Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для него основной. При увольнении заполненная книжка выдается на руки работнику. Если в трудовой книжке заканчивается свободное место, работодатель оформляет и выдает вкладыш.

Однако помимо кадрового учета, наличие трудовых книжек и вкладышей влечет за собой вполне определенные финансовые последствия для организации. Работодатель приобретает эти бланки за свой счет, а затем, в соответствии с законодательством, имеет право взыскать их стоимость с работника. В данной статье подробно рассмотрим, как именно эти операции отражаются в бухгалтерском учете с помощью проводок.

Нормативная база и специфика учета

Порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них нормативно не закреплен жестко, однако существуют четкие разъяснения Минфина России. Согласно Письму Минфина от N 07-05-06/18:

• Затраты на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей относятся на прочие расходы организации.
• Плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша, относится на прочие доходы.

Таким образом, стоимость приобретенных бланков не включается в себестоимость продукции (работ, услуг). Важно помнить, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее являются бланками строгой отчетности (БСО). Поэтому их поступление и движение должны контролироваться, а сами бланки учитываются на забалансовом счете.

Поступление бланков: приобретение у поставщика

Когда организация закупает чистые бланки трудовых книжек и вкладышей у типографии или распространителя, в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

1. Дебет 60 — Кредит 51 (50) — оплата поставщику за бланки.
2. Дебет 19, Кредит 60 — учтен входящий НДС (если поставщик является плательщиком НДС).
3. Дебет 91-2 — Кредит 60 — стоимость приобретенных бланков отнесена на прочие расходы (на дату их приобретения в соответствии с п.п. 11, 16 ПБУ 10/99).
4. Дебет 68, Кредит 19 — входящий НДС принят к вычету.
5. Дебет 006, бланки приняты к учету на забалансовый счет в качестве бланков строгой отчетности (в условной оценке, например, 1 рубль за бланк).

Выдача трудовой книжки или вкладыша работнику (с взиманием платы)

При выдаче оформленной трудовой книжки (или вкладыша) работнику, работодатель взимает с него плату в размере расходов на приобретение бланка. В бухгалтерском учете эта операция выглядит как реализация и отражается следующими проводками:

1. Кредит 006 — списан бланк трудовой книжки (вкладыша) с забалансового счета при выдаче работнику.
2. Дебет 73 — Кредит 91-1 — признан прочий доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки.
3. Дебет 91-2 — Кредит 68 — начислен НДС при реализации бланка работнику (если организация является плательщиком НДС).
4. Дебет 50 (51, 70) — Кредит 73 — возмещена стоимость выданной трудовой книжки работником:
   • Через кассу (Дебет 50)
   • Безналичным переводом (Дебет 51)
   • Путем удержания из заработной платы (Дебет 70)

Важное примечание про удержание из зарплаты (Дт 70 — Кт 73)

Удержать стоимость бланка из зарплаты можно только по письменному заявлению работника. Без этого заявления удержание будет считаться незаконным нарушением трудового законодательства.

Если плата за бланк с работника не взимается

В некоторых случаях работодатель принимает решение не взимать плату с сотрудника за выданный бланк (например, в качестве социальной гарантии или по ошибке). В таком случае бухгалтерские записи будут иными, так как операции по реализации не происходит:

1. Кредит 006 — списан бланк с забалансового счета.
2. Дебет 91-2, Кредит 73, стоимость выданного бланка списана в прочие расходы за счет организации (так как ранее при покупке бланк уже был отнесен на прочие расходы через счет 60, данная проводка может не применяться в зависимости от учетной политики, однако часто используется для формирования расчетов с персоналом по выданным БСО с последующим их списанием).

Также, согласно разъяснениям, если с работника плата не взимается, объект обложения НДС не возникает, так как нет факта реализации.

Особенности учета в бюджетных организациях

Специфика бухгалтерского учета, налогообложения и ценообразования в бюджетных организациях имеет свои отличия. При выдаче трудовой книжки работнику бюджетной организации с данного работника, как правило, также взимается стоимость трудовой книжки. Учет бланков ведется по кодам видов финансового обеспечения (КВФО), а поступление и выбытие оформляется через счет 0.401.20.226 (прочие расходы) и 0.205.30.000 (расчеты по доходам от оказания платных услуг).

Автоматизация: отражение в программе 1С:Бухгалтерия 3.0

В программе 1С:Бухгалтерия 3.0 реализация трудовых книжек сотрудникам отражается специализированными документами. Однако у бухгалтеров часто возникают сложности с учетом НДС.

Типичная проблема: при передаче бланка через документ «Операция, введенная вручную», а НДС через документ «Отражение начисления НДС», экспресс-проверка указывает на ошибку — несоответствие данных бухгалтерского учета и регистра НДС продажи.

Как исправить это несоответствие:

• Необходимо избегать ручного ввода проводок по реализации БСО. Используйте документ «Реализация (акт, накладная)» с видом операции «Услуги» или специальную обработку для выдачи трудовых книжек, если она доступна в вашей версии.
• Если ручной ввод неизбежен, необходимо вручную проверить регистр «НДС продажи» и убедиться, что в документе «Отражение начисления НДС» правильно указана ставка, сумма и база для начисления, а также скорректирована аналитика по статье прочих доходов.

Документальное оформление

Работодатели при наличии у них в распоряжении трудовых книжек и вкладышей должны организовать ведение их учета в специальном журнале — Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Все операции с движением этих кадровых БСО должны сопровождаться не только бухгалтерскими проводками, но и своевременными записями в данном журнале, а также расписками работников о получении документа на руки.

Учет трудовых книжек и вкладышей требует от бухгалтера внимательности. Главное правило — относить покупку бланков на прочие расходы, а возмещение от сотрудника — на прочие доходы. Не стоит забывать про забалансовый счет 006 для контроля за бланками строгой отчетности и корректное начисление НДС при реализации бланка работнику. Использование автоматизированных средств учета, таких как 1С, значительно упрощает задачу, но требует правильной настройки документов во избежание ошибок в регистрах НДС.