Выдача трудовой книжки сотруднику — это не только кадровая, но и важная бухгалтерская процедура, требующая корректного отражения в учёте․ Особенно актуально это при увольнении работника, когда работодатель обязан вручить ему трудовую книжку с полной информацией о трудовой деятельности․ В этой статье подробно разберём, какие бухгалтерские проводки необходимо сделать при выдаче трудовой книжки, как учитывать бланки строгой отчётности (БСО), как учитывать НДС и какие нормативные требования нужно соблюдать․

Что такое трудовая книжка в бухгалтерском учёте?

Трудовая книжка — это бланк строгой отчётности (БСО), используемый работодателем для документирования трудовой деятельности сотрудников․ С точки зрения бухгалтерского учёта, она не является активом компании, но приобретается за счёт средств организации и затем реализуется сотруднику с возмещением затрат․

Согласно Постановлению Совмина РБ от № 1635 (и аналогичным положениям российского законодательства), при выдаче трудовой книжки или вкладыша в неё с работника взыскивается плата в размере фактических затрат на приобретение данного бланка․ Это означает, что работодатель не должен получать прибыль от выдачи книжки — он лишь возмещает свои расходы․

Учёт трудовых книжек на забалансовом счёте

Приобретённые бланки трудовых книжек и вкладышей учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности»․ Это требование закреплено в методических рекомендациях Минфина России и подтверждается практикой налоговых органов․

Проводки при поступлении бланков:

1. Дт 006 — Кт 60, приобретены бланки трудовых книжек у поставщика (учёт на забалансе)․
2. Дт 19 — Кт 60, отражён НДС, предъявленный поставщиком (если организация является плательщиком НДС)․
3. Дт 68 субсчет «Расчёты по НДС» — Кт 19 — принят к вычету НДС по приобретённым бланкам (при наличии правоустанавливающих документов)․

Важно: бланки трудовых книжек не учитываются на балансовых счетах (например, 10․06), так как они не являются материальными запасами в обычном смысле․ Они — инструмент для ведения учёта трудовой деятельности, а не товар для перепродажи․

Выдача трудовой книжки сотруднику: бухгалтерские проводки

При выдаче трудовой книжки увольняющемуся сотруднику необходимо отразить:

• списание бланка с забалансового счёта;
• удержание стоимости бланка из заработной платы работника;
• при необходимости — начисление НДС․

Списание бланка с забалансового счёта

При выдаче книжки сотрудникам проводится списание с забалансового счёта:

1. Дт 006 — Кт 006 — списание бланка трудовой книжки с учёта (внутренняя операция, не влияет на баланс)․

Эта операция фиксируется в приходно-расходной книге учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена приказом Минтруда России)․ В книге указываются:

• дата выдачи;
• ФИО сотрудника;
• серия и номер книжки;
• подпись получателя․

Удержание стоимости бланка из заработной платы

Стоимость бланка удерживается из заработной платы работника․ Это не штраф, а возмещение затрат работодателя․ Удержание оформляется приказом и согласовывается с работником․

Проводки:

1. Дт 70 — Кт 76 субсчет «Расчёты с персоналом по прочим операциям» — начислено удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы․
2. Дт 76 субсчет «Расчёты с персоналом по прочим операциям» — Кт 50 (51) — получены денежные средства от работника (если удержание произведено в кассе или на расчётный счёт)․

Если удержание производится в момент начисления зарплаты, то проводка будет:

1. Дт 70 — Кт 76 субсчет «Расчёты с персоналом по прочим операциям» — удержание стоимости бланка из зарплаты․

НДС при выдаче трудовой книжки

Согласно Письму Минфина РФ от № 03-07-09/52577, при выдаче трудовой книжки сотруднику возникает объект налогообложения НДС, так как это считается реализацией товара (бланка БСО)․

Следовательно, необходимо:

1. Начислить НДС по ставке 20% (или 10%, если применимо) от стоимости бланка:
2. Дт 91․02 — Кт 68 субсчет «Расчёты по НДС», начислен НДС по реализации бланка трудовой книжки․

Важно: НДС начисляется только в случае, если организация является плательщиком НДС․ Если организация освобождена от НДС (например, на УСН), то начисление не требуется․

Также, согласно п․ 4 ст․ 271 НК РФ, доход от реализации бланка признаётся на дату возникновения у работника обязанности по оплате — то есть на дату удержания из зарплаты или получения денежных средств․

Документальное оформление

Для корректного учёта выдачи трудовой книжки необходимо оформить следующие документы:

• Приказ о выдаче трудовой книжки (форма № Т-8 или произвольная);
• Приказ об удержании стоимости бланка из заработной платы;
• Расходный кассовый ордер (если работник оплачивает наличными);
• Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей, ведётся обязательно;
• Счёт-фактура — выписывается в одном экземпляре и регистрируется в книге продаж (по рекомендации Минфина)․

В графе 6 приходно-расходной книги указываются серия и номер трудовой книжки и вкладыша․ Также рекомендуется указывать дату приёма на работу сотрудника, а не дату заполнения книжки — это соответствует требованиям кадрового учёта․

Особенности для казённых учреждений

Для казённых учреждений, действующих по ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 6/2020, учёт трудовых книжек ведётся аналогично:

• на забалансовом счёте 006;
• списание, по факту выдачи;
• удержание стоимости, из заработной платы;
• НДС не начисляется, если учреждение не является плательщиком НДС (что типично для казённых организаций)․

В казённых учреждениях также ведётся журнал учёта бланков строгой отчётности с обязательной подписью ответственного лица и контролирующего органа․

Ответственность за нарушения

Нарушения при учёте и выдаче трудовых книжек влекут за собой:

• Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ, штрафы до 50 000 руб․ для организации;
• Налоговые риски — если не начислен НДС, возможны доначисления, пени и штрафы;
• Риск судебных споров, если книжка не выдана вовремя, работнику полагается компенсация за задержку (ст․ 234 ТК РФ)․

Практический пример

Ситуация: ООО «Свет» приобрело 10 бланков трудовых книжек по цене 100 руб․ за штуку (без НДС)․ НДС — 20 руб․ за штуку․ Одному увольняемому сотруднику выдана книжка․ Стоимость бланка удержана из зарплаты․

Проводки:

1. Дт 006 — Кт 60 — 1 000 руб․ — приобретены 10 бланков․
2. Дт 19 — Кт 60 — 200 руб․ — НДС по поставке․
3. Дт 68, Кт 19 — 200 руб․ — НДС принят к вычету․
4. Дт 70 — Кт 76 — 100 руб․ — удержание стоимости книжки из зарплаты․
5. Дт 91․02, Кт 68 — 20 руб․ — начислен НДС по реализации бланка․
6. Дт 006 — Кт 006, списание одного бланка с учёта (внутренняя операция)․

Выдача трудовой книжки сотруднику — это не просто формальность․ Это комплексная процедура, требующая точного соблюдения:

• кадровых требований (ТК РФ);
• бухгалтерских правил (учёт на забалансе 006);
• налогового законодательства (НДС, признание дохода);
• документального оформления (приходно-расходная книга, счёт-фактура)․

Правильно оформленные проводки и документы позволяют избежать штрафов, доначислений и судебных разбирательств․ Рекомендуем регулярно проводить аудит учёта бланков трудовых книжек и вести журналы с обязательной проверкой ответственного лица․

📌 Важно! С 2026 года в России продолжается переход на электронные трудовые книжки․ Однако бумажные книжки до сих пор выдаются при увольнении, и правила их учёта остаются актуальными․ Не забывайте: выдача бумажной книжки — это обязанность работодателя, а не право!