Ведение и учет трудовых книжек — это важный участок работы как кадровых служб, так и бухгалтерий бюджетных учреждений; Несмотря на активный переход на электронные форматы (ЭТК), бумажные трудовые книжки остаются актуальными, а значит, требуют строгого контроля, правильного документального оформления и корректного отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете․ В 2026 году действуют актуальные правила, которые необходимо соблюдать․
Новые бланки и порядок ведения в 2026 году
С 1 января 2023 года в оборот поступили новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (согласно приказу Минфина от № 55н)․ Это было связано с утверждением Минтрудом нового порядка заполнения трудовых книжек, который остается актуальным и в 2026 году․
Важно! Обязанность по ведению бумажной трудовой книжки в 2026 году сохраняется в двух случаях:
- Работник ранее подал заявление и выбрал бумажный формат ведения документа;
- Сотрудник еще не принял решение и не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)․
Если сотрудник трудоустраивается на работу в 2026 году впервые, бумажная трудовая книжка ему не оформляется — сведения ведутся только в электронном виде (согласно поправкам в Федеральный закон от № 27-ФЗ)․
Документальный учет: журналы и книги
Традиционно отдел кадров отвечает за документирование кадровых процедур, но бухгалтерия бюджетного учреждения обязана контролировать движение бланков строгой отчетности․ Для этого используются специальные регистры:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Журнал учета трудовых книжек в 2026 году использовать обязательно․ Он необходим для контроля за движением документов․ В книге регистрируются все книжки и вкладыши к ним:
- Полученные от работников при приеме на работу;
- Оформленные работодателем самостоятельно (для сотрудников, отработавших более 5 дней)․
Обратите внимание: В графе 13 книги учета движения трудовых книжек производиться запись о выдаче бумажной трудовой книжки сотруднику на руки (при увольнении или по запросу)․ Журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью․
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
Этот журнал находится в ведении бухгалтерии․ В нем отражаются все операции по закупке бланков у поставщиков (Гознака) и их выдаче в отдел кадров для оформления․
Особенности отражения операций с трудовыми книжками в бюджетном учете регламентируются профильными инструкциями․ Бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности (БСО)․
Приобретение бланков
При покупке бланков трудовых книжек учреждение несет расходы․ Несмотря на то, что позже эти расходы компенсируются работником (он платит за оформленную книжку), в учете это проходит как отдельные хозяйственные операции․
- Поступление бланков отражается на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» по условной оценке (1 руб․ за 1 бланк)․
- Затраты на приобретение списываются на финансовый результат учреждения (на нужды учреждения)․
Выдача и списание бланков
Когда кадровик запрашывает бланк для оформления нового сотрудника или выдачи дубликата, происходит списание с забалансового счета 03․
- Дебет сч․ 03 — при поступлении бланков;
- Кредит сч․ 03 — при выдаче бланка сотруднику или списании испорченных бланков․
Учет компенсации от работника
Работодатель обязан выдавать трудовые книжки и вкладыши бесплатно только в исключительных случаях (например, при массовой утрате или порче по вине работодателя)․ В стандартной ситуации работник возмещает стоимость бланка․ Эти суммы признаются доходом учреждения и зачисляются в бюджет․
Списание испорченных бланков
Если при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка, испорченный бланк не выбрасывается․ Он подлежит обязательному списанию с составлением акта о списании бланков строгой отчетности․ Испорченный бланк списывается с забалансового счета 03, а затраты на его приобретение относятся на финансовый результат учреждения (списание на нужды учреждения)․
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
С переходом на ЭТК кадровикам и бухгалтерам необходимо адаптировать процессы․ В 2026 году оформить электронную трудовую книжку можно через Госуслуги или СФР․ Выписку из ЭТК сотрудник может заказать там же․
Для работодателя это означает:
- Своевременную подачу отчетности по форме ЕФС-1 в СФР;
- Издание внутренних документов по взаимодействию с электронными форматами;
- Сохранение обязанности вести бумажные варианты для тех, кто не перешел на ЭТК․
Бухгалтерский учет трудовых книжек в бюджетном учреждении в 2026 году требует строгого соблюдения инструкций по учету БСО․ Главное — не путать кадровый учет (журналы движения) с бухгалтерским (приходно-расходная книга, забалансовый счет 03)․ Своевременное оприходование, корректное списание испорченных бланков и правильное отражение компенсационных выплат от сотрудников позволят избежать замечаний со стороны контролирующих органов․