным доступом к интернет‑инфраструктуре или в случаях‚ когда работник предпочитает иметь физический документ․
Практические рекомендации для работодателей
Виды бланков трудовой книжки разнообразны и зависят от времени выпуска‚ целевого назначения и уровня защиты от подделки․ С 2023 года основной формат – новый образец‚ изготовленный исключительно Гознаком‚ который сочетает традиционные реквизиты с современными элементами безопасности․ Параллельно продолжает действовать система электронных трудовых книжек‚ однако бумажные бланки остаются востребованными в wielu ситуациях․ Соблюдение нормативных требований к получению‚ хранению и заполнению бланков обеспечивает легитимность документов и защищает права как работников‚ так и работодателей․