Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. С 2021 г. в России активно внедряется электронный формат, однако бумажные трудовые книжки остаются в обороте. Для кадровых служб и бухгалтеров важно знать, как правильно учитывать эти документы в бухгалтерском учёте, какие счета использовать, какие отчёты оформлять и как хранить информацию.
Правовая регламентация
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65) обязывает работодателя оформить трудовую книжку при приёме на работу, если у сотрудника её нет.
- Нормативные акты (Инструкция N 196, Инструкция N 162н) устанавливают правила учёта бланков трудовой книжки в бухгалтерии.
- С 2021 г. для новых сотрудников без трудовой книжки достаточно оформить только электронный вариант; бумажный вариант сохраняется только по желанию.
Бухгалтерский учёт трудовых книжек
Счета и проводки
В бухгалтерском учёте бланки трудовой книжки отражаются на счёте 105.36 — «Бланки трудовых книжек». При выдаче, возврате и уничтожении проводятся следующие операции:
- Выдача бланка: Д 105.36 / К 50.1 (расчётный счёт). При этом в журнале приходно‑расходной книги фиксируется дата выдачи и имя сотрудника.
- Возврат бланка: Д 50.1 / К 105.36; Указывается причина возврата (переход в другой штат, увольнение и т.д.).
- Уничтожение бланка (например, при смене формата на электронный): Д 105.36 / К 90.1 (счёт расходов на уничтожение).
Журналы и отчёты
Для контроля над учётом трудовых книжек необходимо вести:
- Приходно‑расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки.
- Ежемесячный отчёт о количестве выдачи, возврата и уничтожения.
- Отчёт о наличии бланков в работе (для бюджетных учреждений – по Инструкции N 162н).
Практические шаги по учёту
- Приём на работу: проверка наличия трудовой книжки. Если её нет, оформляется электронный вариант и/или бумажный, в зависимости от политики организации;
- Выдача бланка: бухгалтер фиксирует операцию на счёте 105.36, а кадровый отдел обновляет персональный файл сотрудника.
- Увольнение: бланк возвращается в бухгалтерию, проводка по счёту 105.36, а в кадровом учёте отмечается дата увольнения.
- Переход в другой штат: бланк возвращается и выдаётся заново, при этом сохраняется история изменений.
- Смена формата (бумажный → электронный): бланк уничтожается, проводка по счёту 90.1, и в системе фиксируется переход.
Хранение и защита данных
Бумажные бланки хранятся в архиве организации в соответствии с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Электронные трудовые книжки защищаются паролями и резервным копированием. В обоих случаях необходимо обеспечить доступ только уполномоченным сотрудникам.
Частые вопросы и ответы
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже имеет электронный вариант? Да, но бумажный вариант считается дополнительным, если сотрудник или организация возьмут решение об этом.
- Как учесть бланк, если сотрудник работает менее 5 дней? По правилам Трудового кодекса, приём на работу свыше 5 дней обязателен, но при работе менее 5 дней бланк выдавать не требуется.
- Что делать с бланком после увольнения? Возвратить в бухгалтерию и закрыть запись в кадровом учёте.
Корректный бухгалтерский учёт трудовых книжек обеспечивает прозрачность трудовых отношений, соблюдение законодательства и упрощает контроль со стороны налоговых и трудовых инспекций. Следуя указанным правилам, кадровикам и бухгалтерам удастся избежать ошибок и штрафов, а организациям, поддерживать порядок в учёте персонала.