В современной организации бланки трудовых книжек остаются обязательным документом, подтверждающим факт трудоустройства и увольнения сотрудника․ Их учет в бухгалтерии регулируется рядом нормативных актов и требует строгого соблюдения порядка хранения, выдачи и отражения в бухгалтерских книгах․
Что такое бланки трудовых книжек?
Бланки трудовых книжек – это бланки строгой отчетности (БСО), которые выдаются работнику при приёме на работу и вносятся в неё при каждом изменении трудового статуса․ Внутри бланка фиксируются сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о начислениях и удержаниях․
Основные сведения, которые фиксируются в бланке
- Дата приёма на работу
- ФИО работника
- Должность и подразделение
- Дата увольнения (если применимо)
- Сведения о начислениях и удержаниях
- Дата и подпись ответственного лица
Законодательная база
Учет бланков трудовых книжек регулируется:
- Приказом Минфина РФ от № 117н – «Об утверждении порядка передачи бланков трудовых книжек нанимателям»;
- Приказом Минтруда РФ от № 320н – «Об утверждении правил ведения бухгалтерского учёта кадровых БСО»;
- Приказом Минтруда РФ от – «Об утверждении редакции 1 книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша в неё»․
Начиная с в бюджетных организациях действует новая методика учёта бланков трудовых книжек, включающая переход на новый порядок учёта, операции по получению, выдаче, списанию и уничтожению бланков․
Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек
Приходно-расходная книга
В этой книге фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей․ В ней указываются:
- Серия и номер каждого бланка;
- Дата получения;
- Дата расходования (выдачи работнику);
- Сумма, выплаченная за бланк (если применимо);
- Поставщик (АО «Гознак» или официальный распространитель)․
Книга учета движения трудовых книжек
В этой книге фиксируются фактические перемещения трудовых книжек:
- Приём на работу – запись о выдаче бланка сотруднику;
- Увольнение – запись о возврате бланка в бухгалтерию;
- Списание – запись о списании бланка (например, при уничтожении испорченных бланков)․
Проводки в бухгалтерском учёте
Приобретение бланков трудовых книжек:
Дебет 91 «Прочие расходы» – сумма закупки Кредит 60 «Расчёты с поставщиками» – сумма закупки
Выдача бланка сотруднику (если бланк считается активом):
Дебет 91 «Прочие расходы» – стоимость бланка Кредит 60 «Расчёты с поставщиками» – стоимость бланка
Списание бланка (например, при уничтожении):
Дебет 91 «Прочие расходы» – стоимость бланка Кредит 91 «Прочие расходы» – стоимость бланка
Хранение и выдача бланков
Незаполненные бланки трудовых книжек хранятся в бухгалтерии организации в местах, обеспечивающих их сохранность (несгораемый сейф, защищённый доступом)․ Выдача бланков осуществляется лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке․
Формы и шаблоны
Для удобства учета в организации часто используют электронные шаблоны․ Ниже приведён пример формы книги учета движения трудовых книжек:
| № п/п | Дата приема на работу | ФИО сотрудника | Серия и номер бланка | Состояние (полностью/частично заполнено) | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | А123456 | полностью заполнено | Петров Петр Петрович |
Электронный кадровый документооборот
Внедрение электронного документооборота позволяет автоматизировать процесс выдачи и учёта бланков трудовых книжек․ Ключевые преимущества:
- Сокращение бумажной работы;
- Уменьшение риска потери бланков;
- Автоматическое формирование бухгалтерских проводок;
- Контроль доступа к документам․
Ключевые шаги внедрения
- Выбор программного обеспечения (например, «КонсультантПлюс» или специализированные решения для кадрового учёта);
- Настройка шаблонов бланков и форм учёта;
- Обучение персонала работе с системой;
- Переход на электронный формат и архивирование бумажных копий;
- Периодический аудит и контроль соответствия требованиям законодательства․
Практические рекомендации
- Всегда храните бланки в защищённом месте и ведите журнал доступа;
- Периодически проверяйте наличие всех бланков и их соответствие требованиям Минтруда;
- Обеспечьте своевременное обновление бухгалтерских проводок при выдаче и списании бланков;
- При переходе на новый порядок учёта обязательно обновите шаблоны и обучите персонал;
- В случае возмещения стоимости бланков работникам учтите это в бухгалтерском учёте как возмещение расходов․
Бланки трудовых книжек остаются важным элементом кадрового учёта․ Их правильный бухгалтерский учёт, хранение и выдача обеспечивают юридическую чистоту трудовых отношений и соответствие требованиям законодательства․ Внедрение электронного документооборота позволяет повысить эффективность работы, снизить риски и упростить контроль над движением бланков․