Выдача трудовой книжки (ТК) или вкладыша к ней — это не только кадровая, но и бухгалтерская операция. Правильное отражение этих действий в учете необходимо для контроля за бланками строгой отчетности и корректного учета расходов организации. В данной статье подробно разберем, какие проводки нужно отразить в зависимости от ситуации.

Суть учета: бланк как материальная ценность

Трудовая книжка (или вкладыш) — это бланк строгой отчетности. Поэтому в бухгалтерском учете она учитывается как материальные запасы (МЗ) на забалансовом счете 08 «Внеоборотные активы, передаваемые в аренду» (или аналогичном, в зависимости от учетной политики организации).

Ключевой момент: сама по себе выдача документа работнику (передача в пользование) не является основанием для отражения проводок по дебету/кредиту счетов. Бухгалтерские проводки отражают движение стоимости бланка: его приобретение, списание при выдаче и, при необходимости, удержание стоимости из заработной платы.

Типовые ситуации и проводки

Приобретение (оплата) бланков трудовых книжек и вкладышей

Организация закупает бланки у поставщика. Стоимость бланков учитывается на забалансовом счете.

• Дебет 08 (забалансовый) Кредит 60 (76), отражена стоимость приобретенных бланков ТК.
• Дебет 19 (НДС) Кредит 60 (76) — отражен НДС, если он предъявлен и подлежит вычету.
• Дебет 68 (НДС) Кредит 19 — принят НДС к вычету (при наличии правовых оснований).

Выдача бланка (трудовой книжки или вкладыша) работнику

Это ключевая операция. Стоимость бланка списывается с забалансового учета. Списание происходит по фактической себестоимости (цене приобретения).

• Дебет 20, 25, 26, 44, 84… (счета учета расходов) Кредит 08 (забалансовый) — списана стоимость бланка ТК на расходы периода.
  Выбор счета зависит от вида деятельности и учетной политики (обычно — на общие хозяйственные расходы, например, счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу»).

Важно! Если организация взимает с работника плату за бланк (что разрешено, но не обязательно), то эта сумма не уменьшает расходы организации. Она является возмещением и отражается отдельно.

Удержание стоимости бланка из заработной платы работника

Если организация выдает бланк за плату (по письменному заявлению работника), стоимость удерживается из его дохода. Порядок удержания регулируется Трудовым кодексом и локальными актами.

• Дебет 70 (расчеты по оплате труда) Кредит 50 (расчетный счет), удержана сумма стоимости бланка из начисленной зарплаты при ее выплате.
• Дебет 70 Кредит 76 (расчеты по иным операциям) — удержание оформляется отдельной проводкой, если сумма не была выплачена наличными, а зачтена в счет иного долга.

Удержание возможно только при наличии письменного заявления работника и если это не приведет к получению им заработной платы ниже МРОТ. Сумма удержания не может превышать 20% от суммы к выплате (за исключением случаев, предусмотренных законом).

Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша)

При утере или порче бланка работнику по его заявлению выдается дубликат. Его стоимость также учитывается и может удерживаться.

• Проводки по приобретению и списанию дубликата аналогичны п. 2.1 и 2.2.
• При удержании стоимости дубликата — проводки аналогичны п. 2.3.

Пример комплексной операции (выдача за плату)

Предположим, организация приобрела бланк ТК за 300 руб; и выдала его новому сотруднику, при этом стоимость удержана из его аванса.

1. Приобретение: Дт 08 Кт 60 — 300 руб.
2. Списание при выдаче: Дт 26 Кт 08 — 300 руб. (расходы на общехозяйственные нужды).
3. Удержание из зарплаты: Дт 70 Кт 50 — 300 руб.

Кадровые и учетные документы

Для оформления операции необходимы:

• Заявление работника о выдаче трудовой книжки (вкладыша) и, если требуется, о согласии на удержание ее стоимости.
• Приказ (распоряжение) работодателя о выдаче ТК/вкладыша.
• Квитанция/акт приема-передачи бланка работнику (с подписью и датой).
• Расчетный листок или иной документ, подтверждающий удержание суммы из заработной платы.

Важные нюансы и частые ошибки

• Не отражайте проводку «Дт 70 Кт 08». Счета 70 и 08 не связаны напрямую. Удержание — это операция по расчетам с персоналом, а списание бланка — это расходы организации.
• Стоимость бланка не учитывается как расход только при безвозмездной выдаче. Если организация выдает бланк бесплатно (что является обычной практикой при приеме на работу), проводка по списанию (Дт 20/26… Кт 08) все равно делается, так как бланк является имуществом организации, вышедшим в эксплуатацию (в пользование).
• Удержание возможно только из заработной платы. Нельзя удерживать стоимость бланка из иных сумм (например, подотчетных) без согласия работника.
• На ьном листе выданного вкладыша обязательно делается запись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (п. 1.12 Постановления Совмина РБ № 1635).
• При увольнении работнику обязательно выдается трудовая книжка (или справка о трудовой деятельности) не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 84.1 ТК РФ).

Бухгалтерские проводки при выдаче трудовой книжки, это отражение движения стоимости бланка от момента приобретения до его списания в связи с передачей работнику. Основные этапы: приобретение (Дт 08), списание при выдаче (Кт 08, Дт расходов) и, при наличии, удержание из зарплаты (Дт 70 Кт 50). Соблюдение этого алгоритма обеспечит корректный учет бланков строгой отчетности и избежит ошибок при проверках.

Примечание: Номер счета для отражения расходов (20, 25, 26, 44 и др.) определяется учетной политикой организации. Порядок ведения ТК регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утверждается Минтрудом).