С 2021 года в России начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс‚ инициированный государством для повышения прозрачности‚ безопасности и удобства ведения кадровых документов‚ вызывает множество вопросов у работников и работодателей. Одним из самых актуальных остаётся вопрос: будет ли работодатель видеть электронную трудовую книжку? Ответ — да‚ и вот как именно.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ в котором хранится вся информация о трудовой деятельности работника: места работы‚ должности‚ периоды трудоустройства‚ увольнения‚ награды и другие сведения‚ предусмотренные законом.

ЭТК хранится в Информационной системе Социального фонда России (СФР). Доступ к ней имеют только уполномоченные лица: сам работник‚ работодатель (при соблюдении законодательных условий) и государственные органы.

Как работодатель получает доступ к ЭТК?

Работодатель не имеет автоматического доступа к электронной трудовой книжке работника. Для того чтобы увидеть сведения из ЭТК‚ необходимо соблюдение следующих условий:

1. Работник подал заявление о переходе на ЭТК — это обязательное условие. Без заявления работодатель не может получить доступ к цифровым данным.
2. Работник предоставил согласие на обработку персональных данных — в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».
3. Работодатель зарегистрирован в системе СФР и имеет доступ к личному кабинету работодателя на портале es.fss.ru.
4. Работник передал работодателю уникальный идентификатор ЭТК — это может быть СНИЛС или специальный код‚ выдаваемый при оформлении ЭТК.

Только после выполнения всех этих шагов работодатель может загрузить информацию о приёме на работу в электронную трудовую книжку через систему СФР. При этом он видит только те данные‚ которые были внесены ранее другими работодателями и подтверждены СФР.

Как происходит обмен информацией при приёме на работу?

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период‚ и все новые работники‚ не имеющие бумажной трудовой книжки‚ получают только электронную. Это означает‚ что:

• Если работник ранее не имел бумажной книжки — ему оформляется только ЭТК.
• Если работник уже имел бумажную книжку‚ но подал заявление на переход на ЭТК — его данные переносятся в электронный формат.
• Если работник не подавал заявление — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку одновременно с ЭТК (если работник позже решит перейти — данные будут синхронизированы).

При приёме на работу в 2026 году работодатель обязан запросить у соискателя информацию о наличии ЭТК. Это делается через:

• Заявление о переходе на ЭТК (если ещё не подано ранее);
• СНИЛС — для идентификации в системе СФР;
• Согласие на обработку персональных данных.

После этого работодатель через личный кабинет на портале СФР получает доступ к данным ЭТК и вносит новую запись о приёме на работу. Все изменения автоматически отображаются в системе и доступны следующему работодателю.

Что видит работодатель в ЭТК?

Работодатель видит следующую информацию:

• ФИО работника;
• СНИЛС и дата рождения;
• Все места работы с датами приёма и увольнения;
• Должности и занимаемые должности;
• Основания для прекращения трудового договора;
• Награды и поощрения (если они были внесены предыдущими работодателями);
• Информацию о переводах и дополнительных обязанностях.

Важно! Работодатель не видит:

• Личные данные‚ не связанные с трудовой деятельностью (адрес‚ телефон‚ семейное положение, если они не указаны в трудовом договоре);
• Информацию о медицинских показаниях‚ состоянии здоровья;
• Данные о доходах или налогах, они хранятся в ФНС и СФР отдельно.

Почему это удобно для работодателя?

Электронная трудовая книжка решает множество проблем‚ с которыми сталкивались кадровые службы:

• Нет риска потери или порчи документа, все данные надёжно хранятся в защищённой системе СФР.
• Снижение административной нагрузки — не нужно вести бумажные архивы‚ искать книжки‚ проверять подлинность записей.
• Автоматизация процессов — при приёме на работу данные загружаются в систему за несколько минут.
• Минимизация ошибок — все записи вносятся в единую систему‚ исключая дублирование и неточности.
• Упрощённый аудит и проверки — трудовой стаж легко подтверждается при оформлении пенсий‚ льгот‚ компенсаций.

Что делать‚ если работник не хочет переходить на ЭТК?

Согласно закону‚ работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого он должен не подавать заявление о переходе на ЭТК. В этом случае:

• Работодатель продолжает вести бумажную книжку;
• Электронная книжка не создаётся (если ранее не была);
• Работодатель не имеет доступа к ЭТК‚ так как её нет.

Однако‚ если работник в будущем решит перейти на ЭТК — он подаёт заявление‚ и все данные с бумажной книжки переносятся в электронный формат работодателем через СФР.

Будет ли работодатель видеть ЭТК‚ если работник уволился и ушёл в другую компанию?

Да. Когда работник устраивается на новое место работы‚ новый работодатель‚ при наличии согласия и СНИЛС‚ может получить доступ к полной истории трудовой деятельности через систему СФР. Это означает‚ что:

• Новый работодатель видит всю историю — все предыдущие места работы‚ должности‚ даты;
• Нет необходимости просить работника приносить бумажную книжку или справки;
• Снижается риск мошенничества — невозможно подделать или скрыть стаж.

Электронная трудовая книжка — это не тайный документ‚ а прозрачный инструмент цифровой экономики. Работодатель обязан видеть сведения из ЭТК при приёме на работу‚ но только если работник сам дал на это согласие и предоставил необходимые данные. Это не нарушение приватности, это законный и защищённый процесс‚ направленный на повышение доверия между работником и работодателем.

С 2026 года электронная трудовая книжка стала стандартом. Работодатели‚ которые не освоили эту систему‚ рискуют нарушить законодательство и столкнуться с административными штрафами. Работникам же ЭТК даёт уверенность: никто не сможет потерять ваш трудовой стаж‚ а ваш опыт всегда будет доступен.

💡 Совет работникам: проверяйте свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или СФР — убедитесь‚ что все записи верны. Если обнаружили ошибку — сразу обращайтесь к предыдущему работодателю или в СФР.

💡 Совет работодателям: обучите кадровую службу работе с ЭТК‚ зарегистрируйтесь в системе СФР и используйте официальные инструкции. Это сэкономит время‚ деньги и нервы.

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая замена бумаге. Это новый стандарт профессиональной ответственности и доверия в современной России.